ビジネスメールの書き方【保存版】｜失礼なく伝える例文集

ビジネスメールの書き方に自信が持てない、そんな声を多く耳にします。「返信の文面が堅すぎるかも？」「初めての相手にはどう書き出せばいいのか…」と、送信前に手が止まる経験、あなたにもありませんか？社内の上司、同僚、取引先、さらには英語でのやりとりまで、状況に応じた表現が求められる中で、正解が見えづらいのが現実です。

でも大丈夫、それは誰もが通る道です。ビジネスメールには基本のルールやマナーがあり、それを押さえれば安心して文章を組み立てられます。敬語の使い方、文の書き出し例文、返信メールのマナーなど、知っておくとぐっと印象が良くなるポイントもたくさんあります。

本記事では、ビジネスメール書き方の基本から応用までを、例文とともに場面別に丁寧に解説。初めてメールを送るときのチェックポイントから、避けるべきNG表現、社内・社外別の文面調整まで、実践的な情報を豊富に盛り込みました。読み進めるほどに、不安が安心へと変わっていく構成です。

ビジネスメール書き方の基本ルールとマナー

ビジネスメールの書き方のルール｜失礼のない文面とは？

ビジネスメールを書くうえで最も重要なのが「相手に不快感を与えないこと」です。そのためには、いくつかの基本的なルールを押さえておく必要があります。ここでは、知らずにやってしまいがちな失礼表現を避け、丁寧かつ明瞭な文章を目指すためのポイントをご紹介します。

敬語の誤用に注意する

敬語の使い分けができていないと、相手に違和感を与える原因になります。例えば、「ご確認させていただきます」は二重敬語にあたるためNG。「確認いたします」が適切です。

文末表現を統一する

メール本文の末尾は「〜です」「〜ます」など、文体を統一して書きましょう。途中で「〜だ・〜である」調になると、ぶっきらぼうな印象になります。

句読点や改行で視認性を高める

長い文章をダラダラと続けてしまうと、読み手は内容を把握しにくくなります。適度に改行し、句読点を意識して、読みやすい構成を心がけましょう。

NGな例文

この文章には「拝見させていただきました」という二重敬語や、「よろしくお願いします」の略式表現が含まれており、丁寧さに欠けます。

OKな例文

敬語の整合性と締めの丁寧な言い回しで、印象が格段に良くなります。

参考リンク

文化庁「敬語の指針」：https://www.bunka.go.jp/kokugo_nihongo/kokugo_joho/keigo/

ビジネスメールマナー｜社会人として押さえるべきポイント

メールを送る際、文章内容だけでなく、送信タイミングや宛名の書き方にもマナーが存在します。相手との信頼関係を築くうえでも、ビジネスメールマナーの基本をきちんと身につけましょう。

宛名と件名は必ず明記する

宛名を省略するのは大変失礼にあたります。「株式会社○○　営業部　○○様」のように、部署名・氏名を正確に記載しましょう。件名も具体的かつ簡潔にすることが大切です。

メールは業務時間内に送る

夜間や休日にメールを送るのは避けた方が無難です。やむを得ない場合は、送信予約機能を活用しましょう。

添付ファイルには一言添える

ファイルを添付した際は、「○○を添付いたします。ご確認をお願いいたします。」のように、ファイル名と目的を記載するのが基本です。

返信はなるべく早く行う

返信が遅れる場合には、「ご返信が遅くなり申し訳ございません。」と一言断りを入れると印象が良くなります。

署名を忘れずに入れる

会社名、部署、氏名、電話番号、メールアドレスを含めた署名は、相手に安心感を与えます。テンプレートとして設定しておくと便利です。

参考リンク

総務省「電子メールの適正利用ガイドライン」：https://www.soumu.go.jp/main_content/000574768.pdf

ビジネスメールの書き始めの挨拶｜冒頭で印象を決める

メールの第一印象は、冒頭の挨拶で決まります。無難な言い回しを使っても悪くはありませんが、状況や相手に応じた適切な文を選ぶことで、相手への配慮が伝わります。

基本の書き始めパターン

以下は、よく使われる定型挨拶の一例です：

• いつもお世話になっております。
• 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
• お忙しい中、恐れ入ります。

状況に応じたカスタマイズ

初めて連絡する相手には、「突然のご連絡失礼いたします。」などの前置きが効果的。また、季節の挨拶を取り入れると、より丁寧な印象を与えられます。

NGな挨拶文とは？

「ご苦労様」は目上の人には使ってはいけない表現です。また、「初めまして」も口語表現なのでビジネスメールでは避けるのが無難です。

おすすめの挨拶例

立場をわきまえた丁寧な言い回しを意識することで、相手に好印象を与えやすくなります。

相手に合わせた挨拶を心がける

相手が社外の方か社内の上司かによっても、挨拶文の選び方は変わります。相手の立場や関係性を踏まえた表現を選びましょう。

メール書き出し例文｜場面別の使い分けガイド

ビジネスメールは、冒頭の書き出しで相手に与える印象が大きく変わります。定型文ばかりでは形式的になりすぎてしまいがちですが、状況に合わせて言葉を選べば、メールの印象は格段に良くなります。ここでは、よくあるビジネスシーンごとに適切な書き出し例を紹介します。

取引先への連絡時

相手企業へのメールでは、礼儀正しさと丁寧さが求められます。定番は「いつもお世話になっております。」ですが、取引開始直後など関係性が浅い場合は、「この度はお取引いただき誠にありがとうございます。」など具体性のある表現にすると好印象です。

初めての相手に対して

初対面の方へのメールは、まず自己紹介とともに「突然のご連絡失礼いたします。」といった前置きがマナーです。

社内メールの場合

同僚や上司に対するメールでは、ややカジュアルにしても構いませんが、敬意は忘れずに。「お疲れ様です」が一般的ですが、目上の人には「お世話になっております」とするのが無難です。

季節や状況に応じた挨拶

年度末や年始、季節の変わり目には、下記のような表現を取り入れると印象が柔らかくなります。

• 年度末：年度末のお忙しい中失礼いたします。
• 暑中：酷暑の折、いかがお過ごしでしょうか。

注意点

「ご苦労様です」「ご連絡させていただきます」など、間違った敬語や二重敬語は避ける必要があります。特に目上の人や取引先に使うと不快に思われかねません。

ビジネスメールで「どうぞよろしくお願いいたします」と書くと丁寧？

このフレーズ、定型で便利ですよね。でも実際、「どうぞよろしくお願いいたします」は、相手に対して丁寧なのか？適切なのか？気になっている方も多いのではないでしょうか。

基本的な使い方

結論から言うと、「どうぞよろしくお願いいたします」は、ビジネスメールにおいてごく一般的で無難な表現です。ただし、使用頻度が高いため、やや形式的・機械的に受け取られる可能性もあります。

丁寧さを強調するには

もう少し丁寧さを出したい場合には、下記のようにアレンジすると効果的です。

• 何卒よろしくお願い申し上げます。
• 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
• 今後とも変わらぬお付き合いを賜りますよう、お願い申し上げます。

相手との関係性や送る場面に応じて使い分けることが重要です。

NGな使い方

文脈に合わない場面や、文頭にいきなり使うと違和感を与えます。また、あまりにも頻繁に使うと「定型だけで心がこもっていない」と受け取られることも。

例文

参考リンク

国立国語研究所「敬語の使い方に関する報告書」：https://www.ninjal.ac.jp/

ビジネスメールではダメな例｜避けるべきNG表現集

形式だけ整えても、中身にマナー違反があると台無しに。ここではビジネスメールでありがちなNG例を取り上げて、何が問題かを解説します。

NG1：「ご苦労様です」

この言葉は本来、目上の人が部下に対して使う言葉。上司や取引先に使うと逆効果になるので要注意です。

NG2：「とりあえず～」「～の件」などの曖昧語

ビジネスの場では、曖昧な表現は避けるべきです。「とりあえずご連絡いたします」ではなく、「念のためご連絡させていただきます」など、意図を明確に伝えましょう。

NG3：句読点の乱用や顔文字

「！！！」や「(^_^)」などの装飾的な表現はカジュアルすぎる印象を与えます。句読点は正しく使い、記号の多用は避けましょう。

NG例文

改善後の例文

まとめ

NG表現は、知らずに使ってしまうケースが多いため、自分の文章を見直す癖をつけておくことが大切です。

ビジネスメール書き方の実践テクニックと例文集

メールの書き方例文｜シーン別テンプレート集

メールを書く場面って、本当にバリエーションが豊富ですよね。ビジネスの世界では、目的や相手との関係性によって、文面をしっかり使い分ける必要があります。ここでは、頻繁に使う4つのシーンに分けて、汎用的かつ丁寧なテンプレートを紹介していきます。

1. お礼メール

会議後や提案を受けた後など、「ありがとうございました」を伝える場面では、素直さと誠意が大切です。

2. 依頼メール

依頼は相手の手間を発生させる行為。だからこそ、配慮ある表現を心がけるのがマナーです。

3. 謝罪メール

謝罪には、責任の明確化と再発防止策の提示が不可欠。言い訳よりも率直さが大切です。

4. 日程調整メール

相手のスケジュールを尊重する表現を使うことで、印象が良くなります。

ビジネスメール書き方【返信編】｜正しい返信マナーと例文

返信メールは、迅速さと誠実さが求められる一方で、「どう返すのが正解？」と悩みがちなもの。ここでは、ビジネスにふさわしい返信マナーと例文をご紹介します。

件名は変えずにRE:を残す

メールのやりとりが続く場合、件名を変えずに返信することで相手も内容を追いやすくなります。

引用返信は必要な部分だけ

全文引用は読みづらくなるため、該当箇所のみに絞るのがベターです。

お礼の一文を入れる

簡潔でも構いませんので、冒頭に感謝の意を伝えるだけで印象がまったく違います。

質問や依頼には明確に回答

「承知いたしました」「お受けいたします」など、曖昧な表現は避けて、はっきりした返答をしましょう。

必要に応じて再確認の一文

「念のためご確認ください」など一言添えることで、相手との認識のズレを防げます。

ビジネスメール書き方【社内向け】｜同僚・上司への丁寧な文例

社内メールはついラフになりがちですが、相手が上司や別部署の人であれば、丁寧な言い回しが必要です。ここでは、同僚向け・上司向けに分けて使いやすい文例を紹介します。

同僚への連絡

同じチームであっても、最低限の敬語と丁寧語は忘れずに。過度な丁寧さは不要ですが、思いやりのある言葉を心がけましょう。

上司への報告

上司には簡潔かつ的確な表現が求められます。敬語は「～していただけますでしょうか」「～いたします」などが基本です。

依頼・相談の文例

依頼や相談は、理由を簡潔に説明しつつ、相手の都合を配慮した文面にしましょう。

注意点

社内メールでありがちなのが略語の多用。「了」「至急」などの単語は場合によっては不快に感じる方もいます。略語はチーム内で通じる範囲にとどめましょう。

取引先メール例文｜信頼を築くための文面とは

取引先とのメールは、単なるやりとりにとどまらず、信頼関係を構築する手段でもあります。言葉選びや敬語の使い方一つで印象が大きく変わるため、細やかな配慮が欠かせません。ここでは、「初回の挨拶」「問い合わせ」「お詫び」など、シーン別に丁寧な文例をご紹介します。

初回挨拶メール

初めての連絡では、自己紹介とともに、なぜ連絡したのかを明確に伝えましょう。

問い合わせメール

商品やサービスについての質問は、内容を簡潔にまとめ、相手が答えやすいよう配慮しましょう。

謝罪メール

不手際が発生した場合には、早急かつ誠実な対応が重要です。責任を明確にし、再発防止にも触れましょう。

メールの送り方【初めての方へ】｜送信前チェックリスト付き

「初めてビジネスメールを送るけど、これで合ってるのかな？」そんな不安を抱える方に向けて、初めてでも安心して送信できる方法とチェックリストをご紹介します。

基本的な構成を押さえよう

ビジネスメールには定番の構成があります。下記をベースに組み立てましょう。

• 件名：用件がわかるシンプルなタイトル
• 宛名：役職＋名前が基本（例：株式会社〇〇 御中）
• 挨拶：お世話になっております、など
• 本文：要点を簡潔に
• 結び：今後ともよろしくお願いいたします、など
• 署名：名前・会社・連絡先など

送信前チェックリスト

• 宛先は正しいか？
• 添付ファイルは忘れていないか？
• 敬語や言葉遣いに失礼はないか？
• 誤字脱字はないか？
• 件名と内容が一致しているか？

実用的な送信例

また、公的機関でビジネスメールのマナーを解説している例として、経済産業省（METI）の情報も参考になります。

ビジネスメール書き方【英語対応】｜海外とのやりとり基本フレーズ

海外の取引先とメールでやりとりする際は、英語の丁寧表現と文化的配慮がポイントになります。ただ翻訳すればいいというわけではなく、国際的に通用する表現が求められるのです。

基本の構成と表現

英語のビジネスメールも、日本語と同じく構成がありますが、より直訳的かつ明確な文が好まれます。

• 件名：簡潔に要件を示す（例：Request for Quotation）
• 宛名：Dear Mr./Ms. + 名字
• 本文：冒頭挨拶→用件→結び
• 結び：Best regards, Sincerely, など

よく使うフレーズ

注意点とマナー

・ユーモアや曖昧な表現は避ける
・結論を先に述べる
・「Thank you」「Appreciate」など感謝の言葉は積極的に使用

特に初めて英語で連絡する場合は、JETRO（日本貿易振興機構）のサイトも情報が充実していて参考になります。

【保存版】ビジネスメール書き方例文まとめ10選

ビジネスメールは、「相手にとって読みやすく、かつ印象のよい文章」が求められます。そこで、実務でよく使う場面を想定し、用途別のテンプレート例文を一挙にご紹介！仕事でそのまま使える文面ばかりを厳選しました。

1. 初めての取引先へのご挨拶

2. 会議の日程調整

3. 資料送付の連絡

4. 謝罪とお詫び

5. 質問への回答

6. 上司への報告メール

7. 会食のお礼

8. 納品完了の連絡

9. 急な欠勤の連絡

10. 見積もり依頼

ビジネスメール書き方のコツ｜初心者でも好印象を与える秘訣

メールの文面一つで、印象って本当に変わります！そこで、ビジネスメール初心者でも「信頼感が伝わる」コツをわかりやすく解説します。

挨拶文は相手との関係性で調整

たとえば社外の方へは「お世話になっております」が基本ですが、社内の同僚にまで多用するとやや堅苦しい印象になることも。相手との距離感に応じて、文面を調整しましょう。

結論を先に伝える

ビジネスメールは、読み手が「要点をすぐに把握できるか」が大切。回りくどくならないように、結論を冒頭に置く意識を持ちましょう。

敬語の使い方に注意

敬語は、誤用が逆効果になることも。たとえば、「ご苦労様です」は目上の人に使うのはNG。正しくは「お疲れ様です」。細かな使い分けが、実は信頼感につながります。

文末表現を柔らかく

命令調に聞こえると相手に不快感を与えることも。「ご確認ください」より「ご確認いただけますと幸いです」と書くだけで、印象が柔らかくなります。

読みやすいレイアウトを意識

長文メールを読むのは誰でも大変です。適度な段落分けや箇条書きを取り入れて、視認性を高めましょう。

公的情報を活用する

マナーや文例について信頼できる情報源として、人事部.jpなども参考になります。

ビジネスメール書き方のNG例｜逆効果な書き方とは？

やってしまいがちだけど実はNG！というビジネスメールの書き方、案外たくさんあるんです。ここでは「知らないと失礼になる」表現や文面の落とし穴を、具体例とともにご紹介します。

上から目線な表現

「ご理解ください」「ご対応ください」など、命令口調に近い表現は避けたいところ。相手に配慮した言い回しを選ぶのがマナーです。

感情的すぎる言葉づかい

「大変困っております」や「早急にお願いします！」など、感情が前面に出ると、相手によっては不快に感じられます。冷静かつ丁寧なトーンを意識しましょう。

誤字脱字が多い

変換ミスや脱字は、「確認不足＝仕事が雑」という印象を与えてしまいます。送信前には、最低でも一度は読み返す習慣をつけましょう。

不明瞭な件名

件名が「お世話になっております」だけだと、開かれないまま埋もれる可能性も。用件を明確にすることが重要です。

署名がないor不十分

意外と多いのが、署名の抜けや情報不足。会社名・部署名・連絡先など、基本情報は網羅しておきましょう。

文化的背景を理解せずに翻訳

英語など外国語のメールでも、直訳だけでなく文化的な配慮が必要。日本語の敬語の感覚をそのまま当てはめるのは避けましょう。

ビジネスメール書き方を総括