注文書送付のメール例文と丁寧な依頼方法を解説！実践的なポイントも紹介

ビジネスシーンで「注文書を送付するメール」を書く際、どのような文面が適切か迷うことはありませんか？特に敬語の使い方や、相手に失礼がない書き方は難しいものです。

さらに、メールでのやり取りとなると、見落としやトラブルを防ぐため、慎重に対応する必要があります。

この記事では、注文書送付メールの例文を交えながら、丁寧でわかりやすい書き方を解説します。

注文書送付のメール例文：ビジネスマナーを押さえた書き方

注文をお願いするメールの例文

注文をお願いする際のメールは、シンプルかつ丁寧に伝えることが重要です。相手に失礼がないように、適切な敬語を使い、発注の意思が明確に伝わるように工夫しましょう。以下に、初めての取引先に対して注文をお願いする際の例文を紹介します。

例文：

このように、件名には「注文依頼」と明記し、メール本文では感謝の言葉とともに、注文内容を簡潔に伝えることがポイントです。相手にとってわかりやすく、即座に対応できるよう心がけると、スムーズな取引が進みます。

次は、注文書を送る際のメール件名について見ていきましょう。

発注書を送るメールの件名に適した表現

発注書をメールで送る際、件名は非常に重要です。相手が多忙な場合、メール件名がわかりにくいと、メールが埋もれて見逃されるリスクがあります。だからこそ、件名には「発注書」や「重要」など、すぐに内容が理解できるキーワードを盛り込み、明確に表現することがポイントです。

件名の例：

• 【発注書】〇〇案件のご確認について
• 【重要】〇〇プロジェクトの発注書送付
• 【発注書送付】〇〇商品のご発注内容

件名には、以下の要素を含めると効果的です。

• 「発注書」という明確なキーワード：これにより、受信者が一目で重要な書類だと認識できます。
• 案件名や商品名：発注内容が具体的にわかるため、受信者がどの取引に関する発注書かをすぐに理解できます。
• 「重要」などの強調表現：取引に直結する発注書は迅速に対応してもらう必要があるため、「重要」「ご確認ください」といった文言で注意を引くとよいでしょう。

これにより、相手に即座に確認してもらえる件名を作成でき、スムーズなやり取りが期待できます。

次は、注文書を送る際の敬語の使い方について詳しく見ていきます。

注文書を送ってくださいの敬語の使い方

ビジネスシーンでは、特に注文書のような重要な書類を依頼する際、敬語の使い方に気をつける必要があります。「注文書を送ってください」という直接的な表現は、カジュアルすぎるため、ビジネス文書としては適切ではありません。そこで、より丁寧な言い回しを使うことで、相手に敬意を示しつつ、依頼をスムーズに行うことが可能です。

適切な敬語表現の例

• 「ご送付いただけますでしょうか」：依頼する際の丁寧な言い回しとしてよく使われます。
• 「お送りいただけますと幸いです」：感謝の気持ちも含めた表現です。
• 「ご手配いただけますと助かります」：具体的なアクションをお願いする際に便利な表現です。

また、相手に負担を感じさせないために「お手数をおかけいたしますが」といったクッション言葉を挿入するのも効果的です。

使用例

• 「お手数をおかけいたしますが、〇〇の注文書をご送付いただけますでしょうか。」
• 「〇〇に関する注文書をお送りいただけますと幸いです。」

このように、敬語を上手に使うことで、相手に丁寧な印象を与えつつ、スムーズに依頼が可能です。

次は、丁寧な言い方を使った注文書送付のメール例を見ていきましょう。

注文書の丁寧な言い方を使ったメール例

注文書を依頼する際には、ビジネスの場にふさわしい丁寧な表現を使うことが重要です。相手に対して敬意を払い、スムーズなコミュニケーションを促すために、適切な敬語と丁寧な言葉遣いを意識しましょう。以下は、丁寧な表現を使った注文書依頼のメール例です。

このように、相手に対して感謝の気持ちを示しつつ、発注内容を簡潔に伝えることで、丁寧さとビジネスマナーを兼ね備えた依頼が可能です。次は、注文書依頼メールのポイントについて詳しく説明します。

注文書依頼メールのポイント

注文書を依頼する際のメールでは、相手にわかりやすく、かつ丁寧な対応を心掛けることが重要です。ここでのポイントは、シンプルながらも相手に配慮した内容を意識することです。主に以下の点を抑えておくと、ビジネスの場でも好印象を与えることができます。

1. 件名は簡潔でわかりやすく

メールの件名は、できるだけシンプルで発注に関するものであることが一目でわかるようにしましょう。例えば、「【注文書依頼】〇〇の発注について」といった形式です。

2. 感謝の気持ちを忘れない

取引に対する感謝の気持ちを示すことで、ビジネスのやりとりがスムーズに進みます。お見積りの回答に対するお礼や、取引に前向きな姿勢を表現しましょう。

3. 注文の内容を明確に

注文内容は誤解を招かないように、具体的に書くことが大切です。商品の名称、数量、納品希望日など、詳細な情報をしっかりと盛り込みましょう。

4. 添付ファイルの確認を促す

注文書が添付されていることを記載し、内容の確認を依頼します。加えて、ファイルに不具合があった場合の連絡先も添えると親切です。

次は、注文書メール本文に具体的に何を記載すべきかについて詳しく見ていきます。

注文書のメール本文に記載すべき要素

注文書をメールで送る際には、本文にいくつかの基本的な要素を記載することが求められます。これにより、相手に対してわかりやすく、スムーズな取引を行うための重要な情報を伝えることができます。では、具体的に何を本文に記載すべきかを見ていきましょう。

1. 発注内容の概要

まず最初に、注文書に関する概要を記載します。たとえば、「注文書を送付しましたので、ご確認をお願いします」という一文を入れることで、相手は内容を理解しやすくなります。

2. 注文内容の詳細

メール本文に簡潔に注文内容を記載しましょう。商品名、数量、納品希望日など、重要な情報を抜粋して書いておくと、相手が添付ファイルを開く前に概要を把握できます。これにより、確認ミスを防ぐ効果もあります。

3. 添付ファイルの説明

添付した注文書ファイルについても言及し、「注文書（PDF形式）を添付いたしました」と書くことで、添付ミスやファイル形式に関するトラブルを防ぐことができます。

4. 問い合わせ先

最後に、質問があった場合の連絡先を明記しておくと安心です。「何かご不明な点がありましたら、担当〇〇までご連絡ください」といった一文を添えておきましょう。

次は、実際に使える注文書送付のメール例文とその注意点を解説します。

注文書送付のメール例文：送付時の注意点とテンプレート

注文書をもらいたい｜メールの適切な表現

取引先に注文書をもらいたい場合、丁寧でわかりやすいメール表現を使うことが重要です。相手に失礼にならないよう、なおかつスムーズに対応してもらえるような文面を心がけましょう。

1. メールの件名はシンプルに

件名には「注文書送付のお願い」など、簡潔でわかりやすい表現を使用します。具体的な件名にすることで、受信者がすぐにメールの目的を理解できます。

2. 本文では依頼内容を明確に

本文の最初には、依頼の要点を簡潔に伝えます。たとえば「先日ご提示いただいたお見積り内容に基づき、正式に注文させていただきたく、注文書をご送付いただけますと幸いです」という形で、依頼の内容をはっきりさせましょう。

3. 期限がある場合は明記する

注文書が必要な期限がある場合は、必ず記載しておきましょう。「〇月〇日までにご送付いただけますと助かります」と、具体的な日付を示すことで、相手が対応しやすくなります。

4. 丁寧な締めの言葉を添える

最後に「ご不明点などございましたら、お気軽にご連絡ください。何卒よろしくお願いいたします」といった丁寧な締めの言葉を入れることで、メール全体の印象を良くします。

次は、注文書を受け取った際のお礼メールの書き方について紹介します。

注文書受領のお礼メールの書き方例

注文書を受け取った際に、適切なお礼メールを送ることはビジネスマナーの基本です。受領確認とともに感謝の気持ちを表し、次のステップに円滑に進めるようにしましょう。

1. 件名には「受領」と「お礼」を明確に

メールの件名には「注文書受領のお礼」といった具体的な表現を入れて、何についてのメールかひと目でわかるようにします。たとえば「注文書受領のお礼と今後の対応について」など、次の動きが見える件名がベストです。

2. 冒頭で感謝を伝える

本文の冒頭では、まず「このたびはご迅速に注文書をご送付いただき、誠にありがとうございました」と感謝の言葉を伝えます。迅速な対応への感謝を入れることで、相手に好印象を与えます。

3. 受領内容を確認する

感謝を伝えた後には、受領した内容を確認しましょう。「ご送付いただいた注文書を確認いたしました。注文内容に問題はございません」といった具合に、具体的に何を確認したかを明確に示します。

4. 次のステップを伝える

「現在、発送手配を進めておりますので、今しばらくお待ちください」と、今後の対応や見通しについて触れると、相手も安心して待てるはずです。

次に、発注書をメールのみで送る際の注意点について解説します。

発注書をメールのみで送る際の注意点

発注書をメールのみで送ることは、迅速かつコスト削減に役立ちますが、いくつか注意点があります。これらを押さえることで、ミスやトラブルを防ぎ、取引先との円滑なコミュニケーションが可能になります。

1. メール送付の事前確認

まず、取引先がメールでの受領を許可しているか確認することが大切です。特にFAXや郵送を中心に扱っている企業では、メールに気づかないことがあるため、事前に合意を得ましょう。

2. 件名をわかりやすくする

メール件名は、発注書が添付されていることが一目でわかるように設定します。「【発注書送付】○○の発注に関して」といった具体的で簡潔な表現にすると、見落とされにくくなります。

3. PDF形式に変換して送付

発注書はWordやExcelではなく、必ずPDF形式で送付します。PDF形式であれば、内容の改ざんを防ぎやすく、ファイル形式の互換性問題も起こりにくいです。PDF化がセキュリティ面での安心感を高めます。

4. 送信前のダブルチェック

送信前には、宛先、添付ファイルの内容、メール本文を慎重に確認することが重要です。特に誤送信やファイル添付ミスは、情報漏洩などの大きなリスクを招くため、複数人で確認することも有効です。

次は、注文書をPDFで送信する具体的な手順と注意点について見ていきます。

注文書をpdfでメール送信する手順と注意点

注文書をPDF形式でメール送信する際には、いくつか重要な手順と注意点を守ることが大切です。以下の手順に従って、確実に送信しましょう。

1. PDF形式に変換する

まず、注文書をWordやExcelで作成した場合、編集が可能な状態ではなく、PDFに変換しておきます。PDFにすることで、内容の改ざんリスクを減らし、受信側でフォーマットが崩れることも防げます。

2. ファイル名を明確にする

送付するPDFファイルには、誰が見ても内容がわかるようにファイル名を設定します。例えば、「注文書_2024_XX株式会社.pdf」のように、ファイル名に「注文書」と「発行日」「相手企業名」を含めると親切です。

3. メールの件名と本文を簡潔に書く

件名には必ず「【注文書】○○の発注書送付の件」など、注文書であることが一目でわかる表現を使いましょう。本文には、注文書を添付した旨、内容に問題がないか確認してもらう旨を明記します。

4. パスワード保護を検討

万が一に備えて、添付ファイルにパスワードをかけるのも一つの方法です。別のメールや電話でパスワードを伝えることで、セキュリティを強化できます。

次に、注文書の基本フォーマットについて具体的な例文を紹介していきます。これを参考に、誰でも簡単に注文書が作成できるようになりますよ。

注文書の例文｜基本フォーマット

注文書の作成はビジネスにおいて重要です。適切なフォーマットを使用することで、スムーズな取引を実現できます。以下は基本的な注文書のフォーマットですので、参考にしてください。

1. 注文書の基本構成

注文書には以下の要素が含まれているとわかりやすく、取引相手に信頼感を与えます。

• 件名：注文書
• 発注日：2024年〇月〇日
• 発注者情報：会社名、担当者名、住所、電話番号、メールアドレス
• 受注者情報：受注先会社名、担当者名、住所、電話番号、メールアドレス
• 商品情報：商品名、数量、単価、合計金額
• 納品希望日：2024年〇月〇日
• 納品先情報：納品場所の住所など
• 支払い条件：振込先や支払い方法の記載

2. 例文

この例文を使えば、基本の注文書を簡単に作成できます。次は注文書の送付状について効率化を図るためのテンプレートを紹介します。

注文書の送付状｜テンプレートで効率化

注文書を送付する際、同封する送付状はビジネスマナーの一環です。丁寧なやり取りを心がけるため、送付状を付けると相手に好印象を与えます。また、送付状があることで、相手が内容をすぐに確認できるメリットも。ここでは、テンプレートを活用して効率よく送付状を作成する方法を紹介します。

1. 注文書送付状の基本構成

送付状には、次の項目を含めましょう。

• 件名：注文書送付のご案内
• 挨拶：取引先への感謝の言葉や時候の挨拶
• 送付内容の詳細：送付した書類の名前と数量（例：注文書1通）
• 確認依頼：内容確認と手続きのお願い
• 連絡先：発注者の連絡先

2. 送付状テンプレート

このようなテンプレートを用いれば、手間をかけずにスムーズに送付状を作成できます。次は、具体的な注文書の内容例に進みましょう。

注文書送付のメール例文まとめ

ABOUT ME

chop

初めまして。人事課長CHOPのNOTEを編集している４０代のおじさんです。 本業は、中小企業で人事職をしています。 このブログを編集しているきっかけは、自社の従業員の相談にのるうちに、身近な人だけではなく、より多くの方達に発信してみたくなったことがきっかけです。 このブログを通して、間接的ではありますが、仕事で悩む方達の心が少し手でも軽くなると幸いです。 chopの経歴： 司法書士事務勤務→ITベンダー企業で総務職→現在は従業員1,500人規模の民間企業の人事労務課課長。専門は人事労務・求人管理