休職願いのメール例文と書き方の全て｜理由別のテンプレート付き

休職願いをメールで伝える際、どのように書けばよいか悩んでいませんか？突然の体調不良や精神的な不調で休職が必要なとき、適切な言葉で上司に伝えるのは難しいものです。

この記事では、休職願いのメール例文や注意点を紹介し、あなたの不安を解消します。簡単なテンプレートも用意しているので、安心して対応できます。

休職願いのメール例文｜簡単に伝える方法と注意点

休職をメールで伝える例文｜テンプレート付き

休職をメールで伝える際には、相手に誠意と明確さを伝えることが重要です。メールは直接対面するわけではないため、文面での伝え方が非常に大切です。まず、件名には「休職願い」や「体調不良による休職のお願い」といった具体的なタイトルをつけましょう。これにより、メールを受け取った相手がすぐに内容を理解できます。

メール本文では、まず挨拶を入れ、続いて休職を希望する理由を簡潔に述べます。例えば、「心療内科にて適応障害と診断され、医師から休養が必要とされています」といった具合です。理由は簡潔かつ具体的に書き、余計な情報は省きましょう。

次に、休職期間の希望を明記し、その間の業務引き継ぎについても触れておくと、相手にとって配慮がある印象を与えます。また、診断書がある場合は、添付する旨を記載しておくと良いでしょう。

最後に、感謝の意を表し、今後の連絡方法についても一言添えて締めくくります。これで、相手がメールを読んだ後、すぐに対応しやすくなります。

テンプレート例文:

次は「休職したい｜職場に伝えたい場合のポイント」について詳しくお話しします。これでメールを送る前に押さえておきたい重要な点が理解できます。

休職したい｜職場に伝えたい場合のポイント

休職をしたいと考えているとき、職場にその旨を伝えるのは緊張する瞬間ですよね。そこで、スムーズに伝えるためのポイントをいくつかお伝えします。

1. 早めに伝える

体調が悪化してからではなく、少しでも違和感を感じたら、早めに上司や人事担当者に相談しましょう。これにより、職場も引き継ぎの準備ができ、あなた自身も焦らずに対応できます。

2. 具体的な理由と期間を明確にする

医師の診断結果や休養が必要な期間を具体的に示すことで、相手に信頼感を与えます。曖昧な説明ではなく、できるだけ具体的な情報を提供しましょう。

3. 感謝の気持ちを忘れない

休職は職場に迷惑をかける可能性があるため、その点に配慮した言葉遣いや態度が求められます。感謝の気持ちを伝えることで、職場との関係を良好に保てるでしょう。

4. 復帰時の計画を示す

休職後にどのように復帰する予定かを簡潔に述べると、相手も安心します。復職の際のスケジュールや準備についても、考えておくと良いでしょう。

これらのポイントを押さえて、職場に休職の意向を伝えると、スムーズに話が進むはずです。次に、「会社への休職の申請方法｜メールでの手続き」について解説します。これにより、具体的な手続きの進め方が理解できます。

会社への休職の申請方法｜メールでの手続き

会社に休職を申請する際、メールでの手続きはとても便利ですが、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。まず、メールの件名はシンプルでわかりやすく、「休職願い」や「休職申請の件」など具体的に内容が伝わるように設定しましょう。

1. 冒頭の挨拶と自己紹介

メールの最初には、日頃の感謝の気持ちを述べつつ、自己紹介を簡潔に行います。例として、「いつもお世話になっております。○○部の○○です」といったフレーズが適切です。

2. 休職の理由と期間を明確に伝える

メール本文では、休職の理由とその期間を明確に伝えます。医師の診断書がある場合は、その内容に基づいて、具体的な病名や休養が必要な期間を述べると良いでしょう。「○月○日より、○○病の治療のため、○週間の休職を希望いたします」などの表現が考えられます。

3. 診断書や添付資料の扱い

診断書などの書類がある場合は、スキャンしてメールに添付するか、別途郵送する旨を記載します。添付する場合は、必ずファイル名をわかりやすくし、本文で触れると丁寧です。

4. 締めの言葉と今後の連絡方法

最後に、今後の連絡方法や不明点があればお知らせください、といった締めの言葉で終えると良いでしょう。職場に対する感謝の意を再度述べると、より丁寧な印象になります。

このように、メールでの休職申請には細かな配慮が必要です。次は、具体的な理由として「うつ」の場合の例文の書き方を解説します。

休職願いの理由｜うつの場合の例文書き方

うつ病で休職を申請する際の理由の書き方は、慎重に言葉を選ぶことが大切です。うつ病はデリケートな問題であり、誤解を避けるためにも、具体的かつ簡潔に状況を説明しましょう。

1. 専門家の診断を明記

まず、うつ病の診断を受けたことを明記します。例としては「○○病院の診断により、うつ病と診断されました」といった表現が適しています。診断が医師から下されたものであることを明示することで、信頼性を高めます。

2. 症状の具体例を述べる

次に、日常生活や仕事にどのように支障が出ているのかを具体的に説明します。例えば「集中力が著しく低下し、業務遂行が困難になっております」など、職務に与える影響を中心に述べると良いでしょう。

3. 治療期間の見込みを記載

うつ病の治療には時間がかかることが多いため、治療期間の見込みも伝えます。ここでは、「主治医からは○ヶ月の療養を推奨されています」と記載し、休職が必要な期間を明確に示しましょう。

4. 結びの言葉

最後に、会社への感謝や理解を求める一文を添えることで、文章を締めくくります。例えば、「ご迷惑をおかけしますが、ご理解いただけますようお願い申し上げます」といった表現が適切です。

これで、うつ病による休職理由の伝え方がクリアになったのではないでしょうか。次は、うつ病に関連する休職メールの具体例を見てみましょう。

うつ病の休職メール例文｜適切な表現方法

うつ病による休職を上司に伝える際のメールは、慎重かつ配慮が必要です。相手に不安を与えないようにしながら、自分の状態を正確に伝えることが求められます。ここでは、うつ病の休職を伝える際に適切な表現方法を解説します。

1. シンプルで明確な件名

件名はメールの内容を端的に伝えるものが理想です。例えば、「休職のお願い（うつ病診断による）」など、状況が一目でわかる件名にしましょう。

2. 丁寧な導入文

メールの冒頭では、いつもお世話になっている旨を述べ、その後に休職のお願いを切り出します。例文としては、「お世話になっております。○○部の○○です。この度、医師よりうつ病と診断され、休職が必要との指示を受けました。」などが適切です。

3. 状況の説明

自分の状況を具体的に説明しますが、あまり詳細に踏み込みすぎないように注意しましょう。例えば、「現在、業務に集中することが難しく、日常生活にも支障をきたしている状況です。」といった簡潔な表現で十分です。

4. 休職期間の見込みと感謝

休職の期間や今後の見通しについても触れ、理解を求めます。「主治医からは○ヶ月の療養を勧められており、その間ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。」と結びます。

このようなポイントを押さえて、メールを作成すると、上司に対する伝え方が適切になります。次は、診断書をメールで提出する際の注意点についてお話しします。

診断書のメール例文｜会社へ提出する際の注意点

診断書を会社に提出する際、メールでのやり取りが一般的です。しかし、内容や送付方法に注意が必要です。ここでは、診断書をメールで提出する際の具体例と注意点を解説します。

1. 件名を明確にする

件名は「診断書提出の件」や「診断書送付のご連絡」など、メールの内容が一目でわかるようにしましょう。これにより、担当者がメールを見逃すリスクを減らせます。

2. 本文の書き出し

本文の冒頭では、挨拶と簡単な自己紹介を行います。その後、診断書を提出する理由と、診断書の添付について説明します。例文としては、「お世話になっております。○○部の○○です。医師からの診断書が発行されましたので、添付にて送付いたします。」といったシンプルな文面が適しています。

3. 診断書の内容に触れる

診断書の内容について、必要最低限の情報を伝えましょう。詳細な病状は記載せず、「医師の診断により、○○日間の療養が必要とされました。」といった簡潔な説明で十分です。

4. 添付ファイルの確認

診断書を添付する際には、ファイル名を「診断書_○○（名前）_○○（日付）」とするなど、わかりやすい形式にしましょう。また、ファイルが確実に添付されているかを確認し、送信前に再度チェックします。

次に、休職願いのメール例文について、理由別の具体例とその書き方を解説します。

休職願いのメール例文｜理由別の具体例と書き方

休職願いの書き方｜基本フォーマットとポイント

休職願いを書く際には、基本的なフォーマットを守りつつ、重要なポイントを押さえておくことが大切です。休職願いは、上司や人事部に提出する公式な書類であり、内容がしっかりしていることで、会社との円滑なやり取りが期待できます。ここでは、基本的なフォーマットとそのポイントについて解説します。

1. 基本フォーマット

休職願いの基本フォーマットは以下の通りです。

• 提出日：日付は必ず記入します。例：「令和○年○月○日」
• 宛先：会社名、部署名、担当者名を書きます。例：「株式会社○○○○ 〇〇部長様」
• 件名：「休職願い」とシンプルに書きます。
• 本文：休職を希望する理由、休職期間、連絡先などを明確に記載します。
• 署名：最後に、所属部署、氏名、押印（またはサイン）をします。

2. 重要なポイント

• 理由を明確にする：理由は具体的に記載しますが、必要以上に詳細を書く必要はありません。病気などの場合は「体調不良のため」や「治療に専念するため」など簡潔に書きましょう。
• 休職期間を明示する：休職期間はいつからいつまでなのか、明確に記載することが大切です。不明確なままでは、復職時に混乱を招く恐れがあります。
• 連絡先を明記する：休職中に会社から連絡が必要な場合に備え、連絡先を記載しておきます。

この基本フォーマットとポイントを押さえて、会社への信頼性を保ちつつ、しっかりとした休職願いを提出しましょう。

次に、適応障害の場合の休職願いの理由例文について詳しく説明します。

休職願いの理由例文｜適応障害の場合の例文

適応障害による休職願いを提出する際は、理由を明確かつ簡潔に伝えることが重要です。適応障害は、環境の変化や職場のストレスが原因で心身に不調をきたす状態を指します。会社側には、現状を理解してもらい、適切な対応を求めるための理由をしっかりと伝える必要があります。

例文：適応障害による休職願いの理由

重要なポイント

• シンプルな表現：理由は簡潔に述べ、必要以上に詳細を説明しないようにします。上記の例文のように、医師の診断を理由に挙げることで、説得力を持たせます。
• 謝意を示す：休職することによる業務への影響について、謝意を示すことも大切です。これにより、誠実さが伝わります。
• 治療に専念する意図を明記：治療が必要であることを明確に伝え、回復に向けて努力する姿勢を示します。

次に、手書きとメールでの休職願いの書き方の違いについて解説します。

休職願いの書き方｜手書きとメールの違い

休職願いを提出する際、手書きとメールのどちらで提出するかは重要なポイントです。それぞれの形式にはメリットとデメリットがあり、適切な方法を選ぶことが求められます。

手書きの休職願い

手書きの休職願いは、形式的で正式な印象を与えるため、特に重要な場合に適しています。手書きの場合、以下の点に注意しましょう。

• 書式に忠実：手書きの場合、決まった書式に従うことが大切です。通常は、封筒に入れて提出します。
• 丁寧さが求められる：手書きには、誠意や真剣さを伝える力があります。字が綺麗であることはもちろん、内容にも気を配りましょう。

メールでの休職願い

一方、メールでの休職願いは、迅速に対応が必要な場合や、リモートワークが主流となっている職場で多く用いられます。

• 迅速さがメリット：メールはすぐに送信でき、相手に届くまでの時間がかからない点が利点です。
• 書式の柔軟性：メールでは、文面の形式に柔軟性があり、状況に応じた書き方が可能です。ただし、ビジネスメールの基本的なマナーを守ることが求められます。

手書きは伝統的で堅実、メールはスピーディーで現代的な印象を与えます。次に、メンタル不調で休職する場合の期間と注意点について解説します。

メンタル不調で休職する場合の期間と注意点

メンタル不調で休職を考える際、休職期間や注意すべきポイントを事前に理解しておくことが重要です。まず、メンタル不調による休職は、通常1か月から6か月が一般的な期間とされています。症状の重さや治療の進捗により、期間が延長される場合もありますが、その際は主治医と密に連絡を取り、会社側とも相談する必要があります。

注意点

• 診断書の提出：休職に入る際は、必ず医師からの診断書を提出しましょう。診断書には、具体的な病名や休養が必要な期間が明記されるため、これを基に会社と休職期間を決定します。
• 連絡方法の確認：休職中は会社との連絡頻度や方法を事前に確認しておきましょう。無理な連絡は避け、メンタルの安定を最優先に考えましょう。
• 復職のタイミング：休職期間が終了する際には、再度診断書を取得し、復職可能かどうかを確認します。復職の際には、会社と復帰後の業務内容について話し合うことが推奨されます。

休職を成功させるためには、計画的な対応が求められます。次に、休職に至った理由のランキングを見てみましょう。

休職に至った理由ランキング

休職に至る理由はさまざまですが、その中でも特に多い理由をランキング形式でご紹介します。これを知ることで、自分だけが悩んでいるわけではないと少し安心できるかもしれません。

1位：メンタル不調（うつ病、適応障害）

近年、メンタルヘルスの問題が増加しています。特に、長時間労働や職場の人間関係が原因でうつ病や適応障害を発症し、休職に至るケースが多く見られます。

2位：身体的な病気やケガ

体調不良やケガによる休職も一般的です。特に、重大な病気や長期の治療が必要な場合には、医師の指示で休職が推奨されることが多いです。

3位：家族の介護

親や配偶者の介護が必要になるケースも増えています。突然の介護負担に対応するため、仕事を休む選択をする方も多いです。

4位：産前産後・育児

特に女性に多い理由ですが、産前産後の休職や育児のための休職もあります。これにより、心身のリフレッシュを図ることができます。

5位：その他個人的な事情

資格取得や留学など、自分のスキルアップやキャリアのために休職を選ぶ人も一定数います。

次に、「休職は何ヶ月までならクビにならないのか？」という法的なポイントについて詳しく解説します。

休職は何ヶ月までならクビにならない？法的解説

休職期間が長引くと、「このまま解雇されてしまうのでは？」と不安になる方も多いのではないでしょうか。ここでは、休職期間と解雇に関する法的なポイントを解説します。

休職期間の制限と就業規則

まず、休職期間に関する規定は、会社の就業規則によって異なります。一般的には3ヶ月、6ヶ月、1年など、会社ごとに定められていることが多いです。休職期間が満了しても復職できない場合、就業規則に基づいて解雇されることがあります。

労働基準法による保護

日本の労働基準法では、病気やケガなどによる正当な理由で休職している場合、即座に解雇されることはありません。しかし、休職期間が満了した後、復職できない場合は、解雇が認められることがあります。これを「解雇予告手当」という形で通知されることが一般的です。

休職期間と解雇の判断

解雇が正当かどうかは、休職期間が就業規則で定められた期間を超えたかどうか、そして復職が困難であるかどうかによって判断されます。また、復職できない状況が長引く場合、会社側が解雇を検討することがありますが、その際には十分な理由と手続きを経る必要があります。

このように、休職期間と解雇の関係は複雑ですが、就業規則や労働基準法に基づいて適切に判断されます。

休職願いのメール例文を総括

ABOUT ME

chop

初めまして。人事課長CHOPのNOTEを編集している４０代のおじさんです。 本業は、中小企業で人事職をしています。 このブログを編集しているきっかけは、自社の従業員の相談にのるうちに、身近な人だけではなく、より多くの方達に発信してみたくなったことがきっかけです。 このブログを通して、間接的ではありますが、仕事で悩む方達の心が少し手でも軽くなると幸いです。 chopの経歴： 司法書士事務勤務→ITベンダー企業で総務職→現在は従業員1,500人規模の民間企業の人事労務課課長。専門は人事労務・求人管理