メールで大容量のファイルを送るとき、「2回に分けて送ります」と伝えるのに迷ったことはありませんか？
その場面での適切な表現が分からず、不安になったこともあるはずです。実際、ビジネスメールでは、相手にわかりやすく丁寧に伝えることが求められます。
この記事では「2回に分けて送ります」を使う場合のメール例文を使った具体的な方法や注意点を解説し、スムーズなメール送信をサポートします。
- 2回に分けてメールを送る際の書き方と注意点を理解できる
- ビジネスメールの2回目の書き出し方や例文を学べる
- フォローアップメールの使い方と適切な表現を把握できる
- メールを2回に分けて送る際の件名の付け方と具体例を理解できる
「2回に分けて送ります」メール例文を使った効果的な書き方
- 2回続けてメールするときの書き方と注意点
- ビジネスメールの2回目の書き出しのコツ
- メールを連続で送ることを何という？適切な用語と使い方
- メールを2回に分けて送ります｜英語表現
- 「容量が大きいため、2つに分けて送ります」と伝える方法
- メール 2通に分ける際の件名の付け方
2回続けてメールするときの書き方と注意点
メールを2回に分けて送る状況は、ファイル容量が大きい場合や、情報を追加したい時に発生します。この際、2回目のメールを送る際には、相手への配慮が重要です。まず、1回目のメールでは「2回に分けて送ります」と明確に伝えておくことが基本です。これにより、受信側が2通目のメールを待つ準備ができ、誤解を防ぎます。
件名の工夫でわかりやすさをアップ
件名には2回に分けて送っていることを示すため、「【1/2】」「【2/2】」などの表記を使うとわかりやすいです。例えば、「【1/2】お見積書のご送付」「【2/2】お見積書のご送付」という形で件名を統一することで、受信者が迷わずにメールの内容を把握できます。
本文での説明も重要
本文でも再度「2通目が届きます」と記載することで、受信者に安心感を与えます。例えば「ファイルが大きいため、2回に分けてお送りいたします。次のメールには残りのファイルを添付しております」という説明を付け加えると良いでしょう。
2通目も基本を守る
2回目のメールであっても、挨拶や署名など基本的なマナーを守り、形式を崩さないことが大切です。相手に敬意を払うことで、丁寧な印象を与えることができます。
次の「ビジネスメールの2回目の書き出しのコツ」では、具体的な書き出しの方法についてさらに詳しく説明します。
ビジネスメールの2回目の書き出しのコツ
2回目のビジネスメールを書く際は、最初のメールに対するフォローや補足として、相手にわかりやすく、かつ丁寧に伝えることが大切です。まず、最初に「先ほどのメールに続き」といった言葉で、1通目との関連をはっきり示しましょう。これにより、相手はどの件に対してのメールかをすぐに理解できます。
2回目の書き出し例
以下は具体的な書き出しの例です。
- 「先ほどお送りしたメールの件について、追加の資料をお送りします。」
- 「先ほどのご案内に補足がございますので、改めてメールをお送りいたします。」
このように、最初のメールの内容に続いていることを明示する表現を心がけると良いです。また、2回目のメールが届く理由も明記すると親切です。例えば「ファイルが大きいため、分割してお送りします」といった説明を添えることで、相手に安心感を与えます。
詳しくは「ビジネスメール2回目の書き出しマナー｜挨拶と名乗りで失敗しない方法」の記事で解説しています。
前のメールとの関連性を意識
前述の通り、2回目のメールは、1通目のフォローアップであることが多いため、関連性を示すことが重要です。「先ほどお送りしましたメールに関して」といった言葉を使い、スムーズなやりとりを心がけましょう。
次の「メールを連続で送ることを何という？」の見出しでは、用語について詳しく解説しますので、ぜひ続けてご覧ください。
メールを連続で送ることを何という？適切な用語と使い方
ビジネスの現場では、メールを連続で送る場面が少なくありません。特に、重要な情報を追加したり、ファイルを分割して送信したりする際に使われるのが「フォローアップメール」という表現です。この用語は、最初のメールに続いて送信されるメールを指し、何か補足や確認、修正を行う際に使います。
フォローアップメールの使い方
フォローアップメールは、1通目に何らかの不足や追加事項があった場合、相手に再度連絡する際に使います。以下のような場面で有効です。
- 重要な情報の追加送信：「先ほどのメールに加え、以下の資料をお送りいたします。」
- 不足していたファイルの送信：「お手数ですが、先ほどお送りしたメールにはファイルが添付されておりませんでしたので、こちらにて改めてお送りいたします。」
- 確認や返事がない場合の催促：「先日のメールについてご確認いただけましたでしょうか。」
注意点
ただし、フォローアップメールを頻繁に送ると、相手に迷惑がかかることもありますので、必ず1通目の内容をよく確認し、必要な場合にのみ送信しましょう。また、件名に「再送」「追記」などの表記を入れると、相手も認識しやすくなります。
次の見出し「メールを2回に分けて送ります｜英語表現」では、英語での適切な表現方法について詳しくご紹介します。
メールを2回に分けて送ります｜英語表現
ビジネスシーンでは、メールを2回に分けて送る必要がある場合、英語での適切な表現を使うことが重要です。このような状況では、相手にスムーズに伝えるために、丁寧で明確な表現を選びましょう。例えば、「I’m sending this email in two parts due to the file size.」や「I will send the remaining files in a separate email.」などがよく使われるフレーズです。
英語表現の例
- I’m sending this email in two parts due to the file size.（ファイルサイズのため、このメールを2回に分けて送ります）
- Please note that the remaining files will be sent in a separate email.（残りのファイルは別のメールで送信します）
- The attachments are too large, so I will send them in two separate emails.（添付ファイルが大きいため、2つのメールに分けて送ります）
これらの表現は、ビジネスメールで使っても問題なく、相手に対してわかりやすく伝わります。
注意点
メールを2回に分ける際には、1通目のメールで「後で続きがある」ことをしっかりと伝えることが大切です。また、件名には「Part 1 of 2」や「Part 2 of 2」など、わかりやすい表記をつけると親切です。
次の見出し「『容量が大きいため、2つに分けて送ります』と伝える方法」では、具体的な日本語での伝え方について説明します。
「容量が大きいため、2つに分けて送ります」と伝える方法
ビジネスシーンでは、ファイルの容量が大きすぎて1回のメールで送信できないことがよくあります。このような場合、相手にきちんと理由を説明し、2つに分けて送る旨を伝えることが大切です。具体的には、「ファイル容量が大きいため、2つに分けて送信させていただきます」といったシンプルな表現が効果的です。伝え方のポイントは、丁寧に説明しつつ、相手が混乱しないようにすることです。
具体的な表現例
- 「容量が大きいため、2つのメールに分けて送ります。ご確認ください。」
- 「お送りするデータの容量が大きいため、複数のメールでお届けいたします。」
- 「ファイルが大きいので、こちらのメールと次のメールに分けてお送りします。」
これらの表現は、分かりやすく相手に配慮が伝わるので、ビジネスの場でも問題なく使用できます。
注意点
容量を理由に2通以上に分けて送る場合、1通目のメールでその旨をしっかり伝え、2通目がすぐに届くことを予告しておきましょう。また、受信側が容量の大きいファイルに対応できる環境かどうかも、事前に確認しておくとトラブルを避けやすいです。
次は、「メール 2通に分ける際の件名の付け方」について具体的に解説していきますので、そちらもチェックしてみてください！
メール 2通に分ける際の件名の付け方
メールを2通に分けて送る場合、件名にも配慮が必要です。受信者がすぐに状況を理解できるように、件名で「分けて送っている」ことを明確に伝えることが大切です。ポイントは、件名にメールの順番を記載し、メールが複数あることを一目で把握できるようにすることです。
具体例：
- 「【資料送付1/2】〇〇のご案内」
- 「【添付ファイル 1/2】〇〇についてのご連絡」
- 「【分割送信 1/2】お見積書の送付」
このように、メールの件名に「1/2」「2/2」といった表記を入れることで、相手が何通のメールが来るかを事前に認識できます。これにより、受信側も確認漏れを防げるので安心感が生まれます。
注意点
件名には必ずファイルの内容を簡潔に記載し、「何のファイルを送っているのか」を明確に伝えることも重要です。また、件名を分けるときには、メールが複数にわかれていることを強調しすぎず、自然な流れで伝えるのがポイントです。
次は、「2回に分けて送ります」メール例文で使える応用例について見ていきましょう！
「2回に分けて送ります」メール例文で使える応用例
- 「添付ファイルにてお送りいたします」メールの例文と注意点
- URL添付のメール例文でスマートに伝える方法
- 「下記urlよりダウンロードしてください」メールの正しい書き方
- 添付ファイルのメール例文｜上司向けの礼儀を守った方法
- ビジネスメールでパスワードを別送する例文とマナー
- 容量が大きいので分けて送ります｜メールの適切な表現例
- 2回に分けて送りますのメール例文まとめ
「添付ファイルにてお送りいたします」メールの例文と注意点
ビジネスメールでファイルを送る際、「添付ファイルにてお送りいたします」というフレーズは非常に頻繁に使われます。しかし、相手にとって丁寧でわかりやすい表現である一方、正しい使い方を意識することが大切です。まず、具体的に何が添付されているのかをしっかり明記することで、相手がすぐに内容を把握できるようにするのが基本です。
例文：
「お世話になっております。先日のご依頼いただいた資料を添付ファイルにてお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。」
このように、添付しているファイルの内容を具体的に示し、どのタイミングで依頼されたものかを含めて説明することで、受信者の混乱を防ぎます。また、ファイルが複数ある場合には、ファイル名や内容も箇条書きで明記するのが理想です。
注意点：
- 添付忘れに注意：メールを送る際に、肝心の添付ファイルを忘れてしまうことが多いので、最後に必ず確認すること。
- 大きなファイルには注意：ファイルサイズが大きい場合、クラウドサービスやファイル転送サービスを利用する方が受信者に優しい対応です。
次は、「URL添付のメール例文でスマートに伝える方法」について解説します！
URL添付のメール例文でスマートに伝える方法
ビジネスシーンで、ファイルを直接添付する代わりにURLを送信することが増えています。ファイルが大きすぎてメールに添付できない場合や、セキュリティの観点からURLでの送信が推奨されることも多いです。しかし、URLを送信するだけでは受信者に不親切なので、適切な表現でスマートに伝えることが大切です。
例文：
「お世話になっております。先日ご依頼いただいた資料は、下記URLよりダウンロードいただけます。お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
[ダウンロードURL]」
この例文では、ファイルをダウンロードするためのアクションが必要なことを明確に伝えています。注意点として、相手がファイルをどのくらいの期間ダウンロード可能かも伝えておくと丁寧です。また、URLが長い場合は、短縮URLを使うと受信者にとって見やすくなります。
注意点：
- ダウンロード期限：ファイル転送サービスを使用する際は、期限を明記しましょう。
- セキュリティ対策：必要に応じて、URLのパスワードを別途送ることも検討してください。
さらに詳しく知りたい方は、「URL添付のメール例文集｜失敗しないための注意点とコツ」で解説しています。
次は、「下記URLよりダウンロードしてください」メールの正しい書き方について解説します。
「下記urlよりダウンロードしてください」メールの正しい書き方
ビジネスメールで「下記urlよりダウンロードしてください」と書く場面はよくありますが、その表現には注意が必要です。受信者に対する配慮や、ダウンロードに関連する詳細を丁寧に説明することが大切です。特に、URLだけを送ると冷たく感じられるので、前後に挨拶や説明を加えましょう。
例文：
「お世話になっております。先ほどお伝えした資料を、下記URLよりダウンロードいただけます。期限が〇月〇日までとなっておりますので、お手数ですがご確認ください。
[ダウンロードURL]
何か不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。」
注意点：
- 期限の明示：ダウンロードリンクには期限が設定されていることが多いため、忘れずに記載しましょう。
- URLが目立ちすぎない：URLは簡潔に書きつつ、本文の流れを崩さないようにします。URL短縮サービスを使うとすっきり見えます。
- 感謝や確認依頼を入れる：感謝や確認のお願いを加えることで、丁寧さが伝わります。
次は、「添付ファイルのメール例文｜上司向けの礼儀を守った方法」について解説します。
添付ファイルのメール例文｜上司向けの礼儀を守った方法
上司へのメールに添付ファイルを送る場合は、特に礼儀を重視し、丁寧さを意識することが大切です。無駄のない簡潔な文章でありながら、相手に敬意を示す表現を使うことが求められます。また、添付ミスを防ぐために、必ずファイルを確認してから送信しましょう。
例文：
「お疲れ様です、○○課の○○です。
本日ご依頼いただきました資料を添付ファイルにてお送りいたします。
お手数ではございますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
何かご不明点等ございましたら、お知らせくださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。」
注意点：
- 冒頭の挨拶：上司に対するメールは堅苦しくなりすぎず、適度な敬語を使用するのがポイントです。
- 簡潔でわかりやすい説明：ファイルの内容や意図を簡潔に伝えると、上司がすぐに理解しやすくなります。
- 感謝の言葉：感謝や配慮の言葉を加えることで、丁寧さが伝わり、好印象を与えます。
次は、「ビジネスメールでパスワードを別送する例文とマナー」について解説します。
ビジネスメールでパスワードを別送する例文とマナー
パスワード付きのファイルを送る場合、セキュリティの観点からパスワードは別メールで送るのが一般的です。これにより、万が一添付ファイルが不正アクセスされたとしても、ファイルの内容を守ることができます。ビジネスメールでパスワードを別送する際には、パスワードメールの書き方にも配慮しましょう。無駄を避け、相手に分かりやすく丁寧に伝えることが大切です。
例文：
「お世話になっております、○○課の○○です。
先ほどお送りしたファイルのパスワードをお知らせいたします。
パスワード：123456
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。」
マナーのポイント：
- 件名に「パスワードのご連絡」と明記：メールの目的が明確になるため、相手がすぐに理解できます。
- パスワードの記載はシンプルに：長々と書かず、伝えたいことを簡潔にまとめます。
- 感謝と配慮の言葉を添える：丁寧な言葉遣いで、相手に対する敬意を示します。
このような形式を守ることで、パスワード別送の際も相手に失礼のない対応ができます。
次は「容量が大きいので分けて送ります｜メールの適切な表現例」について詳しく説明していきます。
容量が大きいので分けて送ります｜メールの適切な表現例
ファイルの容量が大きく、1通のメールで送れない場合、ファイルを分けて送る必要があります。このような状況では、相手に丁寧に説明することが重要です。メールに「分けて送ります」と伝える際、分かりやすく、かつビジネスマナーを守った表現を使うと、相手に好印象を与えます。
例文：
「お世話になっております、○○課の○○です。
本日お送りするファイルですが、容量が大きいため、2回に分けてお送りします。
1通目には○○ファイル、2通目には△△ファイルをお送りいたします。
お手数ですが、各ファイルのご確認をお願いいたします。」
注意点：
- ファイルを分ける理由を明確に伝える：容量が大きいため、複数回に分ける必要があることを説明します。
- 具体的に何を送るかを伝える：どのファイルがどのメールに添付されているのかを明記すると、相手が確認しやすくなります。
- 謝辞や感謝の言葉を忘れずに：最後に「ご確認ください」と感謝の言葉を添えることで、丁寧な印象を与えます。
このような表現を使うと、相手に配慮しつつ、スムーズなやり取りが可能です。次は、他の適切なメール表現について解説します。
2回に分けて送りますのメール例文まとめ
- メールを2回に分けて送る理由を明確に説明すること
- 1回目のメールで「2回に分けて送ります」と伝える
- 件名に「【1/2】」「【2/2】」を使用する
- 本文で2通目が届くことを予告する
- 2回目のメールでも基本的なマナーを守る
- 「先ほどのメールに続き」と書き出す
- メールの内容が前のメールと関連していることを示す
- フォローアップメールとして扱う場合が多い
- フォローアップメールでは補足や確認を行う
- フォローアップメールは頻繁に送りすぎない
- 件名には「再送」「追記」を明記すると良い
- 英語表現では「in two parts」を使う
- 容量が大きいために分けて送る旨を伝える
- メール件名に「1/2」「2/2」などを入れる
- 分割送信時はファイルの内容も説明する
