ビジネスメールリマインドの基本と例文集【保存版】

取引先への予定確認、社内メンバーへの締切リマインド、返信が来ない相手への再送メール…。ビジネスメールリマインドに関する悩みは、シンプルそうでいて実は奥が深い問題ですよね。

「催促っぽくならず、やんわり伝えたい」「再送メールの件名は失礼じゃない？」「社内と社外でどう書き分ければいいの？」そんなふうに悩む方は少なくありません。リマインドメール例文を探しては迷い、結局手が止まってしまうこと、ありますよね。

しかも相手や場面によって、言葉選びも敬語のレベルも大きく変わってきます。ビジネスメール2回目の書き出しや、「リマインドさせていただきます」の丁寧な言い方など、ちょっとした表現の違いが印象を左右することも。

そこでこの記事では、ビジネスメールリマインドを自然かつ丁寧に伝えるための基本から応用までを一挙に解説。社内・社外向けの例文や、再送時の件名、やんわりしたリマインドの書き方まで、すぐに使える内容をたっぷりご紹介します！

【ビジネスメール】リマインドの基本マナーと正しい使い方

メールにおけるリマインドメールとは？｜意味と目的を明確に理解

まず、リマインドメールとは「忘れずにお願いします」「再度ご確認ください」といった、受信者に対して何らかの行動や確認を促すためのメールです。英語の “remind”＝「思い出させる」が語源で、ビジネスシーンではとても頻繁に使われます。

ビジネスメールにおいては、例えば「会議の出欠確認」「支払いの催促」「納期の再確認」など、相手に忘れてほしくない重要な情報を再度伝えるためにリマインドメールが送られます。

そもそもなぜリマインドメールが必要？

人間は、特に多忙なビジネスパーソンであればあるほど「忘れる」ものです。受け取ったメールを後回しにし、そのまま対応を忘れてしまうことも多々あります。そのため、事前にやんわりと通知しておくことが、トラブルや機会損失を未然に防ぐ手段になるのです。

リマインドメールの誤解と注意点

一方で、「催促」と混同されがちですが、リマインドメールはあくまで“お知らせ”の延長です。語気が強すぎると、受け手に不快感を与える可能性があります。相手との関係性を悪化させないためにも、敬語やクッション言葉を適切に使うことが必要です。

参考：法令外国語訳データベースシステム（日本法令の公式翻訳が掲載）

メールでリマインドのやり方｜タイミングと頻度のベストプラクティス

リマインドメールは、いつ・どのくらいの頻度で送るのが最適か？これは内容や相手との関係性によって大きく異なります。

おすすめのタイミング

• 会議の前日または当日の午前中
• 支払期日の3～5日前
• 納期の1週間前と前日

このように、受け手が準備できる時間を残しつつ、忘れていそうな“ちょうどの頃合い”で送るのが理想です。

リマインドの頻度はどうする？

原則として、1つの案件につき2回までが妥当です。1回目は事前の予告、2回目は直前の確認。あまりしつこくすると逆効果です。

やり方のポイント

リマインドのやり方としては、件名に「再送」「ご確認」などの目を引く言葉を含め、本文は簡潔にまとめましょう。以下に例文をご紹介します。

「リマインドさせていただきます」の丁寧な言い方｜代替表現まとめ

「リマインドさせていただきます」という表現、なんだか少し上から目線に聞こえる…と感じたことはありませんか？受け手によっては「催促されている」と不快に思う場合もあります。

おすすめの丁寧な表現一覧

以下のような表現を使うと、やわらかく丁寧に伝えることができます。

• 「念のためご連絡いたしました」
• 「ご確認のほどお願いいたします」
• 「お手数ですが、再度ご確認くださいませ」
• 「前回のご案内の件、念のためご共有いたします」

これらはどれも、相手を責めることなく、「やさしく思い出させる」印象を与える表現です。

NG例もチェック！

一方で、次のような表現はビジネス文書として不適切な場合があります。

• 「忘れてませんか？」
• 「催促の件です」
• 「確認してください」

これらは命令口調または不躾に受け取られる可能性があるため、避けましょう。

このように、「リマインド」という単語を使わずに表現することも大切な気配りの一つです。

メールの件名に「リマインド」は失礼？｜印象を左右する言葉選び

ビジネスメールの件名に「リマインド」という単語を入れてもよいのか、気になったことはありませんか？この表現、英語圏では自然ですが、日本のビジネスシーンでは「少しストレートすぎる」と感じられる可能性もあります。

「リマインド」は本当に失礼なのか？

結論から言えば、「リマインド」という言葉自体が失礼というわけではありません。ただし、相手との関係性や文化的背景によって受け取り方が変わるため注意が必要です。特に年上の上司や取引先など、礼儀を重んじる関係においては、ややきつく感じられることも。

代わりに使える表現例

以下のような表現を件名に使うことで、より柔らかく、丁寧な印象を与えることができます。

• 「ご確認のお願い」
• 「念のためのご連絡」
• 「再送のご案内」
• 「ご案内の再送」

件名が与える印象はメールの成否を分ける

メールの件名は、いわばドアをノックするような行為。無礼なノックは相手に不快感を与えかねません。相手に読んでもらいたい、行動してほしいと願うなら、まず「読む気にさせる件名」に仕上げることが肝心です。

リマインドメールの件名【ビジネス編】｜開封率を高めるコツ

件名で9割が決まる！と言っても過言ではないのがビジネスメールの世界。特にリマインドメールの場合、件名次第で開封されるかどうかが大きく変わります。

開封されやすい件名の特徴

開封率を高めたいなら、以下の3つのポイントを押さえましょう。

1. 具体的な内容を含める：「〇月〇日 会議のご案内」など
2. 相手の行動を示唆する：「ご返信のお願い」「出欠確認のお願い」
3. 穏やかな表現を使う：「念のため」「再確認のため」など

NGな件名の例

逆に、以下のような件名は避けましょう。

• 「リマインド」単体で終わっている
• 「至急確認願います」など、圧迫感のある言葉
• 内容がわかりにくい漠然とした表現（例：「お願いです」）

件名に日付を入れると伝わりやすい

「5月10日会議の件｜再確認のお願い」のように日時を含めると一目で重要度がわかります。受信者に余計なストレスを与えず、内容が即座に伝わるのがポイントです。

参考：総務省｜ICT政策

ビジネスメール2回目の書き出し｜失礼にならない導入文とは

一度送ったメールに返事がない…。そんなとき、2回目のメールを送るのはちょっと気が引けますよね。でもご安心を。礼儀をわきまえた書き出しを使えば、失礼にはなりません。

避けたいNGな書き出し

まず、ありがちなNG例をご紹介します。

• 「前にも送ったんですが…」
• 「まだ返信がないようなので」
• 「早くご対応ください」

これらは相手を責めている印象を与えやすく、関係性を損なうリスクがあります。

印象の良い書き出し例

次に、好印象な導入文をいくつかご紹介します。

• 「先日はご多忙のところ、ありがとうございました。」
• 「念のため、再度ご案内差し上げます。」
• 「ご確認いただけていない場合に備え、再送いたします。」

メールの文脈を丁寧に補うのがカギ

2回目のメールでは、最初に「丁寧なお詫びや配慮の言葉」を加えることで、圧迫感を避けられます。また、最初のメールを見落とした可能性に配慮した書き出しにすると、好印象です。

【ビジネスメール】リマインドの例文集【社内・社外・場面別】

リマインドメール例文【社内】｜上司・同僚にやんわり伝えるコツ

社内でのリマインドメール、悩ましいですよね。上司には敬意を払いながら、同僚には柔らかく。それでいて催促感を出しすぎないことが重要です。

社内メールでは「気遣い」と「明確さ」がポイント

まず、社内向けのメールでは「一緒に働く関係性」を意識しましょう。指摘ではなく、確認の延長として伝えると、圧が少なくなります。また、業務の進行に関わる重要な内容であれば、優先度が高いことを示す配慮も忘れずに。

上司へのリマインドは敬語と遠慮を重ねる

上司には、「あくまで確認」として表現するのがコツ。例えば、「ご確認いただけていないようでしたので念のため」といった表現が適しています。相手の手間を想像した表現を加えると、より好印象です。

同僚へのリマインドは協力を仰ぐトーンで

同僚にはフレンドリーさを残しつつも、だらしなくならないトーンで書くのがポイント。「念のため再送します！よろしくお願いします！」といった明るさも有効です。

リマインドメール例文【社外】｜取引先や顧客への丁寧な表現集

社外へのリマインドメールでは、とにかく丁寧さと配慮が不可欠です。相手は顧客や取引先という立場。失礼がないようにしながらも、伝えるべきことはきちんと伝えなければなりません。

社外向けリマインドの基本構成

以下の流れで構成すると、読みやすく丁寧な印象を与えることができます。

1. お礼の挨拶（例：「先日はご対応いただき、ありがとうございました」）
2. 連絡の趣旨（例：「先日ご案内いたしました件につきまして…」）
3. 催促ではなく、確認やご案内のトーン（例：「念のため再送させていただきます」）
4. 結びの挨拶（例：「ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」）

件名も控えめに、かつ明確に

「再送のご案内」「ご確認のお願い」といった表現は、柔らかく丁寧で、かつ内容が明確であるため開封されやすくなります。

参考：経済産業省｜ビジネスマナー情報

リマインドメールでやんわり伝える方法｜角の立たないフレーズ例

リマインドメールで一番気を使うのが「どうやってやんわり伝えるか」ではないでしょうか？特に相手が目上だったり、大切な取引先だったりすると、表現ひとつで印象が大きく変わります。

直接的な表現は避けるのが鉄則

「返信がまだです」「対応が遅れています」などのストレートな表現は、受け手に不快感を与えるおそれがあります。相手の立場を思いやる言葉選びが重要です。

やんわりフレーズ例を紹介！

• 「念のため再送させていただきます」
• 「ご確認いただけていない可能性があり、失礼ながらご連絡差し上げました」
• 「お忙しい中恐縮ですが、再度ご案内申し上げます」

これらのフレーズは、催促感を和らげつつ、内容をしっかり伝えるバランスが絶妙です。

時にはユーモアや絵文字も？

社内メールや親しい関係性の中では、やや柔らかいトーンも有効です。たとえば「念のため再送です🙏」のように軽く添えることで、圧を減らす工夫もアリ。

リマインドメール件名【再送時】｜再通知メールの正しいタイトル

再送メールの件名、どうしていますか？ただ「再送」と入れるだけでは、受け取る側に「またか…」というマイナスの印象を与えてしまうこともあります。そこで重要なのが、件名で相手の関心を惹きつけつつ、要件を簡潔に伝える工夫です。

再送メールにふさわしい件名の基本

件名は短く、わかりやすく、かつ柔らかい印象を持たせることがポイントです。以下のような形式がベーシックな構成です。

• 【再送】資料のご確認について
• 再確認のお願い｜〇〇に関するご連絡
• 念のためのご連絡｜〇〇のご対応について

「再送」という言葉を使う際は、あえて【】で囲んだり、「念のため」などの表現を添えることで、催促感を抑えることができます。

NGな件名の例

逆に避けたいのは、以下のような件名です。

• 「返信ください」…圧が強すぎます
• 「再送」だけ…内容がわからず不親切
• 「未読のようなので」…相手に責任を押し付ける印象に

件名の書き方で信頼感が変わる

再送だからこそ、丁寧で誠意の伝わる表現が求められます。相手の状況を思いやった一文を加えるだけで、返信率が上がることも少なくありません。

リマインドメール【ビジネス例文】｜シーン別にすぐ使える定型文

ビジネスの現場では、リマインドメールを送るタイミングがさまざま。目的ごとに文面を使い分けることで、相手に伝わりやすくなります。ここでは、「社内向け」「取引先向け」「顧客対応」の3シーンに分けて定型文をご紹介します。

社内向けのリマインド

同じチーム内、または他部署への連絡では、柔らかくも要点を明確にすることが大切です。

取引先向けのリマインド

外部に送る際は、礼儀正しさを最優先に。信頼関係を損なわない言い回しが重要です。

顧客へのリマインド

カスタマーサポートなどでの使用時は、やわらかく誠実なトーンで信頼感を高めましょう。

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【保存版】リマインドメール例文まとめ10選｜すぐ使える文例集

ここでは、さまざまなビジネスシーンですぐに使えるリマインドメールの文例を10個厳選してご紹介します。すぐにコピペできる実用的な内容ばかりなので、いざというときに役立ててください。

1. 1. 【社内向け】業務報告のリマインド

1. 1. 【社内向け】会議出欠の確認

1. 1. 【社外向け】納期確認

1. 1. 【社外向け】支払依頼

1. 1. 【顧客向け】登録情報の更新

1. 1. 【顧客向け】サービス満了前の通知

1. 1. 【上司向け】承認依頼

1. 1. 【取引先】見積書の提出催促

1. 1. 【部署間】共有事項の確認

1. 1. 【人事関連】評価シートの提出

参考リンク：東京都警視庁｜ビジネスマナー啓発

ビジネスメールリマインドのNG例｜やってはいけない言い回しとは

ビジネスメールでリマインドを送る際、「丁寧に伝えているつもりが、相手には強く感じられてしまう」こと、意外と多いんです。特に気をつけたいのが、語調が強すぎる・圧がある・相手を責めるような表現です。ここでは、避けるべき表現を具体的に紹介しながら、何がどう問題なのかを解説します。

NG①：命令形や断定口調

例えば「すぐにご対応ください」や「必ず本日中に提出してください」など、命令口調や断定的な書き方は、社内でも社外でも高圧的に映りやすく、相手に不快感を与えることがあります。リマインドの主旨は“催促”ですが、そこに“強制力”を含めてしまうと関係性が悪化しかねません。

NG②：相手の落ち度を指摘する文言

「前回お伝えしたはずですが」「ご対応いただけていないようです」などの文言は、事実であっても相手の非を暗に責めていると捉えられる可能性が大。特にメールは声のトーンが伝わらない分、文字情報だけで判断されてしまうため、トラブルのもとになります。

NG③：あいまいな催促

「できれば早めにお願いします」や「ご確認いただけると助かります」など、催促したいのかどうかが曖昧な表現も実はNGです。やさしい印象にしたいあまり、要件が伝わらないこともあるので、具体的な希望日や行動を明示する工夫を忘れないようにしましょう。

NG④：件名に失礼なワード

件名に「未対応のようなので」や「返信なし」など、受け手を責めるような文言は避けるのが無難です。件名はメール全体の第一印象を決める重要な要素なので、敬意と配慮がにじむ文言を意識することが大切です。

NG表現と改善例

それでは実際のNG表現と、それをどう言い換えればよいかをご紹介します。

リマインドメールは“相手に配慮しながら促す”という高度なバランス感覚が求められるコミュニケーション手段。だからこそ、細部の表現にまで心を配ることが求められます。

参考：労働政策研究・研修機構｜職場のコミュニケーションに関する調査

ビジネスメールのリマインドを総括