請求書をPDFで送る際のメール例文まとめ｜ビジネスマナーも解説

請求書をpdfで送るメール例文｜送付時に使える具体例を紹介

請求書を送るメールの文例

請求書をメールで送る際は、ビジネスマナーに則った丁寧な文面を心がけることが重要です。特に初めて送る相手や、普段からやり取りしている相手でも、失礼のない対応をすることが大切です。ここでは、請求書を送る際の基本的なメール文例を紹介します。

メール件名の例

件名は受取手がすぐに請求書であることを認識できるよう、明確にする必要があります。

• 【請求書送付】〇〇株式会社様 2024年10月分
• 2024年10月分請求書送付のご案内 – 〇〇株式会社様

メール本文の例

本文では、挨拶から始め、請求書の送付内容や添付ファイルについて簡潔に伝えます。

次は、「請求書をPDFでメール送付してもいい？」というよくある疑問に答えます。ぜひ読んでみてください！

請求書をPDFでメール送付してもいい？

結論から言うと、請求書をPDFでメール送付することは全く問題ありません。法律上、請求書の送付方法に制限はなく、メールでの送付も法的に有効です。ただし、事前に取引先に確認を取り、メールでの送付に合意してもらうのがビジネスマナーです。特に、メール送付に対応していない企業や、印刷した原本の郵送を求める企業もあるため、合意を得ることは非常に重要です。

PDF形式が一般的な理由

PDF形式が選ばれる理由は、データが改ざんされにくいことにあります。WordやExcelの形式では、ファイルが開かれた際に内容が編集されるリスクがあり、正確性が求められる請求書には不向きです。PDF形式なら、内容が固定され、受け取った側も安心して確認できます。

メール送付のメリット

• コスト削減：郵送に比べ、切手代や印刷費、郵送時間を削減できます。
• スピード：瞬時に送付でき、請求から支払いまでのプロセスが効率的です。
• エコ対応：紙の使用量を減らし、環境負荷を軽減できます。

次は「ビジネスで使える請求書メール例文」をご紹介します！ビジネスの現場で即使えるフォーマットで、ぜひ参考にしてください。

請求書をメールで送る例文｜ビジネスで使えるフォーマット

ビジネスシーンで請求書をメールで送る際、きちんとしたフォーマットに沿った文面を使うことが大切です。適切な件名と本文を送ることで、相手がすぐに内容を把握でき、プロフェッショナルな印象を与えます。まず、件名は請求書であることが一目で分かるようにしましょう。例えば「【請求書送付】〇〇株式会社様 2024年10月分」などが効果的です。

メール例文

ビジネスの場では、こうした形式的な挨拶と請求書の詳細を明確に伝えることがポイントです。次は「丁寧な書き方のポイント」を解説します。丁寧な表現で信頼を深めるためのコツをご紹介します！

請求書に添える文章の例｜丁寧な書き方のポイント

請求書をメールで送る際、本文の書き方次第で相手に与える印象が大きく変わります。丁寧でわかりやすい文章を心がけることで、信頼感が高まります。特に初めての取引先や大切な顧客には、丁寧さが重要です。

書き出しのポイント

まず、相手の会社名と担当者名を正しく記載し、普段お世話になっている旨を伝えましょう。例えば、「〇〇株式会社 〇〇様、いつもお世話になっております」といった形式です。ここで丁寧な挨拶を入れることで、礼儀を示します。

本文のポイント

請求書を送る旨を明確にし、相手にとって必要な情報を過不足なく伝えるのが基本です。「この度、〇〇月分の請求書を添付ファイルにて送付いたします。ご確認ください。」のように簡潔にまとめると良いでしょう。さらに、支払期限や請求金額などの重要情報もきちんと明記します。

締めの言葉

締めの文では「何かご不明点がございましたら、ご連絡ください」など、問い合わせ先も添えて相手がすぐに対応できるようにしましょう。

次は、請求書を送る際の「件名」にフォーカスして、わかりやすいタイトルの設定方法について詳しく解説します！

請求書をメールで送る件名｜相手にわかりやすいタイトル設定

請求書をメールで送る際、件名は非常に重要です。相手がすぐにメール内容を理解でき、見落とされないようにするためには、シンプルでわかりやすい件名を設定することがポイントです。相手の会社では毎日多数のメールが届くため、特に経理担当者は業務効率化のために件名を見ただけで中身を判断できるようにしておくと良いでしょう。

わかりやすい件名の書き方

件名には「請求書」と「月分」や「会社名」を明記することが基本です。具体的には、「〇〇株式会社様 〇〇年〇月分請求書送付のご案内」や「〇〇株式会社 〇〇年〇月分請求書 No.12345」といった形式が効果的です。相手がすぐに請求書の対象期間や請求内容を認識できるため、混乱を避けられます。

件名に含めるべき要素

• 請求書であることを示す言葉
• 対象の月や年度
• 相手企業名（または自社名）
• 請求書番号（必要に応じて）

忘れてはいけないポイント

メールの件名で情報が具体的に伝わると、取引先が迅速に対応できるだけでなく、支払いの遅延も防げます。また、支払期日などを件名に含めると、特に期限が近い請求について優先的に対応してもらえる可能性が高まります。

次は、請求書を「メール」と「郵送」の両方で送る場合の対応方法について解説します。どちらを選ぶか迷っている方は必見です！

請求書を送る｜メール・郵送両方の対応方法とは？

請求書を送る際、メールと郵送のどちらが良いか悩むこともありますが、実際には両方を活用する企業も少なくありません。これにはいくつかの理由があります。まず、メールでの送付はスピーディであり、送信記録も残るため、ビジネスの現場では非常に便利です。一方、郵送は法的な安心感や取引先の要望に応えるための方法として、依然として有効です。では、どのように両方の方法を適切に使い分けるべきでしょうか？

メール送付のメリット

• 即座に送信・確認できるため、スピーディーなやりとりが可能
• 紙のコストや郵送費がかからないため、経費削減になる
• 添付ファイルとしてPDFなど改ざん防止に強い形式で送れる

郵送のメリット

• 物理的な書類として法的な証拠になることが多い
• 取引先の規定によっては、原本が求められる場合がある
• 郵送でのやり取りに慣れている相手には安心感を与える

両方使うときのコツ

もし相手方の要望が明確でない場合や、安全策を取りたい場合は、メールで先に送信し、後日郵送で原本を送るのも一つの手です。この場合、メール本文で「原本は追って郵送いたします」と一言添えると、相手に親切です。

次に、請求書をメール送付だけで済ませられるのか、原本郵送が必要かについて詳しく見ていきましょう。

原本の郵送は必要ですか？メール送付だけで大丈夫？

請求書をメールで送る際に「原本の郵送も必要？」という疑問が浮かぶことがありますよね。結論としては、法律上、請求書のメール送付だけでも有効です。メールで送ったPDFファイルが電子帳簿保存法や商法で認められており、法的効力は紙の請求書と変わりません。ただし、取引先の方針や業務慣習により、原本の郵送が求められる場合があります。

原本郵送が必要な場合

• 取引先の内部規定で紙の請求書が必須の場合
• 重要な取引で、物理的な証拠を求められる場合
• 郵送による書類が信頼性を高める場面

例えば、金融機関や官公庁との取引では、紙の原本が求められるケースが少なくありません。こういった場合は、事前に相手に確認を取ることが重要です。

メール送付だけで問題ないケース

• テレワークが進んでいる企業や、ペーパーレス化を推進している取引先
• 領収書や請求書のデータ保存を重視している企業

もし相手が原本を求めていない場合は、PDFファイルをメールで送信するだけで手間もコストも削減できます。

次に、フリーランスや個人でも使いやすい請求書のメール送付例文を見ていきましょう。

請求書をpdfで送るメール例文｜フリーランスや個人でも簡単に使える

請求書のメール例文｜フリーランス向け

フリーランスとして請求書をメールで送る際には、ビジネスマナーを押さえた簡潔でわかりやすい文章が大切です。特に、取引先との信頼関係を維持するため、丁寧な表現を心がけましょう。ここでは、フリーランス向けの請求書送付メールの例文を紹介します。

メール例文

このように、フリーランスの場合は、明確でシンプルな表現を意識しつつも、礼儀を欠かさない内容にすることが重要です。

次は、個人事業主として送付する際の例文について見ていきましょう。

請求書の送付文例｜個人での送付に使える例文

個人事業主やフリーランスとして請求書を送る際、特に重要なのは、シンプルかつ丁寧に要点を伝えることです。個人としての請求は、ビジネスマナーを意識した上で、わかりやすい内容にする必要があります。ここでは、個人での送付に適した文例を紹介します。

メール例文（個人用）

このように、個人での請求書送付でも、相手に対する丁寧な対応を心がけることで、信頼感を保ちやすくなります。次に、請求書送付時に使える「お送りいたします」という表現について見ていきましょう。

請求書をお送りいたしますの例文｜丁寧な依頼の仕方

ビジネスメールでは、請求書の送付に際し、相手に敬意を示す言い回しが重要です。「請求書をお送りいたします」という表現は、その際に使いやすいフレーズです。相手に失礼のないよう、しっかりとした文面を心がけましょう。ここでは、丁寧な依頼の仕方にフォーカスして例文を紹介します。

例文

この例文は、丁寧な依頼の仕方として、相手に配慮を示した言い回しが特徴です。次は、請求書の送付方法をメールに変更する際の案内方法を見ていきましょう。

請求書をメールに変更する例文｜スムーズな切り替えの案内方法

請求書の送付を郵送からメールに切り替える際は、相手に配慮した事前の連絡が大切です。いきなり変更すると、取引先が混乱する可能性もあるため、スムーズに案内することが必要です。ここでは、変更の案内方法と、使える例文を紹介します。

例文

この例文では、切り替えの理由や相手に対する配慮がしっかりと盛り込まれています。次に、個人事業主向けの請求書送付文例について見ていきましょう。

請求書の送付文例｜個人事業主向けの参考例

個人事業主が請求書を送る際は、相手に失礼のないよう丁寧な文面を心がけることが大切です。ビジネスマナーに沿ったメール内容は、信頼を築く上でも欠かせません。ここでは、個人事業主向けの請求書送付時のメール文例をご紹介します。

例文

この文例では、シンプルかつ丁寧に請求書の送付を案内しています。

請求書をpdfで送るメール例文まとめ