報告書提出のメール例文と書き方｜社内外で使えるテンプレート集

報告書提出のメール例文｜社内外で使えるテンプレート集

メールで「提出します」と書く例文

ビジネスシーンで「提出します」と伝えるメールを書くとき、相手に分かりやすく、簡潔に伝えることがポイントです。特に提出物の内容や、確認が必要な場合は、メールの本文にその旨をしっかり記載することで、相手がスムーズに処理できるように配慮しましょう。

例文

ポイント

• 件名には「提出」というワードを明記し、受信者がすぐに確認できるようにします。
• 添付ファイルの名前も整理し、分かりやすく記載しましょう。
• 必要に応じて問い合わせ先や、確認してほしいポイントを明記すると丁寧です。

次に、報告をメールで伝える場合の具体例を見ていきましょう！

メールで「ご報告」と書く例文

ビジネスメールで「ご報告」というフレーズを使う際は、相手にとって重要な情報を簡潔に伝えつつ、丁寧な表現で書くことが重要です。「ご報告」は、進捗や結果を伝える際に使われることが多く、その内容に応じてメールの構成も工夫する必要があります。以下に、状況別の具体例を紹介します。

例文1: 業務の進捗報告

例文2: イベント終了後の報告

件名：【イベント終了のご報告】
本文：
〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

先日開催いたしました「〇〇イベント」につきまして、無事終了しましたことをご報告いたします。参加者は〇〇名、満足度調査では高評価を得られました。詳細な報告書は添付ファイルをご確認ください。

引き続き、今後のスケジュールについては改めてご連絡いたします。

次は「報告書提出のメール件名の書き方」をご紹介しますので、お見逃しなく！

報告書提出のメール件名の書き方

ビジネスメールにおいて件名は、メールの内容を一目で理解してもらうために極めて重要です。報告書を提出する際も、件名には必ず「報告書提出」であることを明示し、内容が分かるように具体的に書きましょう。件名を工夫することで、相手がスムーズにメールを確認し、対応しやすくなります。以下に、シンプルで効果的な件名の例をいくつか紹介します。

報告書提出メールの件名例

• 【〇〇プロジェクト】報告書提出のご連絡
• 〇〇報告書のご提出について
• 【ご確認】〇〇報告書の提出
• 〇〇報告書（2024年10月提出）のご案内
• 〇〇年度〇〇報告書の送付

件名に入れるべき要素

件名には以下の要素を含めると効果的です。

• 報告書のタイトル（例：〇〇プロジェクト、〇〇報告書）
• 提出の目的（例：ご提出、ご確認、送付）
• 日付や年度（例：2024年、10月提出）

これらの要素を意識して件名を作成することで、相手に迅速に内容を伝え、見落としを防げます。

次は「報告書の提出メール｜社内での書き方ポイント」について解説します。社内メール特有の注意点を知りたい方は必見です！

報告書の提出メール｜社内での書き方ポイント

社内で報告書を提出する際、メールの書き方には特に注意が必要です。社内メールは相手が上司や同僚であるため、堅すぎず、しかし丁寧さを失わないバランスが大切です。ここでは、社内メールで報告書を提出する際のポイントを詳しく解説します。

敬語を適切に使う

社内メールでも、上司や関係部署宛てには敬語を使うことが基本です。たとえば「ご査収ください」や「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」というフレーズを活用すると、丁寧な印象を与えます。

簡潔かつ要点を明確に

社内の忙しい業務の中、長文のメールは敬遠されがちです。内容を端的にまとめ、重要な点を先に伝えましょう。例えば、件名と本文の最初に「〇〇の報告書を送付いたします」と明記することで、相手がすぐに内容を把握できます。

確認依頼のフレーズ

報告書の確認や意見を求める場合は、「ご確認いただけますと幸いです」や「ご意見をいただければと思います」といった依頼の表現を使用しましょう。相手に何をしてほしいのかを具体的に伝えるのがコツです。

このようなポイントを押さえて、報告書の提出メールが円滑に進むよう工夫しましょう！次は、報告書をメールに添付する際の書き方と具体例についてご説明します。

報告書のメール添付｜書き方と例文

報告書をメールで添付して送る際には、正確さと配慮が重要です。ファイルの添付を忘れないことはもちろん、メール本文でしっかりと報告書の内容や目的を伝えることが求められます。ここでは、報告書を添付する際のメールの書き方と例文を紹介します。

添付ファイルの明記を忘れずに

メールの本文には、必ず「添付ファイルの内容」を明記しましょう。例えば、「〇〇の報告書を添付しております」と一言添えるだけで、受け手がファイルの存在を認識しやすくなります。

ファイル名はわかりやすく

ファイル名は、内容がひと目でわかるものにしましょう。たとえば「報告書.pdf」ではなく「2023年度営業報告書_〇〇部.pdf」のように、具体的な内容と日付を含めると受け手が後から探しやすくなります。

メール本文の例文

次は、上司向けに最適な書類提出メールの社内例文を解説します。ぜひ参考にしてみてください！

書類提出メールの社内例文｜上司向けに最適なフォーマット

上司に書類を提出するメールは、簡潔かつ丁寧であることが重要です。ビジネスメールとしての基本を押さえながら、要点をしっかり伝えることで、上司がすぐに内容を理解できる構成を心がけましょう。上司は多忙なことが多いため、無駄な言い回しを避け、簡潔であることが求められます。以下に、社内で使える書類提出メールの例文を紹介します。

書類提出メールの基本構成

• 件名：「〇〇書類の提出について」など、簡潔に書く
• 挨拶：「お疲れ様です」「お世話になっております」など、社内での一般的な挨拶を使用
• 提出理由：どの書類を提出するか、なぜ必要なのか簡潔に説明
• 書類の確認：確認が必要な場合は依頼を忘れずに
• 締めの挨拶：「ご確認をお願い致します」や「よろしくお願い致します」などで終える

書類提出メールの例文

次は、上司に送る際の注意点を詳しく解説します。特に添付ファイルを送る場合、意識すべきポイントがありますので、チェックしておきましょう。

添付ファイルのメール例文｜上司へ送る場合の注意点

上司に添付ファイル付きのメールを送る際は、ミスが許されないため、慎重さが求められます。以下のポイントを押さえて、スムーズなやり取りができるようにしましょう。

添付ファイルのメール送信時の注意点

1. ファイル名をわかりやすく：
   添付ファイルの名前は、内容が一目でわかるようにすることが重要です。例として「報告書_2023_10_プロジェクト名.pdf」など、日付やタイトルを入れると良いでしょう。これで、上司がファイルを探しやすくなります。
2. ファイルの形式に注意：
   PDFはフォーマット崩れを防ぐために推奨されますが、場合によってはExcelやWordなど、編集可能な形式を求められることもあります。事前に確認しましょう。
3. 容量に気をつける：
   ファイルサイズが大きい場合は、圧縮したりクラウドストレージのリンクを使用したりするのが適切です。特に3MB以上のファイルは、上司の受信ボックスを圧迫しないよう配慮しましょう。
4. メール本文で添付を明示する：
   「添付ファイルにてお送りいたします」という一文を忘れずに入れ、何を添付しているか説明します。相手が安心してファイルを開けるよう、丁寧に書くことが大切です。

例文

次は、ビジネスシーンで効率的に使える報告書提出メールの例文をご紹介します。上司向けとはまた違ったポイントを抑える必要がありますよ！

報告書提出のメール例文｜ビジネスシーンにおける効率的な使い方

資料送付のメール例文｜シンプルでわかりやすい書き方

資料送付のメールでは、相手が何を受け取ったのかをすぐに理解できるよう、簡潔かつ明瞭に書くことが大切です。ポイントは、件名に資料送付がわかるように記載し、本文では丁寧さを保ちながら内容を伝えることです。

資料送付メールの注意点

1. 件名で送付内容を明確にする
   件名には「資料送付」「〇〇資料の送付」といったフレーズを入れると、メールの内容が一目でわかります。
2. 本文は簡潔に要点を押さえる
   本文では、挨拶から始め、資料送付の目的や内容を簡潔に伝えましょう。長々と書かずに、相手が一読して理解できる文章を心がけます。

シンプルな資料送付メールの例文

このように、要件を明確にし、相手にとって理解しやすいメールを送ることが重要です。次に、学生や社会人どちらにも対応できる「課題提出のメール例文」を紹介します。場面に応じた書き方をマスターしましょう！

課題提出のメール例文｜学生・社会人のどちらでも使える例文

課題提出のメールは、学生も社会人もシンプルかつ丁寧に要点を抑えた書き方が重要です。内容がしっかりと伝わり、かつ、相手が確認しやすい形式にすることで、好印象を与えることができます。

課題提出メールのポイント

• 件名に明確な内容を記載
  提出する課題やレポートの件名を簡潔に記載します。例えば「〇〇レポート提出【〇〇大学〇〇学部〇〇】」や「プロジェクト課題提出のご連絡」といった表現が効果的です。
• 本文は短く、分かりやすく
  本文では、どの課題なのか、提出が遅れた場合は理由も簡潔に説明しましょう。特にビジネスメールでは、堅苦しくならずに礼儀正しさを保つのがポイントです。

課題提出のメール例文（学生向け）

課題提出のメール例文（社会人向け）

次は、社外向けに報告書を提出する際のメールマナーと例文を詳しく解説していきます！読者に役立つポイントもお見逃しなく。

報告書の提出メール｜社外向けの例文とマナー

社外向けに報告書を提出する際は、特に丁寧さとビジネスマナーが求められます。社外の取引先やクライアントに対して、ミスのない、信頼感のあるメールを送ることが大切です。以下のポイントを押さえて、しっかりとした報告書提出のメールを作成しましょう。

社外向けメールの基本マナー

• 件名は簡潔にわかりやすく
  「〇〇報告書のご送付」や「〇〇についてのご報告」のように、件名で内容がすぐに伝わるようにしましょう。
• 宛名は正式名称を使用
  相手の名前や会社名は正式なフルネームで記載します。誤字脱字には十分注意してください。
• 本文では、丁寧な敬語を使う
  「お世話になっております」「ご査収ください」など、適切なビジネス敬語を使用し、相手に敬意を表しましょう。

社外向け報告書提出メールの例文

次は、メールで書類を送る際の表現にフォーカスして解説していきます。相手に失礼のない言葉遣いとは？お見逃しなく！

メールで書類を送るときの言葉｜失礼にならない表現を解説

ビジネスシーンで書類をメールで送付する際、適切な言葉遣いを使うことで、相手に良い印象を与えることができます。特に書類を送る際には、敬意を込めた表現を意識しつつ、簡潔でわかりやすい文面を心がけましょう。

書類送付時に使える言葉

1. 「ご査収ください」
   相手に書類を確認してもらう際の定番表現です。「ご査収」は「よく確認し、受け取ってください」という意味を持ち、丁寧かつフォーマルな印象を与えます。特に、請求書や契約書といった重要な書類に使うことが多いです。
2. 「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」
   あまり堅苦しくない表現を使いたい場合、こちらが便利です。相手に何か確認してもらいたい書類を送る際に使うのが適しています。
3. 「添付ファイルにて送付いたします」
   書類をメールに添付する際は、ファイル形式や内容を明記し、「添付ファイルにて送付いたします」という表現を使います。メール本文に添付書類の概要を書いておくと、相手に親切です。
4. 「お手数ですが、よろしくお願いいたします」
   相手に何か作業を依頼する場合に使います。添付した書類に対してアクションをお願いする際に加えると、相手に負担をかける意識を示せます。

次は、効率的なメール作成を支援するための「報告メールのテンプレート」に焦点を当てます！効率を上げるコツをご紹介します。

報告メールのテンプレート｜効率的なメール作成のためのポイント

ビジネスシーンでの報告メールは、的確で簡潔にまとめることが求められます。報告内容がスムーズに相手に伝わるよう、定型化したテンプレートを使うことで、無駄を省きつつ丁寧さを保つことが可能です。以下は、効率的な報告メール作成のポイントです。

報告メール作成の基本構成

1. 件名
   件名は簡潔に、内容を明確に伝えます。例えば「○○の進捗報告」「○○の結果について」など、一目で報告内容がわかるタイトルにしましょう。
2. 宛先・敬称
   送る相手の立場に応じて敬称を適切に選びます。「部長 ○○様」など、相手の役職に合わせた表現を使いましょう。
3. 本文の構成
   本文は、要点を押さえてシンプルにまとめます。
   • 冒頭挨拶：「お世話になっております」などの基本挨拶で始めます。
   • 報告内容：「○○について、以下の通りご報告いたします」として、報告事項を箇条書きで整理します。
   • 締めの言葉：「引き続きよろしくお願いいたします」「何かご不明な点がございましたらご連絡ください」と締めくくりましょう。
4. 署名
   会社名や部署、名前、連絡先を忘れずに記載します。

効率よくメール作成を行うために、こうした基本構成を押さえたテンプレートをあらかじめ用意しておくと便利です。

次は、社外での報告書提出時の注意点と例文に焦点を当てます。ビジネスメールのマナーをさらに学びましょう。

報告書の提出メール｜社外での注意点と例文

社外への報告書提出メールは、内容の正確さや礼儀正しさが特に重要です。取引先や顧客に送る際には、相手の立場に配慮した書き方を心がけましょう。ここでは社外向けに注意すべきポイントと、例文を紹介します。

注意点

1. 件名を具体的に
   社外メールでは、件名から相手に内容が一目で伝わるようにします。「○○についての報告書送付」といった形で、何の資料かがすぐに分かるようにしましょう。
2. 丁寧な表現を使用
   社外メールは、社内メールよりもさらに丁寧な表現が求められます。「いつもお世話になっております」「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」などの敬語を用い、礼儀を意識した文章を心がけてください。
3. 添付ファイルに関する説明
   添付ファイルの形式や内容も明確に記載します。PDFファイルであれば「添付ファイルはPDF形式です」などと相手がファイルの確認や開封に困らないよう配慮しましょう。

例文

報告書提出のメール例文まとめ

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chop

初めまして。人事課長CHOPのNOTEを編集している４０代のおじさんです。 本業は、中小企業で人事職をしています。 このブログを編集しているきっかけは、自社の従業員の相談にのるうちに、身近な人だけではなく、より多くの方達に発信してみたくなったことがきっかけです。 このブログを通して、間接的ではありますが、仕事で悩む方達の心が少し手でも軽くなると幸いです。 chopの経歴： 司法書士事務勤務→ITベンダー企業で総務職→現在は従業員1,500人規模の民間企業の人事労務課課長。専門は人事労務・求人管理