ビジネスメールで「申し伝える」を使う際、どのように表現すればいいのか迷ったことはありませんか？「申し伝えるのメール例文」を検索する方の多くは、正しい使い方や適切な表現を知りたいと感じているはずです。
特に、取引先や上司とのやり取りで、丁寧さと適切さを両立させるのは難しいもの。
この記事では、具体的な「申し伝える」メール例文を紹介しながら、あなたが安心して使えるフレーズを提案します。
- 申し伝えるの正しい意味とビジネスでの使い方を理解できる
- 「申し伝えておきます」などの表現の例文を学べる
- お客様や上司への適切な敬語表現を確認できる
- 間違いやすい敬語表現とその正しい使い方を理解できる
申し伝えるメール例文｜ビジネスで使えるシーンと注意点
- 「申し伝える」の例文と使い方を解説
- 「申し伝えておきます」の例文を知っておこう
- 「申し伝える」はお客様に対して使えるか？ポイントを解説
- 「申し伝えさせていただきます」の正しい使い方とは？
- その旨申し伝えます｜メールの書き方と例文
- 「申し伝えました」のメール例文を紹介
- 担当者に申し伝えます｜メールの例文と使い方
「申し伝える」の例文と使い方を解説
「申し伝える」という表現は、ビジネスの場面でよく使われる謙譲語の一つです。主に、誰かから伝言を頼まれた際に、その伝言を別の人に伝えるときに使います。具体的には、第三者の依頼を受けて、自分の社内の人物や身内に伝える時に用いられる言葉です。たとえば、取引先から「○○部長に伝えてください」と頼まれた場合、「○○部長に申し伝えます」といった形で使います。
例文
- 「ご依頼の件、必ず担当者に申し伝えます。」
- 「○○部長に至急確認するように申し伝えます。」
- 「先ほどのご提案内容を上の者に申し伝えておきました。」
このように、伝言を受けた時や、上司や取引先に何かを伝える場面でよく使われます。また、「申し伝える」は、相手を敬う気持ちを込めて使う謙譲語であり、特に相手が自分より立場が高い場合にも適切な表現です。注意すべき点としては、伝える相手（自社の人など）に対して敬語を使いすぎないようにすることです。
次の見出しでは、「申し伝えておきます」の使い方について詳しく見ていきましょう。
「申し伝えておきます」の例文を知っておこう
「申し伝えておきます」という表現は、誰かから頼まれた伝言を確実に別の人に伝える意志を表すフレーズです。これはビジネスシーンでよく使われ、特に社内外のやり取りや電話応対、メールの文面など、幅広い場面で利用されます。このフレーズは、相手に対して「伝えます」と約束する意味を持ち、丁寧な対応として好まれます。
例文
- 「○○部長が戻り次第、会議の件について申し伝えておきます。」
- 「ご要望の内容について、担当者に申し伝えておきますので、少々お待ちください。」
- 「貴重なご意見、必ず上の者に申し伝えておきます。」
この表現は、伝言をしっかりと預かり、後で対応することを保証するニュアンスを含みます。また、「申し伝えておきます」は、社内の上司や先輩、もしくは取引先に対して使うことで、相手に安心感を与える効果があります。ただし、伝えるべき相手が目上の人であっても、自社の人物である場合は「申し伝える」程度の謙譲語に留めることがポイントです。
次は、「申し伝える」がお客様に対しても使えるかについて、さらに詳しく解説していきます！
「申し伝える」はお客様に対して使えるか？ポイントを解説
「申し伝える」は、ビジネスシーンでよく使われる丁寧な表現ですが、お客様に対して使うのは適切かどうか悩むことがあるかもしれません。結論から言うと、「申し伝える」はお客様に対しても使える表現ですが、使うシチュエーションや相手に応じて注意が必要です。基本的に、この言葉は謙譲語であり、自分や自社の立場を下げて相手に敬意を示すときに適しています。したがって、取引先やお客様に対して使う場合でも失礼にあたることはありません。
ただし、気を付けたいのは、「申し伝える」はあくまで伝言を預かる表現であり、直接的な行動や謝罪を表す場面では不適切な場合があることです。例えば、クレーム対応や特別な配慮を求められる際には、より丁寧な言い回しを使うことが推奨されます。
使える場面と注意点
- 使える場面：電話で伝言を預かる際、取引先から依頼を受けた際。
- 注意点：謝罪や特別な配慮を表現する場合には、「申し伝える」だけでは不十分です。状況に応じて別の敬語表現を使い分けましょう。
次の見出しでは、「申し伝えさせていただきます」の正しい使い方について詳しく解説します。お楽しみに！
「申し伝えさせていただきます」の正しい使い方とは？
「申し伝えさせていただきます」という表現は、一見丁寧な印象を受けるかもしれませんが、実は正しい敬語としては不適切です。この表現は、謙譲語「申し伝える」と「させていただきます」を組み合わせたものですが、敬意を示す相手がずれてしまうため、違和感のある使い方になっています。
何が問題なのか？
「申し伝える」は、相手からの依頼を受けて第三者に伝える際に使用する謙譲語です。「させていただきます」は、相手の許可を得て自分の行動を行う際に使うため、許可を必要としない伝言の場面で使うのは不自然です。つまり、「申し伝えさせていただきます」は、伝言を依頼してきた相手ではなく、伝言を受ける相手に敬意を払う言い回しになってしまうため、正しい敬語表現ではないのです。
正しい使い方
代わりに、シンプルに「申し伝えます」や「申し伝えておきます」を使用しましょう。これらの表現であれば、依頼を受けた側が謙虚な姿勢を示しながら相手にしっかり対応することができます。
次の見出しでは、「その旨申し伝えます」のメールの書き方と例文について詳しく解説します！
その旨申し伝えます｜メールの書き方と例文
「その旨申し伝えます」というフレーズは、ビジネスメールにおいて丁寧に伝言を預かる意思を表現する際に使われます。この表現は、相手からの要件を受け取って、それを第三者に伝える場面で非常に適しています。シンプルかつ丁寧に伝言の約束をするため、取引先や顧客とのやりとりでも安心感を与えることができます。ただし、使い方を誤ると不自然に聞こえることもあるので、適切な文脈で使うことが大切です。
メールの書き方のポイント
- 丁寧な言葉遣いを心がける
- 伝言の詳細を具体的に記述する
- 相手の要件をしっかりと理解し、相手に対して迅速に対応する姿勢を示す
例文
- 「本日のご要望につきまして、担当者にその旨申し伝えますので、対応をお待ちいただけますでしょうか。」
- 「ご指摘いただきました内容は、上司にもその旨申し伝えます。確認が取れ次第、改めてご連絡いたします。」
- 「○○様からのご意見、確かに承りました。後ほど、その旨を関連部署に申し伝えます。」
このように、「その旨申し伝えます」は、ビジネスメールで伝言を預かる際の適切な表現です。次は、「申し伝えました」のメール例文を紹介していきますので、ぜひご覧ください！
「申し伝えました」のメール例文を紹介
「申し伝えました」という表現は、ビジネスメールで相手から依頼された伝言や情報を確実に第三者へ伝えたことを報告する際に使われます。この表現は過去形で使うため、伝言がすでに実行されたことを強調し、相手に安心感を与える役割があります。特に、取引先や顧客とのやり取りで、迅速かつ丁寧な対応が求められる場面に適しています。
使い方のポイント
- 報告の明確さ：いつ、どのように伝えたかを具体的に伝える。
- 相手のリクエストに応じた行動を示し、信頼感を築く。
- 次のアクションを明示し、相手に安心感を与える。
例文
- 「先ほどのご依頼事項について、担当者に申し伝えました。現在、早急に対応しておりますので、改めてご連絡いたします。」
- 「○○部長に、本日お伝えいただいた内容を申し伝えました。ご返答をお待ちいただければ幸いです。」
- 「ご指摘の件、確かに関連部署に申し伝えました。確認次第、追ってご連絡差し上げます。」
このように、相手に安心してもらうために、具体的な伝達内容と次の対応を記載するのがポイントです。次に、担当者に伝える場合の「申し伝えます」の使い方を解説していきます！
担当者に申し伝えます｜メールの例文と使い方
「担当者に申し伝えます」というフレーズは、ビジネスメールで、顧客や取引先からの要件を確実に担当者に伝える意志を示す際に使用されます。特に、電話やメールでのやり取りが発生した際、このフレーズを使うことで、対応が滞りなく行われることを相手に伝えることができます。
使い方のポイント
- 具体的な内容を明示：依頼された内容が明確であればあるほど、相手に安心感を与えます。
- 迅速な対応を示唆：伝えた後の対応や行動についても触れると、信頼感が向上します。
- 必要に応じて期限を記載：伝言が完了した後、どの程度の期間で対応がなされるかを示すとより丁寧です。
例文
- 「ご依頼いただいた件について、担当者に申し伝えましたので、追ってご連絡いたします。」
- 「○○様からのご質問については、担当者に申し伝えました。対応が完了次第、折り返しご連絡いたします。」
- 「本日お話いただいた内容を、担当者に申し伝えますので、進捗があり次第お知らせいたします。」
このように、要件やリクエストをしっかりと担当者に伝え、次の対応を保証することで、相手に信頼感を与えることができます。次の見出しでは、「申し伝える」を使ったメールの適切な例文と、その際に注意すべき点について解説していきます！
申し伝えるメール例文｜適切な使い方と注意点を確認
- 「申し伝える」を社内で使う場合の注意点
- 申し伝えるを使わない方が良いシーンとは？
- 「伝える」の敬語｜メールでの使い方と注意点
- 申し伝えさせていただきます｜メールで誤解を避ける方法
- ビジネスメールで「申し伝える」表現を効果的に使うコツ
- 申し伝えるのメール例文まとめ
「申し伝える」を社内で使う場合の注意点
「申し伝える」は、丁寧な表現としてビジネスメールで多く使われますが、社内で使用する際にはいくつかの注意点があります。このフレーズは謙譲語で、相手を立て、自分や自分の所属する人を控えめに表現する言葉です。そのため、社外の方に使う場合は適していますが、社内の人に対して使う場合には注意が必要です。
注意すべきポイント
- 「社内の目上の人」に対しては適切ではない：例えば、部長や上司に対して「申し伝えます」を使うと、社外の人に対して身内を立てることになり、不自然です。社内の人間に対しては「お伝えします」の方が適切です。
- 謙譲語は過剰に使わない：「申し伝える」は社内では謙りすぎた印象を与えることがあります。普段のコミュニケーションでは、もう少しカジュアルな表現が好まれることも多いです。
- 状況に応じて言い換える：「申し伝えます」と「お伝えします」は使い分けが重要です。例えば、上司に伝える場合は「お伝えします」の方が自然であり、謙譲語の誤用を避けられます。
次の見出しでは、「申し伝える」を使わない方が良いシーンについて詳しく説明しますので、引き続きお読みください！
申し伝えるを使わない方が良いシーンとは？
「申し伝える」は丁寧な謙譲語ですが、実は全ての場面で使うのが適切ではありません。使いどころを間違えると、相手に違和感を与えたり、誤った敬意の表現になってしまうこともあります。以下のシーンでは「申し伝える」の使用を避けた方が良いでしょう。
避けるべきシーン
- 自社の上司や同僚に伝言を依頼する時
社内の人に対して「申し伝える」を使うと、社外の相手に自分の身内を立てることになり、不自然です。この場合は「お伝えします」や「報告します」といった表現が適切です。 - クライアントやお客様にお願いする時
自分が伝言を依頼する場合、「申し伝える」を使うのは不適切です。なぜなら、「申し伝える」は相手から依頼された伝言を伝える時に使う表現だからです。この場合は、「○○様にお伝えください」が自然です。 - カジュアルなシーン
日常会話やカジュアルなビジネスシーンでは、「申し伝える」はやや形式的すぎます。普段のやり取りでは、「伝えておきます」や「伝えます」が使いやすく、相手にとっても理解しやすいでしょう。
次に、「伝える」の敬語表現について、メールでの使い方とその注意点を詳しく見ていきます！
「伝える」の敬語｜メールでの使い方と注意点
「伝える」というシンプルな動詞ですが、ビジネスメールでは敬語表現を適切に使うことが重要です。特に、相手との関係性や状況に応じて、敬語を使い分けることで、より丁寧なコミュニケーションを取ることができます。
「伝える」の敬語表現
「伝える」を敬語で表現する場合、以下のような選択肢があります。
- お伝えします：もっとも一般的で使いやすい表現。身内や同僚に伝える場合にも適しています。
- 申し伝えます：社外の人に対して、自社の人間に伝言する際に使う謙譲語。自分側の動作を控えめに表現します。
- ご連絡いたします：事務的な通知や報告を伝える場合に使われる表現です。
使用時の注意点
- 使い分けを明確にする
社外の人に対しては「申し伝えます」、社内や同僚に対しては「お伝えします」を使い分けることで、適切な敬語の使い方が可能になります。 - 過剰な敬語は避ける
「申し伝えさせていただきます」のような表現は、相手に不自然な印象を与える可能性があります。適切な敬語を使うことで、相手に敬意を伝えるだけでなく、スムーズなコミュニケーションが可能です。
次の見出しでは、「申し伝えさせていただきます」の誤解を避ける方法について解説しますので、ぜひご覧ください！
申し伝えさせていただきます｜メールで誤解を避ける方法
「申し伝えさせていただきます」という表現は、丁寧すぎて誤解を招きやすいフレーズです。この言葉は、相手に対して敬意を示すつもりでも、実際には過剰な敬語であり、かえって相手に不自然な印象を与えることがあります。ここでは、その理由と正しい使い方について解説します。
なぜ「申し伝えさせていただきます」は誤りか？
この表現には、2つの問題点があります：
- 「させていただく」の誤用
「させていただく」は、相手の許可を得た上で自分が何かを行う時に使う表現です。しかし、「申し伝える」は相手の指示を受けて行う動作なので、許可を得る意味合いが不要です。 - 過剰な敬語
「申し伝える」自体が謙譲語で十分に丁寧な表現であり、これに「させていただきます」をつけると、過剰な敬語になってしまいます。結果として、相手に違和感を与える可能性があります。
適切な表現方法
正しい敬語としては「申し伝えます」または「申し伝えておきます」といったシンプルな表現が適しています。これにより、相手に丁寧さを保ちながらも自然な印象を与えることができます。
次のセクションでは、ビジネスメールで「申し伝える」を効果的に使うコツを詳しく解説します。
ビジネスメールで「申し伝える」表現を効果的に使うコツ
「申し伝える」は、ビジネスメールで第三者に伝言や情報を伝える際に使う非常に丁寧な表現です。しかし、使い方を誤ると不自然になったり、誤解を招くこともあります。ここでは、その表現を効果的に使うためのポイントをご紹介します。
1. 相手を適切に選ぶ
「申し伝える」は、社外の方からの伝言や、社内の目上の人に伝える場合に使います。目の前の相手に対して敬意を示すため、同僚や後輩に対しては少し堅苦しく聞こえることがあるため、シチュエーションに合った表現を選びましょう。例えば、同僚に対しては「伝えておきます」で十分です。
2. シンプルにまとめる
過度に丁寧な表現は避け、「申し伝えます」や「申し伝えておきます」といったシンプルな形が自然です。「申し伝えさせていただきます」のように、冗長な表現は避けた方がいいでしょう。
3. 具体的な状況を説明する
相手にしっかりと意図が伝わるように、伝言内容を具体的に説明するのが効果的です。「◯◯様からのご依頼を◯◯部長に申し伝えました」という形で、誰からの依頼で、誰に伝えるのか明確に伝えましょう。
申し伝えるのメール例文まとめ
- 「申し伝える」は謙譲語で伝言に使う表現
- ビジネスシーンで第三者の伝言を預かる際に使用する
- 取引先や上司に対して使う場面が多い
- 「申し伝えておきます」は伝言を約束する表現
- 「申し伝える」はお客様にも使えるが注意が必要
- お客様への対応では謝罪には不向き
- 「申し伝えさせていただきます」は不自然な敬語
- 正しい敬語は「申し伝えます」「申し伝えておきます」
- 「その旨申し伝えます」は伝言を預かる時に適切
- メールでは具体的な伝言内容を明示することが重要
- 「申し伝えました」は伝言済みを報告する表現
- 社内で「申し伝える」は目上の人には使わない
- 「お伝えします」と使い分けが必要
- 自分の伝言依頼には「申し伝える」は不適切
- カジュアルな場面ではシンプルな表現が好ましい
