謝るときのメール例文｜ビジネスシーンで即使える謝罪フレーズまとめ

謝るメールの書き方に迷っていませんか？ビジネスシーンでは、適切な謝罪メールが信頼関係を左右します。誰でも失敗は避けられませんが、謝罪をどう伝えるかが重要です。

丁寧な敬語の使い方や、相手に許してもらえるフレーズが分からず困っている方も多いはず。

この記事では、謝るメール例文や使える敬語表現を紹介し、状況に合わせた謝罪文の書き方を解説します。

謝るときのメール例文でビジネスシーンを乗り切る方法

丁寧な謝り方の例文【具体的な例文あり】

丁寧に謝罪を伝えることは、ビジネスや日常生活において非常に重要です。まず大切なのは、相手に対する敬意を持ち、言い訳をせず、誠実に非を認めること。たとえば、以下のような丁寧な謝罪文を使ってみてください。

ビジネスでの謝罪例文：

この例文では、相手への感謝と謝罪を同時に伝え、改善策も示しています。謝罪においては「申し訳ございません」という言葉を強調し、深い反省の意を表現することが大切です。

次は、敬語の使い方について解説します。

メールで謝る時に使う敬語の基本ルール

メールで謝罪をする際、敬語の使い方はとても重要です。まずは、相手に敬意を払いつつも、しっかりと謝罪の意を伝えるために、以下の基本ルールを押さえましょう。

敬語の種類を正しく使う

謝罪メールでは、相手に対して尊敬語、謙譲語、丁寧語を使います。例えば、「いたします」「お詫び申し上げます」といった謙譲語は、自分の行動をへりくだって表現することで、相手に対して敬意を示します。「ございます」「いただきます」といった丁寧語も加えることで、さらに丁寧な印象を与えられます。

NGな表現に注意

謝罪メールで気をつけたいのが「すみません」「ごめんなさい」のようなカジュアルな表現です。これらはプライベートでの会話では問題ありませんが、ビジネスシーンでは「申し訳ございません」としっかりとした言葉にする必要があります。

謝罪の言葉のバリエーション

同じ表現ばかり使わないよう、謝罪のフレーズにはバリエーションを持たせましょう。たとえば、「誠に申し訳ございません」「心よりお詫び申し上げます」などを使い分けることで、相手に伝わる誠意も高まります。

敬語の使い方を正しくマスターして、さらに相手の心をつかむ謝り方を学びましょう。

許したくなる謝り方のポイント

相手に許してもらうためには、謝罪の仕方がとても重要です。単に「謝る」だけではなく、相手に誠意が伝わるような工夫をしましょう。まず、以下のポイントを押さえてください。

具体的なミスの説明をする

単に「すみません」と謝るだけでは不十分です。何がどう間違っていたのか、どのようにしてミスが発生したのかを具体的に説明することで、相手は「この人は自分の過ちを理解している」と感じます。ミスの原因を明確にし、今後の対策も一緒に述べるとより良いです。

誠実なトーンで謝る

文章のトーンは謝罪の内容を決定的に左右します。謝罪メールを書くときには、軽い表現や曖昧な言葉は避けましょう。「申し訳ございません」といった言葉を使うことで、誠実さが伝わります。また、早めに対応することで誠意を見せることも大切です。

自分の行動を改める姿勢を示す

謝罪の際に重要なのは、相手に「もう同じミスは繰り返さない」と感じさせることです。再発防止策を具体的に述べることで、相手に信頼を回復するきっかけを提供できます。

誠実な謝罪は相手の心を動かし、許してもらえるきっかけを作ります。次は、具体的な謝罪文の例を紹介します。

今後このようなことがないよう謝罪文の例文

謝罪文を書くとき、相手に「もう同じミスはしない」という安心感を与えることが大切です。「今後このようなことがないように」という言葉を盛り込み、具体的な対策を示すことで誠実さが伝わります。以下はその際に使える例文です。

例文

この例文では、具体的な防止策と再発しないための取り組みが明記されており、誠意が伝わります。次は、より心のこもった謝罪文についてご紹介します。

心のこもった謝罪文の例文【誠意が伝わるフレーズ】

謝罪文で最も大切なのは、相手に誠意を伝えることです。特にビジネスシーンでは、形式的な謝罪だけでは相手に真剣さが伝わりにくい場合があります。そのため、言葉選びには細心の注意を払いましょう。誠意を伝えるフレーズとしては、以下のポイントを押さえておくと良いです。

誠意が伝わるフレーズ例

この例文では、相手に対する個別の言及や、具体的な対策が誠意を示すポイントです。相手に寄り添った言葉を使い、謝罪の意思がしっかりと伝わるように意識しましょう。

次は、状況に応じて使い分ける謝罪メールの例文を見ていきます。

謝るときのメール例文【状況別の使い分け】

上司への謝罪メール例文【基本の型】

上司への謝罪メールは、ビジネスで重要なスキルの一つです。失敗を認めた上で、相手に対してしっかりと誠意を示し、再発防止策を伝えることが大切です。まずは落ち着いて、以下のポイントを押さえながら書いてみましょう。

基本の構成

1. 件名
   件名には、何について謝罪するのかを簡潔に記述します。
   例：「〇〇プロジェクトの遅延に関するお詫び」
2. 冒頭の挨拶
   「お疲れ様です。」や「平素よりお世話になっております。」など、普段通りの挨拶から入ります。
3. 謝罪の内容
   何について謝罪するのかを明確に述べます。
   例：「この度は、私の不手際により〇〇プロジェクトに遅延が発生し、ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。」
4. 今後の対策
   問題の再発を防ぐための具体策を提示します。
   例：「今後はこのようなことがないよう、スケジュールの確認を徹底し、早めに対処いたします。」
5. 締めの言葉
   誠意を持って再度謝罪の気持ちを示しましょう。
   例：「ご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。」

次に、お客様向けのお詫びメールの例文について詳しく見ていきます。

お詫びメール｜お客様向けの例文

お客様向けのお詫びメールは、ビジネスにおいて非常に大切です。不具合やミスが起こった際、素早く誠実に対応することで信頼を回復することができます。以下は、状況に応じたお詫びメールの基本的な構成と例文です。

基本の構成

1. 件名
   件名はシンプルで具体的に、何についての謝罪かを明確に記載します。
   例：「〇〇の不具合に関するお詫び」
2. 冒頭の挨拶
   まずは定型の挨拶文で、誠意を持ってお客様への謝意を示します。
   例：「平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。」
3. 謝罪の内容
   何が問題だったのか、どのような影響を与えたのかを簡潔に説明します。
   例：「この度、弊社よりお届けいたしました〇〇に不具合があり、お客様にご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。」
4. 今後の対応
   問題解決のための具体的な対応や、今後の対策を伝えます。
   例：「すぐに代替品を発送いたしますので、到着まで今しばらくお待ちください。」
5. 締めの言葉
   丁寧に謝罪し、今後の関係継続をお願いする文章で締めくくります。
   例：「この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」

次は、学生が謝罪メールを送る際の注意点と例文についてお話しします。

謝罪メール｜学生が使うときの注意点と例文

学生が謝罪メールを送るとき、社会人とは少し異なる注意点があります。特に教授や企業の担当者に対しては、しっかりとした敬語や配慮が求められます。まずは、基本的なマナーを押さえた上で、以下のポイントに気をつけましょう。

学生が謝罪メールを送る際のポイント

1. 正しい敬語を使う
   学生だからといってカジュアルな表現は避け、基本的な敬語をしっかり使います。「申し訳ございません」「お忙しいところ恐れ入ります」など、誠意が伝わる表現を心がけましょう。
2. 理由をはっきり伝える
   何に対して謝罪しているのか、具体的に説明することが大切です。遅刻や課題の提出遅延など、相手が問題を正確に理解できるように簡潔に書きましょう。
3. 今後の対応も伝える
   同じミスを繰り返さないために、今後どのように改善するのかを具体的に伝えます。これにより、誠意がより伝わります。

例文

次は、相手別に使い分けるお詫びの言葉例文についてご紹介します。

お詫びの言葉例文【相手別の使い方】

お詫びの言葉は、相手に応じて使い分けることが大切です。同じ謝罪でも、友人、上司、顧客では相手に伝わる印象が大きく変わります。相手の立場や状況に応じた適切な言葉選びが、誠意を伝える鍵となります。

上司へのお詫びの言葉

上司に対して謝罪する場合、敬意を忘れず、責任を明確にすることが大切です。感情的にならず、具体的に何が起きたのかを説明しましょう。
例文:
「この度の件では、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。今回のミスは全て私の確認不足が原因です。今後、同様のことが起きないよう、徹底して改善いたします。」

取引先や顧客へのお詫びの言葉

取引先や顧客に対しては、特に信頼を損なわないよう、丁寧かつ迅速な対応が必要です。
例文:
「この度は、弊社の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。再発防止に努め、今後はこのようなことがないよう徹底してまいります。」

同僚や友人へのお詫びの言葉

同僚や友人には、フランクになりすぎず、真摯な態度で謝罪を伝えましょう。
例文:
「今回のことで迷惑をかけてしまい、本当に申し訳なかったです。次からは気をつけますので、どうかご容赦ください。」

謝罪の締め方も重要ですので、次は謝罪メールの締めのフレーズに注目しましょう。

謝罪メール｜締めのフレーズ例

謝罪メールの締めのフレーズは、相手に誠意が伝わる重要な部分です。ここでしっかりと謝罪の意を表すことで、相手に安心感を与え、今後の信頼回復につながります。一般的に、丁寧さと謝罪の重ね表現が大切です。以下の例を参考にしてみましょう。

具体的な謝罪の締めフレーズ例

• 「改めてこの度の不手際に対し、深くお詫び申し上げます。今後このようなことがないよう、誠心誠意努めてまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。」
• 「ご迷惑をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます。今後の再発防止に努めますので、何卒よろしくお願い申し上げます。」

軽微なミスの場合の締めフレーズ

• 「この度の件ではお手数をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後はより一層気をつけてまいりますので、引き続きご指導のほどお願い申し上げます。」
• 「今回の不手際を深く反省し、以後、注意してまいります。何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。」

最後のフレーズでは、今後の対応策を具体的に伝えることがポイントです。次は、ビジネスシーンで使えるお詫び文例について見ていきましょう。

お詫び文例｜ビジネスシーンで使える例

ビジネスシーンでは、誠実かつ丁寧なお詫び文が非常に重要です。内容によっては、取引先や顧客との信頼関係に影響を及ぼすため、正確に気持ちを伝えることが求められます。以下に、具体的な場面別の例文を紹介します。

発送ミスのお詫び文例

「平素より大変お世話になっております。○○株式会社の□□です。この度は、弊社の発送ミスによりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。すぐに正しい商品を再発送いたしましたので、〇月〇日までにお手元に届く予定です。再発防止のため、社内で管理体制を見直してまいります。何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。」

対応の遅れに対するお詫び文例

「お世話になっております。□□株式会社の〇〇です。この度は対応が遅れ、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後は、迅速な対応を徹底するよう、社員教育と業務フローの改善を行い、再発防止に努めます。引き続き、何卒ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。」

これらの文例を参考にしながら、状況に応じて適切なお詫び文を作成しましょう。次の見出しでは、具体的な状況で使える謝罪文例をさらに掘り下げていきます。

謝るときのメール例文まとめ

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chop

初めまして。人事課長CHOPのNOTEを編集している４０代のおじさんです。 本業は、中小企業で人事職をしています。 このブログを編集しているきっかけは、自社の従業員の相談にのるうちに、身近な人だけではなく、より多くの方達に発信してみたくなったことがきっかけです。 このブログを通して、間接的ではありますが、仕事で悩む方達の心が少し手でも軽くなると幸いです。 chopの経歴： 司法書士事務勤務→ITベンダー企業で総務職→現在は従業員1,500人規模の民間企業の人事労務課課長。専門は人事労務・求人管理