ビジネスメールの「不在」｜例文と失礼回避マナー【保存版】

ビジネスの現場で「不在」となる場面、意外と多くありませんか？突然の出張や急な私用で、不在となりますメールを送らなければならない瞬間、正しい書き方に迷う方は少なくありません。不在事前連絡メールや、ビジネスメール不在お詫びの表現に不安を抱えるのも、ごく自然なことです。

ただ、不在メールは相手や場面によって文面を変える必要があり、社外向けや社内向け、さらに終日不在となりますメールなど、パターンもさまざまです。明日は不在メールのタイミングも大事な要素となります。

この記事では、ビジネスメール不在に関するマナーと、すぐ使える例文集をたっぷりご紹介します。不在通知メール例文社内、長期不在メール例文、不在連絡メールの例文、不在のお知らせの例文、不在の旨を伝えるときの表現まで、幅広く網羅していますので、ぜひ最後までご活用ください！

ビジネスメール不在時に押さえるべき基本マナー

不在となります｜メールの基本ルールとは

ビジネスシーンでは「不在となります」という連絡を適切に行うことが、相手への思いやりに直結します！ここでは、その基本ルールについて詳しくお伝えしていきますね！

不在連絡のタイミングはいつがベスト？

まず、不在の連絡は「事前」が鉄則です！可能であれば、予定が確定した時点で速やかに伝えましょう。当日ギリギリや、相手からの連絡後では印象ダウンに直結してしまいます。

メール文面で気をつけるべきポイント

文面のポイントは以下の3つ！

• 不在期間を明確に記載すること
• 対応できないことを丁寧に説明すること
• 代替対応策（担当者の紹介など）があれば必ず記載すること

このような配慮を欠かさないことが、社会人としての信頼度を左右します。

具体例｜不在メールの基本パターン

メール送信先にも配慮を

ここで忘れがちなのが、「関係者全員に漏れなく送る」こと！一部にしか連絡していないと、後から大きなトラブルになりかねません。 特に社外取引先には慎重にリストアップして送りましょう。

不在の事前連絡メールの書き方とポイント

「不在になるけど、どうやって連絡したらいいんだろう…？」そんなあなたに向けて、不在事前連絡メールの書き方と押さえるべきポイントを、わかりやすくお伝えしていきます！

まず結論！事前連絡は「簡潔＋丁寧」が命

事前連絡のメールは、長文にしすぎないことが最大のコツ。相手がパッと内容を把握できるよう、端的かつ礼儀正しい文章を心がけましょう。

書くべき5大要素とは？

• 不在となる期間
• 不在理由（簡単に）
• 急ぎの連絡先や代理担当者
• 返信対応が遅れる旨の断り
• お詫びと感謝の言葉

これらをバランスよく含めることが大切です！

具体例｜事前連絡メールテンプレート

公的機関からの参考リンク

もし社内規定がある場合は、それに従うことも重要です。一般的なビジネスマナーについては、たとえば経済産業省公式サイトなども参考にできます！

ビジネスメール不在お詫びメッセージの作り方

不在を伝えるだけじゃ足りない！ビジネスメールでは、「お詫び」もセットで伝えるのがマナーです。このセクションでは、心がこもった不在お詫びメッセージの作り方をご紹介します！

お詫びメッセージに絶対必要な3ポイント

• 迷惑をかけることへの謝罪
• 誠意を込めた表現
• 迅速な対応意思の表明

この3つが入っていないと、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

お詫びのフレーズ例まとめ

お詫びの表現に迷ったら、以下のフレーズを参考にしましょう！

• 「ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません」
• 「ご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます」
• 「迅速な対応ができず、申し訳ございません」

やや固い言い回しが好まれますが、状況に応じて少しやわらかい表現に変えても問題ありません！

具体例｜不在お詫びメッセージ例文

メールのトーンにも注意を！

カジュアルになりすぎたり、逆に堅すぎたりすると違和感を持たれます。相手との関係性を踏まえて、適切なトーンを意識しましょう！

【ビジネス】不在メール社外向け｜押さえるべき注意点

ビジネスメールで社外に「不在」を伝える際、絶対に押さえておきたい注意点がいくつかあります。うっかりミスが信用問題に発展することもあるので、細部までしっかり確認していきましょう！

社外メールでは社内以上に「正確さ」と「丁寧さ」が必須

まず押さえるべきは、正確な情報を丁寧に伝えること。社内向けよりもフォーマル度を一段上げて、不快感を与えないよう最大限注意しましょう。具体的には、次の3点が重要です。

• 不在期間・復帰予定日を明確に記載する
• 連絡が取れない旨をきちんと説明する
• 代替の連絡先があれば必ず紹介する

これらを曖昧にすると、「連絡がつかない！」と相手に不安や不満を抱かせてしまいます。

文面のトーンにも要注意

社外向けの場合、やや堅めかつ礼儀正しい表現を意識しましょう。「取り急ぎご連絡まで」といったカジュアルな締め方は避けた方が無難です。

具体例｜社外向け不在メール例文

参考｜ビジネスマナーガイド

より詳しいビジネスマナーについては、厚生労働省の公式サイトなども参考になりますよ！

明日は不在メールの適切な送信タイミングとは

「明日、不在になるから…」とメールを準備する際、送るタイミングって意外と迷いますよね？ここでは、社会人として押さえておきたい「ベストな送信タイミング」について、しっかり解説していきます！

結論！「前日午前中」までに送信が理想

まず大原則として、不在のメール連絡は前日午前中までに送るのが最適です。なぜなら、相手もスケジュール調整や代替手配が必要になるため、できるだけ早い段階で把握してもらうことが大切だからです。

送信タイミング別｜メリット・デメリット比較

• 【2〜3日前に送信】→ 余裕がありベターだが、相手が忘れてしまう可能性あり
• 【前日午前中に送信】→ 相手が確実に把握できるベストタイミング！
• 【当日に送信】→ 急な印象を与え、相手に不快感を与えるリスク大

つまり、早すぎず遅すぎず、「前日午前中」がベストバランスというわけですね！

具体例｜「明日不在メール」テンプレート

まとめ｜タイミングに気を配るだけで印象アップ！

こうしてきちんとタイミングを意識するだけで、相手からの信頼度がグンと上がります！ぜひ意識してみてくださいね。

終日不在となりますメール｜日程を明確に伝える方法

「終日不在となります」という表現、ビジネスメールではよく使いますが、ただ伝えるだけではダメ！きちんと日程を明確に伝えないと、トラブルの原因になりかねません。

終日不在の正しい伝え方とは？

「終日」とは、午前も午後も、つまり丸一日不在であることを意味します。ただ、「○月○日 終日不在」とだけ書くのでは不十分です。 相手が「いつからいつまで」「何日間不在か」を明確にイメージできるように、以下をセットで記載しましょう！

• 不在日と曜日
• 復帰予定日
• 不在理由（可能な範囲で）

具体例｜終日不在メールテンプレート

ここに注意！不在の範囲をはっきりさせよう

「午前中はいます」などの例外がある場合は、必ず明記しましょう。終日不在と誤認させた結果、相手に無駄な待機をさせてしまうリスクがあります！

ビジネスメール不在連絡に使える例文集【保存版】

不在通知メール例文【社内向け】｜上司・同僚への連絡例

社内向けの不在通知メールは、相手に迷惑をかけないための最低限のマナーです！特に上司や同僚に対しては、報告・連絡・相談の「ホウレンソウ」を意識して、簡潔かつ丁寧な文章を心がけましょう。

不在通知メールを送るタイミングとは？

不在が確定したらできるだけ早めに連絡を！理想は、不在の1週間前から前日までには通知することです。

社内向け不在通知メールのポイント

• 件名は「不在のお知らせ」などシンプルに
• 不在期間と理由を明確に記載
• 代理対応者がいる場合は必ず記載
• 必要に応じて連絡可能な方法（メール、チャットなど）を添える

実際に使える例文

長期不在メール例文｜休暇・出張時に使える文例

長期の不在時には、特別な配慮が必要です！単なる不在ではなく、相手に与える影響を最小限にする工夫が求められます。

長期不在メールの重要性とは

出張や休暇で1週間以上不在にする場合、事前に通知しないと取引先や社内に大きな混乱を招きかねません。トラブル回避のためにも、的確な連絡を心がけましょう。

押さえておくべきポイント

• 不在期間を正確に書く（曖昧にしない）
• 復帰予定日も明記する
• 緊急連絡先を必ず記載する

使いやすい長期不在メール例文

不在のビジネスメール例文まとめ｜すぐ使える定型文

ビジネスの現場では、不在メールを送る場面が意外と多いものです。そこで今回はすぐに使える定型文をまとめてご紹介します！状況に合わせて、さっとコピペできる形にしています。

基本の不在メール定型文

長期休暇用の不在メール定型文

緊急時対応ありバージョンの例文

不在連絡メールの例文｜カジュアル・フォーマル別

不在連絡メールは、相手や状況に応じてカジュアルにもフォーマルにも書き分ける必要があります。ビジネスシーンではTPO（Time, Place, Occasion）をわきまえた対応が欠かせません！

カジュアルな不在連絡メールの特徴

カジュアルな文面は、主に社内の親しい同僚や部署内メンバー向けに使われます。砕けすぎない程度に、リラックスしたトーンがポイントです。

フォーマルな不在連絡メールの特徴

一方で、上司や取引先などに送る場合は、より丁寧で端的な文面を心がけましょう。敬語表現を正確に使い、失礼がないよう注意することが重要です。

カジュアル向け例文

フォーマル向け例文

不在のお知らせ例文｜社外向け・社内向けパターン

不在のお知らせは、送る相手が社外か社内かによって、文面を変える必要があります。誤ったトーンで送信してしまうと、印象を悪くしてしまうので注意が必要です。

社外向け不在メールのポイント

社外向けはより正式かつ丁寧な表現が求められます。また、代理人の連絡先や対応方法を必ず明記するようにしましょう。

社内向け不在メールのポイント

社内向けでは、上司・同僚間で共有されることが多いので、要点を押さえて簡潔にまとめるのがコツです。

社外向け例文

社内向け例文

不在の旨を伝えるときに使える便利な表現集

不在の旨を伝えるとき、毎回同じ表現だと単調になりがちですよね。そこでここでは、ビジネスメールでよく使える便利な言い回しを厳選してご紹介します！

基本表現

• 「〇月〇日は終日不在となります。」
• 「私用により不在にしております。」
• 「出張のため、〇日間不在となります。」

やわらかい表現

• 「ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」
• 「ご不便をおかけいたしますが、ご理解のほどお願い申し上げます。」

緊急時のフォロー表現

• 「お急ぎの場合は、〇〇までご連絡ください。」
• 「対応が必要な場合は、代理の〇〇が対応いたします。」

例文まとめ

ビジネスメールの不在を総括