ビジネスメール定型文【保存版】｜例文とNG表現まとめ

ビジネスメール、書き出しで迷っていませんか？例文を検索してはみたものの、「この場面で合ってる？」「初対面でも失礼じゃない？」と不安になること、ありますよね。定型文を使えば簡単…と思っても、相手やシーンによって調整が必要なケースは意外と多いものです。

「お客様へのメール例文」や「取引先メール例文」のように、誰宛かで使える表現は変わりますし、「ビジネスメールの書き出し文の例」をそのままコピペしても、宛名や文末でマナー違反になることも。さらにOutlookのメールテンプレート活用や、「連絡メール例文」「ビジネス文書文例」など、業務の中で必要なシーンは無数に広がっています。

本記事では、「ビジネスメール定型文」に関する悩みをすっきり整理！状況別・相手別・目的別に使える定型フレーズと、メールの書き方例文を豊富に紹介。マナーを押さえつつ、印象アップにつながる書き方を、NG例も交えてわかりやすく解説します。

ビジネスメール定型文の基本構成を知ることで第一印象の良い書き出しが整う
初回連絡・お詫び・催促など状況別に定型文を使い分けて相手の反応率を高める
間違いやすい敬語や失礼な表現を避けることで信頼を損なわない文面が実現できる
実用例文とNGパターンを把握して自分の定型文に応用する力を養える構成である

記事の目次

ビジネスメール定型文で失敗しない基本ガイド
応用で差がつくビジネスメール定型文の活用術

ビジネスメール定型文で失敗しない基本ガイド

The basic guide to using standard business email templates to avoid mistakes

ビジネスメール書き出し例文｜まず押さえる定番フレーズ
ビジネスメールの書き出し文の例【状況別サンプル】
メールの書き方例文で学ぶ基本フォーマット
定型文一覧｜シーン別に使い分けるコツ
ビジネスメールの定型表現まとめ【保存版】
ビジネスメールではダメな例｜NG表現10選

ビジネスメール書き出し例文｜まず押さえる定番フレーズ

書き出しは相手の心をつかむ“ファーストセンテンス”！　ここが雑だと本文を読む前に印象が沈んでしまいます。大前提は「あいさつ＋名乗り＋感謝」の三段セット。これに状況に合ったワンフレーズを足すと、どんなメールでも端正にスタートできます。

■よく使うあいさつ３選

いつもお世話になっております。（最頻出・社外用）
お疲れさまです。（社内／親しい取引先）
突然のご連絡失礼いたします。（初めての相手）

■名乗りは「会社＋部署＋氏名」

例：株式会社ABC 営業部の山田太郎です。　肩書を入れると権限も伝わりやすい。

■感謝フレーズの即戦力

ご多忙の中、ご対応いただき誠にありがとうございます。
先日は貴重なお時間をいただき、感謝申し上げます。
迅速なご返信を賜り、厚く御礼申し上げます。

【基本形】
いつもお世話になっております。株式会社ABC 営業部の山田太郎です。
先日はお打ち合わせの機会をいただき、誠にありがとうございました。

このテンプレをベースに状況語を差し替えれば、“書き出し難民”とは無縁です。

ビジネスメールの書き出し文の例【状況別サンプル】

場面が変われば言葉遣いも変化球が必要。ここでは「初めて」「久しぶり」「催促」「お詫び」の４シーンを徹底網羅します。

初めて連絡する相手

突然のご連絡失礼いたします。株式会社DEF 広報室の佐々木と申します。
貴社ホームページを拝見し、ぜひご相談したい件がありご連絡差し上げました。

久しぶりの連絡

ご無沙汰しております。その後いかがお過ごしでしょうか。株式会社XYZ サポート課の加藤です。
昨年10月に導入いただいたシステムのフォローアップでご連絡いたしました。

催促・リマインド

度々のご連絡失礼いたします。株式会社ABC 営業部の山田です。
4/25にお送りしたお見積りの件、ご確認状況はいかがでしょうか。

お詫び

この度は弊社手配の不備により多大なるご迷惑をお掛けし、心よりお詫び申し上げます。株式会社GHI ロジスティクスセンターの田村でございます。

語尾を変えるだけで丁寧さは激変。迷ったときは上記サンプルをベースに微調整すると時短になります。

メールの書き方例文で学ぶ基本フォーマット

ここでは件名から署名まで“王道レイアウト”を一気に確認！　１スライド方式で覚えると書きミスが激減します。

■基本フォーマット６ステップ

件名：【資料送付】4/30打合せ用プレゼン
宛名：株式会社JKL 開発部　佐藤様
書き出し：いつもお世話になっております。株式会社MNO 企画室の鈴木です。
本文：要点→詳細→行動依頼の順で段落分け
結び：何卒よろしくお願いいたします。
署名：社名・部署・氏名・連絡先

■完成イメージ

【資料送付】4/30打合せ用プレゼン

株式会社JKL 開発部　佐藤様
いつもお世話になっております。株式会社MNO 企画室の鈴木です。
先日のご依頼資料を添付いたしました。ご査収のほどお願いいたします。
ご不明点がございましたらお気軽にお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――
株式会社MNO
企画室　鈴木一郎
TEL:03-1234-5678　MAIL:ichiro.suzuki@mno.co.jp
――――――――――――――――――

文例を丸写しするのではなく、「6ステップに沿って肉付け」と覚えると応用無限大。なお添付ファイルは2MB以下が公的機関の推奨値（総務省）なので、容量超過時はオンラインストレージに切り替えましょう。

定型文一覧｜シーン別に使い分けるコツ

メール対応を“型”で覚えると、毎回ゼロから文章を組み立てる時間が大幅に削減できます。ここでは「挨拶・お礼」「依頼」「お詫び」「催促」「不在連絡」という登場頻度トップ５の場面をピックアップ。まずはシンプルなテンプレで骨格を固め、状況に合わせて語尾や日付を差し替えるだけで即戦力になります。

挨拶・お礼

件名：ご面談のお礼（4/30）
本文：
いつもお世話になっております。株式会社LMS 営業部の田中です。
本日はお忙しいところお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
頂いたご要望を踏まえ、来週中に改訂プランをお送りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

依頼

件名：企画書ご確認のお願い（5/10締切）
本文：
いつもお世話になっております。マーケティング部の斎藤です。
添付の企画書につきまして、ご意見を賜りたく存じます。
恐れ入りますが5/10（金）までに修正点をお知らせください。
よろしくお願いいたします。

お詫び

件名：注文品誤納に関するお詫び
本文：
この度は弊社手配の不備により、ご迷惑をお掛けし大変申し訳ございません。
至急正しい商品を発送し、本日17時までに到着予定です。
重ねてお詫び申し上げます。

催促

件名：お見積確認のお願い（再送）
本文：
度々のご連絡失礼いたします。経理課の吉田です。
4/25付でお送りしたお見積の件、ご確認状況はいかがでしょうか。
ご多忙中恐れ入りますが、本日中にご返答いただけますと幸いです。

不在連絡

件名：GW休業のお知らせ（5/3〜5/6）
本文：
いつもお世話になっております。総務部の三宅です。
弊社はゴールデンウィーク期間中、上記日程で休業いたします。
緊急のご用件は下記窓口までご連絡ください。
TEL：03-xxxx-xxxx（24時間受付）

テンプレをストックする際は Outlook の署名機能や Gmail のテンプレート機能に登録するとワンクリックで挿入できて便利です。

ビジネスメールの定型表現まとめ【保存版】

メール本文は「宛名→あいさつ→名乗り→主旨→詳細→結び→署名」の７段構成が王道。ここでは各パートで使える必携フレーズを一挙に掲載します。

宛名

株式会社〇〇営業部　山田様
〇〇株式会社御中（部署名不明の場合）

あいさつ

いつも大変お世話になっております。
突然のご連絡失礼いたします。

名乗り

株式会社△△ 技術部の佐々木です。
広報室の伊藤でございます。

主旨導入

早速ではございますが、下記の件につきましてご連絡申し上げます。
先日のご依頼の件で資料をお送りいたします。

結び

何卒ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点がございましたらお気軽にお知らせください。

―参考―
宛名：株式会社〇〇営業部　山田様
あいさつ：いつもお世話になっております。
名乗り：株式会社△△ 技術部の佐々木です。
主旨：先日の件につきまして、見積書をお送りいたします。
結び：何卒よろしくお願いいたします。

ビジネスメールではダメな例｜NG表現10選

最後に「うっかり使ってしまうと印象ダウン」な表現をチェックしましょう。置き換え例も併記するので、そのまま手元のメモに追加してください。

1．謎の敬語「ご苦労さまです」→ 目上には「お疲れさまです」
2．命令形「確認お願いします」→ 「ご確認ください」
3．スラング「了解です」→ 「承知いたしました」
4．感嘆符多用「！！！」→ 用件タグ【重要】に置換
5．社外での社内敬語「弊社の田中様」→ 「弊社田中」
6．二重敬語「ご覧になられましたか」→ 「ご覧になりましたか」
7．打消し２連発「〜できませんでしょうか」→ 「〜していただけますでしょうか」
8．曖昧日程「できるだけ早めに」→ 「5/9（木）17時までに」
9．略語「御社」メール本文開始行→ 初回は「貴社」
10．無題メール→ 件名に要件を30文字以内で明示

誤った敬語は相手の心証を損ねやすい点に要注意。

応用で差がつくビジネスメール定型文の活用術

How to use standard business email phrases to make a difference

取引先メール例文｜関係を深める5パターン
お客様へのメール例文で信頼を得るコツ
連絡メール例文｜報連相をスムーズにする書き方
ビジネス文書文例とメールの違いを押さえる
メールテンプレート｜outlook活用術で作業効率化
メールの定型文はどうやって作る？テンプレ活用とカスタム手順
ビジネスメール定型文を総括

取引先メール例文｜関係を深める5パターン

取引先との往復書簡は「礼節＋配慮＋次の行動提案」が三位一体。ここでは使用頻度が高い５シーンを示し、冒頭・主旨・結びの型を解説します。

①初回あいさつ―名刺代わりの自己紹介

件名：【新担当ごあいさつ】株式会社アルファ営業部山田
本文：
いつもお世話になっております。4月より御社を担当いたします山田太郎と申します。
今後の円滑な連携に向け、一度ご挨拶の機会を頂戴できれば幸いです。
何とぞよろしくお願いいたします。

②提案メール―課題に寄り添う一歩先の提案

件名：【ご提案】物流コスト10％削減の試算資料添付
本文：
貴社の出荷動向を拝見し、倉庫集約案を作成いたしました。
PDF2頁目に費用比較表を掲載しておりますのでご査収ください。
来週オンラインでご説明の場を設けられればと存じます。

③定例フォロー―進捗と次工程を明示

件名：【月次報告】4月度導入プロジェクト進行状況
本文：
下記のとおり各タスクが完了いたしました。
・仕様確定　4/10
・テスト環境構築　4/22
次回は5/8に操作研修を実施予定です。ご出席者名をご共有ください。

④謝意メール―小さな配慮が長期取引を育む

件名：先日のご来社へのお礼
本文：
お忙しい中弊社へお越しいただき、誠にありがとうございました。
ご提示いただいたご指摘は全て改善計画に反映いたします。
資料修正版を5/2までにお届けいたしますので今しばらくお待ちください。

⑤季節のごあいさつ―温度感を伝える一行

件名：暑中お見舞い申し上げます｜夏季休業のお知らせ
本文：
盛夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
弊社は8/11〜15を夏季休業といたします。緊急連絡先は下記窓口へお願いいたします。

取引先メールは「相手が動きやすい情報量」が最優先。件名タグ・期日・次アクションをセットで示すと信頼が増します。

お客様へのメール例文で信頼を得るコツ

消費者向けメールは専門用語を削ぎ落し、読み手の不安をゼロにする表現が要。ここでは３ステップで安心感を届ける技を紹介します。

ステップ1：状況説明を噛み砕く

製品名・型番・症状を冒頭に明示
原因不明なら「現在調査中」と率直に記載

ステップ2：解決策と所要時間を提示

修理の場合…「発送から返却まで５営業日」
交換の場合…「本日中に代替機を発送」

ステップ3：問い合わせ窓口を目立たせる

件名：【お詫び】モデルX 音声不具合について
本文：
この度は弊社製品に不具合が生じ、ご不便をおかけし大変申し訳ございません。
原因はマイク部品の接触不良で、無償交換にて対応いたします。
本日17時までにヤマト便にて代替機を発送し、回収キットを同梱いたしましたので、お手数ですが旧機を同梱返送ください。
お問い合わせ：0120-xxx-xxx（平日9:00-18:00）

なお、個人情報保護方針を示すと一層安心されます。参考：個人情報保護委員会。

連絡メール例文｜報連相をスムーズにする書き方

社内連絡はスピード命。タイトルで要旨を即伝え、本文を「事実→判断→行動要請」の順に並べると読む側の負荷が激減します。

■報告（Report）

件名：【報告】Webサーバー障害復旧完了（4/29 15:20）
本文：
障害発生：4/29 14:05　原因：メモリ不足
対処：増設およびApache再起動により復旧（15:20）
影響：最大75ユーザー／30分
再発防止：メモリ監視アラート閾値を60％→40％へ変更

■連絡（Inform）

件名：【連絡】5/8 全社停電テストに伴うVPN停止
本文：
下記時間帯、社内データセンタの電源切替試験を実施します。
5/8（水）22:00〜23:30　影響：VPN／ファイルサーバ
ご不便をお掛けしますが、ご理解賜りますようお願いいたします。

■相談（Consult）

件名：【相談】新パートナー契約書第5条の表現について
本文：
法務チェックでご指摘を受けました。
・現行：秘密保持期間「無制限」
・提案：契約終了後5年間
経営判断をいただきたく、5/2（木）16時までにご意見をお願いします。

ビジネス文書文例とメールの違いを押さえる

社外に送る案内状や依頼書は「紙＝正式」「メール＝速達」という立ち位置の差を理解すると書式ミスを防げます。両者は同じ日本語でもレイアウトや敬語レベルが大きく異なります。

紙文書の特徴―社印付きで法的裏付け

ビジネス文書（レター・契約書・稟議書など）は
①縦書き中心
②頭語「拝啓」結語「敬具」を用いる
③日付・宛名を右上に配置し、末尾に押印
といった厳格な様式が必須。これは企業間で共通の「判読性」「原本性」を担保するためです。商法第32条も帳簿保存を義務づけており、紙面が証拠能力を補強します。

メールの特徴―即応と検索性を最優先

一方メールは
・横書き30〜35文字折り返し
・頭語不要、あいさつ＋名乗りで開始
・署名に連絡先をまとめる
など簡潔さが命。紙で必須の押印や前文は割愛し、要件→期日→行動依頼をワン画面に収めると読み手が動きやすくなります。

両者を迷わないための目安

契約・請求・謝罪など証跡が問われる案件 ⇒ 紙＋PDF
打合せ日程・納期確認などリアルタイム連携 ⇒ メールのみ

【紙文書の冒頭例】
拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
弊社製品価格改定につきまして、下記のとおりご案内申し上げます。

紙とメールの役割を把握して使い分ければ、相手の信頼度も飛躍的に高まります。

メールテンプレート｜outlook活用術で作業効率化

Outlook を使うならテンプレ機能三種の神器を習得すると送信までの時間が半分以下に。ここでは「署名」「クイックパーツ」「クイックステップ」の具体的な設定手順を紹介します。

署名―挨拶文ごと登録

ファイル > オプション > メール > 署名で開き、下記テンプレを登録すると導入が一瞬です。

――――――――――――――――――
株式会社オメガ
営業部　高橋翔
TEL 03-xxxx-xxxx　Mail t.takahashi@omega.co.jp
――――――――――――――――――

クイックパーツ―本文テンプレの宝箱

定例の謝意や案内文を選択し、挿入 > クイックパーツ > 選択範囲をクイックパーツギャラリーへ保存で登録。呼び出しは「文頭3文字入力＋F3」だけ。

クイックステップ―複数操作を一発実行

「返信＋カテゴリ付与＋移動」をまとめて自動化できます。ホーム > クイックステップ > 新規作成でフローを作成し、ショートカットを割り当てればキーボードだけでメール整理が完了。

テンプレを更新したら社内共有フォルダにXMLを書き出しておくとメンバー全員が同期できます（詳細：Microsoft公式）。

メールの定型文はどうやって作る？テンプレ活用とカスタム手順

文章を雛形化すると「まちまち表現」問題が一掃されます。ここでは①抽出 ②可変化 ③共有の３段構築法を解説。

ステップ①　頻出パターンを洗い出す

送信フォルダで「お礼」「依頼」「見積」などキーワード検索
内容が近いメールを5通以上ピックアップ

ステップ②　固定部分と可変部分を分離

可変要素（社名・氏名・日付・金額）は［変数］タグで括ります。これによりテンプレからの置換漏れを防止。

いつもお世話になっております。［自社名］営業部の［担当者名］です。
先日ご依頼いただいた［案件名］の見積書を添付いたしました。
ご査収のうえ、［回答期限］までにご連絡いただけますと幸いです。

ステップ③　ストレージ共有で版ズレ防止

テンプレートファイルは SharePoint や Google ドライブに置き、バージョン履歴を有効化しておくと古い雛形の誤用を回避できます。

ツール別差し込み例

Outlook：クイックパーツ＋差し込みフィールドで自動入力
Gmail：テンプレート機能＋Chrome拡張「Gorgias」
社内チャット：スラッシュコマンドでスニペットを挿入

最後に置換漏れを防ぐチェックリストを併設すると、新人でも安心して運用できます。

ビジネスメール定型文を総括

書き出しは定型の三段構成で整える
あいさつ・名乗り・感謝が基本セット
状況別に言い回しを変えると印象良好
件名・宛名・署名まで構成は6ステップ
NG表現や敬語ミスを先に確認しておく
場面ごとにテンプレを事前に準備する
感謝は最初に伝えるよう意識する
お詫びは率直かつ丁寧な文面が最優先
催促は配慮ある語尾に調整して送る
Outlookのテンプレ機能を活用すべし
クイックパーツで文例を即挿入できる
署名機能に文頭文例も含めておく
紙文書との違いを理解し混同を避ける
定型文は可変要素を明確に分けて設計
マナーや敬語に配慮した表現に仕上げる

ビジネスメール定型文