クレームのメール例文【保存版】｜正しく伝える書き方と敬語表現

クレームのメール、どう書けば相手に伝わるのか迷っていませんか？言いたいことはあるけれど、強く言いすぎて角が立つのは避けたい…。そんな不安や戸惑いから、「クレーム メール 例文」で検索される方が増えています。

それもそのはず。個人でのクレームメールの書き方はもちろん、ビジネスの場では敬語やマナーにも気を配らなくてはいけません。接客態度への不満、商品の不具合、返信への返礼まで、場面ごとに表現の工夫が求められます。

本記事では、クレームの丁寧な言い方や、メールの挨拶文、締めくくりの書き方までを網羅。実用性の高い例文とともに、冷静に、かつ相手にしっかり伝えるための構成と文面づくりを徹底解説します。どんなシーンでも使える文章が見つかるはずです。

クレームのメール例文の基本と書き方ポイント

クレームメールの書き方【個人の場合】｜感情を抑えて冷静に伝えるには

個人でクレームメールを書く場面は、ネット通販での商品の不備や、公共サービスへの不満など、日常的に発生します。ただし、怒りに任せた表現は逆効果になりがち。ここでは、感情的にならず、しっかりと伝える方法をご紹介します。

相手が受け取りやすい「冷静な文面」が大前提

個人で送る場合は、「クレーマー」と思われないよう注意が必要です。冷静かつ具体的に状況を伝えることが第一。自分の気持ちを優先するあまり、主観的な表現や強い語調になると、相手側の対応が後回しになる可能性も。

構成は「結論→理由→希望」で整理する

文章の順序を整えるだけで、伝わりやすさが格段に上がります。例えば以下のような構成がおすすめです：

• 結論：どのような問題が発生したのかを明確に。
• 理由：その問題がなぜ問題なのか、どんな影響を受けたのかを伝える。
• 希望：どのような対応を望むのかを丁寧に記述。

例文：冷静で丁寧な個人向けクレームメール

注意点：感情的な表現や脅し文句はNG

「今すぐ対応しないと訴えます」といった強硬な文言は避けるべきです。企業側のミスであっても、相手も人間です。建設的な対応を引き出すには、誠実な姿勢が肝心です。

公的機関も活用しよう

対応に納得できない場合、公的機関への相談も選択肢です。例えば、国民生活センターでは、消費者トラブルに対する無料相談を提供しています。

苦情メールの書き方【ビジネス編】｜相手に響く構成と敬語表現

ビジネスシーンで苦情を伝える際は、「関係を壊さず伝える」ことが非常に重要です。取引先や社外パートナーとの信頼関係を損ねずに、自社の立場や要望をしっかり伝えるにはどうすればよいのでしょうか。

最初に「感謝」と「配慮」を示す

いきなり不満点を書き出すと、相手の警戒心を煽ってしまいます。まずは「日頃のお付き合いに対する感謝」を述べましょう。これは、日本のビジネスメール文化では常識ともいえる部分です。

論点を明確に、かつ丁寧な敬語を使う

苦情の内容は「○○の対応について問題がありました」と端的に表現。ですが、「御社」「貴社」「〜いただけますでしょうか」といった丁寧な敬語表現を忘れないようにしましょう。

例文：ビジネスにおける苦情メールの書き方

言い回しの工夫が信頼関係を守る

「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご面倒をおかけしますが」など、配慮の言葉を文中に入れることで印象が大きく変わります。クレームは感情をぶつける場ではなく、「意思を伝える手段」として考えましょう。

謝罪の受け取り方も意識しよう

相手からの謝罪に対しても冷静に対応することが肝心です。ここで感情的になると、以後のやり取りが難しくなります。

商品のクレームメールの書き方｜よくあるケースとその対処文例

購入した商品の破損や不良品が届いた場合、早急な対応が必要です。とはいえ、慌てて書いたメールでは状況が伝わらず、解決までに時間がかかることも。ここでは、商品に関するクレームを伝える際のポイントを解説します。

まずは「いつ」「どこで」「何を」購入したかを明記

トラブル解決を早めるためには、事実関係を正確に記載することが最優先です。購入日時、購入場所（店舗名やECサイト名）、商品名、そして不具合の具体的な内容は明確にしましょう。

写真を添付できる場合は積極的に

文章だけでなく、現物の写真を添付することで、より迅速な対応が期待できます。破損箇所、型番、パッケージの状態などが分かる画像が理想的です。

例文：商品の不具合を伝えるクレームメール

返品・交換のポリシーを事前に確認

各社の返品・交換ポリシーは異なるため、まずは公式サイトの規約ページをチェックしましょう。消費者庁｜消費者取引に関する制度にも、返品に関する情報があります。

冷静さと丁寧さが対応のスムーズさに直結

商品の不具合はショックですが、冷静かつ丁寧に伝えることで、スムーズなやり取りが期待できます。相手も「誠実に対応したい」と思ってくれるような書き方を心がけましょう。

クレームの丁寧な言い方メール｜印象を悪くしない伝え方とは

クレームを伝えるとき、「言いたいことをきちんと伝えたい」という気持ちはよくわかります。しかし、相手の印象を悪くしてしまっては、その後の対応にも影響を及ぼします。ここでは、ビジネスにも個人にも使える「丁寧なクレーム表現」を徹底解説します。

トゲのない表現を心がける

まず大切なのは、相手を責め立てるような言葉を避けること。「どうしてこんなことになったんですか？」ではなく、「ご確認いただけますと幸いです」といった柔らかな依頼表現に変えるだけで、印象が一変します。

具体的な事実を淡々と伝える

あいまいな感情表現より、具体的な事実を書いたほうが説得力があります。「○月○日に○○が届き、○○という状態でした」のように、時系列で説明すると、相手も状況を正確に理解しやすくなります。

例文：丁寧なクレームメールの言い方

「お願い」ではなく「相談」とするのも一つの工夫

「クレーム＝一方的な要求」という印象を与えがちですが、「ご相談」というワードを使うことで、共に解決していくスタンスが伝わります。

文体と語調の整え方が印象を左右する

文末を「〜してください」ではなく「〜いただけますでしょうか」とすれば、より丁寧で柔らかい印象に。文章全体のトーンを落ち着かせることで、相手も真摯に向き合いやすくなります。

クレームメールの挨拶文｜書き出しで好印象を与えるには

メールの第一印象は、書き出しの挨拶文で決まります。クレームメールであっても、最初の一文に思いやりや配慮が感じられるだけで、相手の対応が柔軟になります。ここでは、効果的な挨拶文のパターンをご紹介します。

基本は「お世話になっております」から

ビジネスメールでの定番フレーズである「いつもお世話になっております」は、クレームの文脈でも問題なく使えます。定型表現であるため、過剰に違和感を与えずに本題に入ることができます。

企業との関係性に応じて書き換えを

頻繁に取引がある場合は「平素より大変お世話になっております」、ネットショップなど初めての相手には「このたびは貴社の商品を購入させていただきありがとうございました」といった表現も有効です。

例文：クレームメールの挨拶文

いきなり本題に入るのは避けよう

クレーム内容が緊急であっても、冒頭に一言挨拶を添えるだけで、文章の印象は格段に良くなります。たとえ短い一文でも、無機質な文章を和らげる効果があります。

相手に安心感を与えるトーンで

たとえば、「お忙しいところ恐れ入りますが」といった気遣いの言葉を織り交ぜると、相手が感じるプレッシャーが軽減され、より丁寧に対応してもらえる可能性が高まります。

クレームの最後の文例｜強すぎず要望を伝える締めくくり方

クレームメールの締めくくり部分は、意外と気を抜きがちです。しかし、最後の一文こそが相手に残る印象を左右します。感情的にならず、要望を明確に伝えるための表現をご紹介します。

「今後もよろしくお願いします」で終えるのがスマート

苦言を呈したあとでも、「引き続きご対応いただけますようお願いいたします」や「今後ともよろしくお願いいたします」といった文言を添えることで、関係維持の意思を示すことができます。

再発防止を望む場合の伝え方

「同様の事象が再発しないよう、改善をご検討いただけますと幸いです」といった表現は、責任を押し付けずに問題提起をする上で有効です。

例文：クレームメールの締めの一文

避けたい文末表現

「早急に対応してください」「このままでは済みません」などの言葉は相手に威圧感を与えかねません。冷静な文章の流れを崩してしまうため、意図せず印象を損なうことも。

全体のトーンと整合性を取る

冒頭で丁寧な挨拶をしながら、結びが乱暴ではチグハグです。文章全体を一定のトーンで通すことが、読みやすさと信頼感につながります。

クレームのメール例文を応用して伝える実践編

クレームの書き方【接客態度】｜不快な対応へのスマートな指摘法

店舗や窓口などでの接客態度に対するクレームは、感情が先走ってしまいがちです。しかし、感情的な文章では、伝えたい本質がぼやけてしまい、相手の心にも響きません。ここでは、スマートかつ冷静に、不快な接客を指摘するための文面作成術を解説します。

事実と感情を分けて書くのが基本

「嫌な思いをした」という主観だけでなく、「○月○日○時ごろ、○○店舗にて、○○という対応を受けた」という事実ベースでの説明が大切です。これにより相手が状況を把握しやすく、具体的な対応が期待できます。

相手の人格を否定しない

「店員の態度が最悪だった」という表現より、「接客中に終始無言で、目も合わせてもらえず不安に感じました」など、自分の感じたことを客観的に記述するのがスマートです。

例文：接客態度に対するクレームメール

苦情であっても「ご報告」や「ご相談」と記載する

「クレーム」より「ご報告」「ご相談」という表現のほうが角が立ちません。特に企業窓口向けには、落ち着いた語調で伝えることが誠実な印象を残します。

要望ではなく改善のお願いにとどめる

「処分を求めます」と書くと一方的になりがち。「今後のご対応に反映いただければと存じます」といった表現なら、企業側も前向きに受け止めやすくなります。

クレームの入れ方例文｜初めてでも安心の伝え方ガイド

クレームを入れるのが初めてで不安、という方も多いはず。特にメールでの表現となると、「どこから書けばいいの？」「強くなりすぎない？」と戸惑いますよね。ここでは、丁寧で分かりやすい構成と、そのまま使える例文を紹介します。

基本構成は「挨拶→要点→状況説明→要望→締め」

この流れを守るだけで、誰でも分かりやすく丁寧なクレームが書けます。

• 挨拶：相手への敬意や日頃の利用に触れる
• 要点：どのような件についての連絡かを明記
• 状況説明：日時・場所・内容を簡潔に
• 要望：対応をお願いする場合は柔らかく
• 締め：相手への配慮を含めて終える

例文：初めてクレームを入れる場合

初回なら「ご相談ベース」で切り出す

初めてクレームを送る場合、「○○について少し気になる点がありました」など相談のスタンスを強調することで、相手側の対応も柔らかくなります。

問い合わせ先が不明な場合は公的窓口の活用も

業種によっては「消費者庁」や「国民生活センター」などの相談窓口も参考にできます。
参考リンク：国民生活センター

クレーム例文｜メールで伝える代表的な文面パターン

実際にメールでクレームを伝える際、文章の構成や言い回しに悩む方も多いでしょう。ここでは、シーン別に使える代表的な文面例を紹介します。テンプレートとしても使いやすいので、状況に応じてアレンジしてください。

商品トラブルへの例文

店舗での対応に関する例文

配送・発送ミスに関する例文

状況に応じてカスタマイズして使用を

いずれの例文も事実・日時・相手の部署名を明記して、感情的な文言を避けるのがコツです。必要があれば写真やレシートの添付も忘れずに。

クレームメール返信例文｜企業からの回答に対する返し方

企業からのクレーム対応メールに対して返信する際は、感情に流されず、誠意ある文面を心がけることがポイントです。特に、謝罪や対応を受けた後の返答には、感謝と要望をバランス良く盛り込むことが大切です。

対応に満足した場合は感謝をしっかり伝える

まずは、迅速な対応へのお礼から始めると、文章全体の印象が良くなります。相手の対応が誠実だった場合、その点を明確に評価することで、企業側のモチベーションにもつながります。

改善点があれば遠回しに伝えるのがコツ

もし対応に不満がある場合でも、「○○点については、少し気になりました」といったように柔らかい表現を選ぶのが望ましいです。

例文：企業からの謝罪対応への返信

対応に疑問が残る場合も冷静に指摘を

「このような点が今後改善されると、より安心して利用できるかと存じます」など、提案の形で伝えるのが効果的です。

苦情メールの結びの例文｜角が立たない丁寧な締めの文

クレームメールは「締めの一文」で印象が決まると言っても過言ではありません。どれだけ丁寧に書かれていても、最後の表現が攻撃的だったり、要望ばかりが強調されていたりすると、受け取る側の心証を悪くしてしまいます。

丁寧さ＋余韻を持たせる言い回しが効果的

例えば、「お手数ですが、ご確認のほどお願い申し上げます」や「今後の参考にしていただければ幸いです」といった控えめで柔らかな表現が好印象です。

例文：クレームメールの締めの一文

「改善を求める」ではなく「検討をお願いする」

強く言い切る形は、相手にとって圧力になりがちです。「ご検討いただければと存じます」という言い回しで、穏やかな印象を与えましょう。

相手の立場にも配慮を

「ご多忙の折恐れ入りますが」など、企業側の事情にも理解を示すことで、より円滑な対応が期待できます。

クレームメールの締めくくり｜謝罪と要望をまとめる終わり方

クレームメールの締めくくり部分は、単なる「おしまい」ではなく、謝意や要望を丁寧に整理して伝えるための重要なパートです。ここを適切にまとめることで、相手の印象も大きく変わります。

自分にも非がある場合は一言謝罪を

例えば「こちらの取り扱いにも至らぬ点があったかもしれません」など、少しでも自分に落ち度がある可能性に触れておくと、文章のトーンが一気にやわらぎます。

要望は具体的かつ柔らかく

「今後、○○についてご配慮いただけますと幸いです」や「改善の一助となればと思いご連絡いたしました」など、上から目線に聞こえないようにすることが大切です。

例文：謝罪と要望を含む締め文

感情的な表現は避ける

「絶対に許せません」「ひどすぎます」などの言葉は、相手を委縮させ、冷静な対応を引き出しにくくなります。伝えたい本音こそ丁寧に包むことがポイントです。

クレームメール例文のNG表現｜やってはいけない伝え方とは

クレームメールを書く際、冷静さを欠いた表現や過剰な主張は、相手に内容を受け入れてもらうどころか逆効果になることも。ここでは避けるべきNG表現を具体例とともに紹介します。

1. 感情的すぎる文面は逆効果

「どうしてくれるんだ」「最悪の対応だ」などの断定的かつ攻撃的な言い回しは、相手に不快感を与え、内容に耳を傾けてもらえなくなる可能性があります。あくまで、事実ベースで冷静に述べる姿勢が重要です。

2. 主語が不明確な文

「こうなったのはそちらのせいだ」など、誰が何をしたのかが曖昧な表現もNGです。受け取り手が混乱し、対応が遅れる原因になります。

3. 要望が過剰・現実的でない

例えば「全額返金しろ」「責任者を出せ」といった、現実的でない要求は企業の誠実な対応を阻む要因になります。要望は具体的かつ合理的な範囲で記載しましょう。

4. 脅迫に聞こえる表現

「SNSで晒します」「消費者庁に言います」といった脅し文句は絶対に避けてください。内容の正当性があっても、企業側は防衛的な対応を取らざるを得なくなり、建設的なやり取りが難しくなります。

NG表現の例文

5. 比喩や嫌味は使わない

「まるで小学生の対応ですね」といった嫌味や皮肉もNG。問題解決より感情のぶつけ合いになってしまうため、文面の意図とは真逆の結果になりがちです。

まとめ：NG例はすべて「伝え方」が雑

クレームの目的は感情の発散ではなく、問題の是正です。表現を丁寧にすることで、企業側に配慮と誠意を感じさせるメールに仕上げましょう。

参考までに、消費者トラブルや相談の正しい伝え方は、国民生活センターでも案内されています。

クレームのメール例文を総括