「契約書の取り交わしメール例文」完全ガイド｜適切な書き方と注意点を徹底解説

契約書の取り交わしをメールで行う際、適切な表現や手順がわからず悩んでいませんか？

ビジネスの現場では、迅速で正確なコミュニケーションが求められますが、法的に有効な契約書の取り交わしメールを作成するには注意点も多いです。

本記事では、具体的な契約書取り交わしメール例文や重要なポイントをわかりやすく紹介します。

契約書の取り交わしメール例文｜正しいビジネスメールの作成法

契約書を交わすビジネスメールは可能か？

結論から言えば、契約書を交わすためのビジネスメールは可能です。ただし、単純にメールでやり取りしただけでは法的に問題が生じる可能性があるため、以下のポイントを押さえておく必要があります。

1. 契約の合意を明確に記載する

メールで契約を行う際は、双方が契約内容について明確に合意していることを確認しましょう。たとえば、納品日、価格、サービス内容など、具体的な条件をしっかり記載し、相手側の同意を求める形にすることが大切です。

2. 相手からの同意を確認する

相手からの同意をメールで受け取ることで、契約が成立したと証明できます。返信で明確に「同意します」や「承諾します」と記載してもらうことが重要です。

3. 法律で求められる場合は注意

一部の契約では、書面での署名や捺印が法的に求められる場合があります。たとえば、不動産取引や高額な取引では、メールだけでは不十分です。契約内容によっては、紙の契約書を用意しましょう。

メールでの契約書取り交わしには、便利さがある反面、証拠力やリスクも伴います。次に、契約書の確認依頼メールの例文を見てみましょう。

契約書の確認依頼メール例文

契約書の内容を相手に確認してもらうための依頼メールは、シンプルかつ的確な表現が求められます。重要なのは、どの部分を確認してもらいたいのかを明確に伝えることです。以下のポイントを押さえた例文を参考にしてください。

1. 件名と宛名

まずは件名と宛名からスタートします。件名には「契約書のご確認依頼」という具体的な内容を記載し、誰に送るかを明確にしましょう。

2. 本文の例文

このメールでは、依頼内容を簡潔に伝えつつ、相手がすぐに確認に取り掛かれるよう、情報を整理して記載しています。

次は、契約書を送付するメール例文について解説します。

契約書を送付するメール例文

契約書を送付する際のビジネスメールでは、明確で丁寧な文面が求められます。特に相手に契約書の内容を確認してもらうため、どの書類を添付しているのかをはっきりと記載しましょう。以下のポイントに沿って、適切なメールを作成してみてください。

1. 件名と宛名

件名には「契約書送付のご案内」といった内容を設定し、宛名には相手のフルネームと会社名を明記します。

2. 本文の例文

このメールは、簡潔でありながら必要な情報を網羅し、相手がスムーズに手続きを進められるよう配慮しています。次の見出しでは、ビジネスメールで契約書を送付する際の注意点についてご説明します。

ビジネスメール｜契約書送付時の注意点

契約書をビジネスメールで送付する際には、いくつかの重要な注意点があります。単に契約書を添付して送信するだけでは、誤解やトラブルが発生する可能性がありますので、以下のポイントに留意しましょう。

1. 件名は具体的に

メールの件名は、「契約書送付の件」など、内容が一目で分かるものにします。相手側で多数のメールを受け取っている場合でも、見落とされにくくなります。

2. 添付ファイル名に注意

添付する契約書のファイル名は、具体的で分かりやすいものにしましょう。たとえば、「契約書_2024_0801.pdf」といった形式が推奨されます。ファイル名に日付や契約書の内容を含めると、相手側でも簡単に識別できます。

3. セキュリティ対策

契約書には機密情報が含まれる場合が多いため、パスワード付きのPDFや暗号化を検討するのも一つの手です。また、パスワードは別途メールで送信するか、電話で伝えると安全性が高まります。

4. 説明を丁寧に

メール本文では、契約書の内容や確認すべき点について簡潔に説明します。また、サインや返送の方法についても具体的に指示を記載し、相手側がスムーズに対応できるようにしましょう。

これらの注意点を押さえ、契約書の送付を円滑に進めることが、ビジネスコミュニケーションにおいて信頼関係を築く一歩となります。次に、契約書の確認依頼メールを送る際のポイントについて見ていきましょう。

契約書の確認依頼メール｜ビジネスの場合のポイント

ビジネスで契約書の確認を依頼するメールを送る際は、相手にとって分かりやすく、スムーズに対応してもらえるようにすることが重要です。ポイントを押さえたメールで、信頼関係を築きましょう。

メールの件名は明確に

件名は「契約書のご確認依頼」と具体的に記載し、相手がすぐに内容を理解できるようにします。迷惑メールと勘違いされないためにも、シンプルかつ正確な件名を心がけましょう。

簡潔かつ丁寧な挨拶

本文の冒頭には、まず簡潔な挨拶を入れます。例えば「お世話になっております」や「ご多忙の中恐縮ですが」といったフレーズを活用すると、ビジネスメールらしい丁寧さを保てます。

確認内容の具体的な説明

次に、確認を依頼したい内容を具体的に記載します。「第3条の内容について特にご確認ください」「お手数ですが、問題ないかご確認いただけますと幸いです」といった形で、依頼内容を明示しましょう。

回答期限の明記

相手が対応しやすいよう、期限を明示します。「お手数ですが、◯月◯日までにご返信いただけますと助かります」といった具合に、余裕を持たせた日程で伝えるとスムーズです。

このようなポイントを押さえたメールで、相手に分かりやすく、効率的なコミュニケーションを取りましょう。次は、書類をメールで受け取った際の返信方法についてご紹介します。

書類をメールで受け取ったときの返信の仕方

ビジネスシーンで書類をメールで受け取った際、適切な返信をすることは信頼関係の構築において非常に重要です。返信が遅れたり、無礼な表現を使ってしまうと、相手に不信感を与えかねません。ここでは、書類を受け取った際の返信方法について具体的に解説します。

迅速かつ簡潔な返信を心がける

書類を受け取ったら、まずは早めに返信しましょう。「受け取りました」という一言だけでも即座に送ることで、相手に安心感を与えます。その際、「お忙しい中、迅速にご対応いただきありがとうございます」といった感謝の意も添えると良いでしょう。

受領の確認を明確に伝える

受領確認は重要です。本文に「ご送付いただいた◯◯書類を確かに受領いたしました」と書き、どの書類を受け取ったのか具体的に示しましょう。これにより、双方で齟齬が生じるリスクを減らせます。

今後の対応を示す

次に、その書類を今後どう扱うかを簡潔に伝えます。「確認のうえ、内容に問題がなければ改めてご連絡いたします」といった形で、次のステップが明確になるように書きましょう。

お礼と締めの一言で信頼感をアップ

最後に、感謝の意をもう一度伝え、簡潔な締めの言葉を添えます。「どうぞよろしくお願いいたします」や「引き続きよろしくお願い申し上げます」といった丁寧な表現で終えると、ビジネスメールとしての完成度が高まります。

次は、契約書をPDFで送付する際の適切な手順についてお話しします。

契約書のメールをpdf送付する適切な手順

契約書をPDF形式で送付する際には、いくつかの注意点を押さえておくと、トラブルを防ぎ、円滑なビジネスコミュニケーションが可能になります。以下の手順で送付すると、相手にとっても分かりやすく、スムーズに契約手続きを進めることができます。

件名は明確に

メールの件名は、送付する契約書の内容が一目でわかるようにすることが重要です。「契約書送付のご案内」や「◯◯契約書（PDF）送付の件」といった件名にすると、受信者がすぐに確認できるため安心です。

メール本文で送付目的を明示

メール本文では、PDFファイルを送付する理由を簡潔に説明します。具体的には、「ご確認のほどよろしくお願いいたします」や「内容に問題がなければ、署名のうえご返送ください」といった文言を入れて、相手に次に行うべきアクションを伝えましょう。

ファイル名とパスワードの工夫

ファイル名には契約書の内容がすぐに分かるように「◯◯契約書_日付.pdf」などと命名し、パスワード保護を行うのがベストです。特に重要な契約書の場合、別メールでパスワードを送付し、セキュリティを強化する配慮も大切です。

添付ファイルのサイズに注意

PDFファイルの容量が大きすぎると、相手のメールサーバーに負担をかけてしまいます。可能であれば5MB以下に収め、どうしても大きなファイルを送る場合は、クラウドストレージのリンクを利用しましょう。

次は、契約書の取り交わしメールの例文と、様々な状況に応じた表現集をご紹介します。

契約書の取り交わしメール例文｜様々な状況で役立つ表現集

契約書を受け取りましたというメール例文

契約書を受け取った際の返信メールは、シンプルかつ丁寧に対応することが大切です。受信確認を行うとともに、次のステップが明確になるように書くと、スムーズなやり取りが可能です。以下に実際に使える例文を紹介します。

基本の返信例

このように、受領の確認と今後の対応を簡潔にまとめることで、相手も状況を把握しやすくなります。

状況別フレーズ

特定の状況に応じて、以下のようにフレーズを変えると便利です。

• 修正依頼がある場合：「内容を確認したところ、いくつか修正をお願いしたい点がございましたので、別途ご連絡差し上げます。」
• 緊急の返信が必要な場合：「お急ぎかと存じますので、〇〇日までに対応させていただきます。」

次に、契約内容の確認メールにおけるビジネスでの適切なフレーズについてご説明します。

契約内容の確認メール｜ビジネスでの適切なフレーズ

契約内容の確認メールを送る際は、ポイントを押さえつつ、丁寧で明確な言葉遣いを心がけることが重要です。ビジネスシーンでは、双方が契約条件を正確に把握し、合意に達していることが求められます。確認不足によるトラブルを防ぐため、以下のフレーズを適切に使いましょう。

確認依頼の基本フレーズ

このように、具体的な確認事項を列挙し、相手に明確なアクションを促すことが重要です。

状況別フレーズ

• 軽微な確認事項：「問題がないか再度ご確認いただけますと幸いです。」
• 重要事項の再確認：「こちらが誤解のないよう、念のため確認させていただければと思います。」

次に、契約合意メールで重要なポイントについて解説します。

契約合意メールで重要なポイント

契約合意メールは、契約の最終確認を行う非常に重要なステップです。このメールでは、契約条件に合意している旨を明確に伝え、双方の認識が一致していることを確認します。ここでのポイントは、具体的で曖昧さのない表現を使うことです。主な注意点を以下にまとめます。

明確な合意内容の記載

契約合意メールでは、まず「どの契約内容に合意したか」を明確に記載することが重要です。契約書のタイトルや日付、内容を具体的に言及し、誤解が生じないようにしましょう。

署名や次のステップへの言及

合意メールでは、次に進む具体的なステップを明確にします。例えば、署名済みの契約書を送付するタイミングや、次のアクションについて記載しましょう。

次の見出しでは、英語での契約書取り交わしメールの基本的な構成について解説します。

契約書の取り交わしメール例文｜英語の基本的な構成

契約書を英語で取り交わす際には、シンプルかつビジネスライクな表現が求められます。特に、英語圏では明確で端的な文章が好まれるため、無駄な装飾を避け、要点を押さえた構成を心がけましょう。以下は、契約書を取り交わす際の基本的な英語メールの例文と構成です。

H4: 英語メールの基本構成

1. 件名（Subject）:
   “Contract Agreement – [Your Company Name] and [Recipient Company Name]”
2. 挨拶（Greeting）:
   “Dear Mr./Ms. [Recipient’s Last Name],”
3. 本文（Body）:
   具体的な内容を伝えます。まず、契約書の内容に関する合意を確認し、その後に次のステップについて言及します。

例文：
“We appreciate your agreement on the terms outlined in the draft contract sent on [Date]. Enclosed are two signed copies of the final contract. Please review and sign both copies, and kindly return one copy to us.”

4. 締めの言葉（Closing Remarks）:
   “Should you have any further questions or require additional information, please feel free to contact us.”
5. 署名（Signature）:
   “Best regards,
   [Your Name]
   [Your Position]
   [Your Company]”

この構成を使えば、スムーズで明確なコミュニケーションが図れます。

次に、契約書の取り交わし方法と注意点について見ていきます。

契約書の取り交わし方法と注意点

契約書を正しく取り交わすことは、ビジネスにおけるリスク管理の基本です。取り交わしの方法にはいくつかの手段がありますが、代表的なのは郵送と電子契約です。郵送の場合、法律に従い、日本郵便や特定信書便事業者を利用することが推奨されます。

信書に該当する契約書は、法律で定められた方法で送付しなければ違法となるため、注意が必要です。一方で、近年増加しているクラウド型電子契約システムは、迅速かつ安全に契約書を取り交わす手段として注目されています。

契約書取り交わしの主な方法

1. 郵送（書面契約）
   日本郵便の「簡易書留」や「レターパック」などが一般的です。重要な契約書は追跡可能な方法で送ることが安全です。
2. クラウド型電子契約
   クラウド上で契約書を確認・同意し、デジタル署名を利用して契約を締結します。時間や場所を問わずに契約でき、効率的です。

契約書取り交わし時の注意点

• 改ざん防止: 署名後の書面やデータが改ざんされないように、しっかりと管理します。契約書は袋とじにしたり、PDFファイルにパスワードを設定するなどの対策が重要です。
• 記録の保存: 契約書は、紛争が発生した際の証拠となるため、双方が正本を保管することが基本です。

契約書の取り交わしメール例文まとめ