伝言を伝えるメール例文｜上司からの伝言を正確に伝えるコツ

伝言を伝えるメールを書く際、どのように伝えれば失礼なく相手に伝わるか悩むことが多いですよね。

特に上司や社外の相手へ伝言を伝える場合は、敬語や言い回しにも気を使います。伝言の内容が正確でないと誤解を招く可能性も。

この記事では、ビジネスシーンで使える「伝言を伝えるメール例文」とともに、敬語の使い方や注意点を詳しく解説します。

伝言を伝えるメール例文｜ビジネスでの正しい書き方

上司からの伝言を伝えるメールの書き方

上司からの伝言をメールで伝える場合、信頼関係を損なわないようにするため、しっかりとポイントを押さえておく必要があります。まず重要なのは、丁寧さと正確さです。上司からの指示や要望を間違えないよう、正しく伝えることが求められます。

伝言のポイント

• 件名はわかりやすく明記する：メールの件名は「〇〇様よりの伝言」や「【伝言】〇〇に関してのご案内」など、相手がメールを開封する前に要件を把握できるよう工夫しましょう。
• 簡潔で正確に伝える：伝言は要点をまとめ、簡潔に伝えることが大切です。長々と書くと相手にとって読みにくくなり、意図が伝わりにくくなります。
• 上司を敬う表現を使用する：社内の上司であっても、相手を敬う敬語をしっかりと使いましょう。たとえば「〇〇部長よりご連絡を承っております」といった具合です。
• 今後の対応を伝える：伝言を受け取った相手が次に何をすべきか、具体的に指示を添えることも大事です。たとえば、「部長は明日10時以降にご連絡をお待ちしております」といった情報を添えます。

このような注意点を押さえることで、伝言メールがしっかりと相手に伝わりやすくなります。

伝言をお願いするメールで使える例文

伝言をお願いする際のメールには、相手に失礼がないよう丁寧さを心がけることが重要です。具体的には、簡潔かつ敬意を払った言葉を選び、伝言を依頼する状況を正確に伝える必要があります。ここでは、ビジネスシーンで使える伝言依頼メールの例文をご紹介します。

基本的な伝言依頼の例文

「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
誠に恐縮ですが、□□部長がご不在のため、以下の伝言をお伝えいただけますでしょうか。
『〇〇の件について再度ご連絡いただけると助かります。』
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。」

重要な伝言を依頼する場合

「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
大変お手数をおかけいたしますが、□□様に以下の伝言をお伝えいただけますでしょうか。
『〇〇についての緊急の確認事項がございますので、ご一報いただければ幸いです。』
何卒よろしくお願い申し上げます。」

これらの例文を参考に、具体的な状況に応じた表現を使うことで、相手への印象を良くしつつ、正確に伝言をお願いできます。次に、伝言を伝える際の敬語の使い方について解説します。

伝言を伝える敬語の使い方をマスターする

ビジネスシーンでは、正しい敬語を使うことで、相手に対して礼儀をわきまえた印象を与えられます。伝言を伝える際も、適切な敬語を使うことが重要です。敬語には「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」があり、これを使い分けることで、相手や状況に応じた丁寧なコミュニケーションが可能になります。

尊敬語と謙譲語の使い分け

尊敬語は、相手の行動や存在に対して敬意を示す言葉です。例えば「おっしゃる」「なさる」といった表現が該当します。一方、謙譲語は自分の行動をへりくだることで、相手を立てる言葉です。「申し上げる」「伺う」などが例です。伝言をする際は、相手の立場に応じて使い分けることが大切です。

具体的な敬語表現

伝言を伝える際の敬語表現としては、次のようなフレーズがよく使われます：

• 「申し伝える」（自分が伝える場合）
• 「お伝えいただけますか」（伝言を依頼する場合）
• 「ご確認いただけますと幸いです」（確認をお願いする場合）

これらの表現を適切に使うことで、相手への配慮を忘れずに伝言を伝えることができます。次に、ビジネスで役立つ具体的な伝言の例文を紹介します。

伝言の例文｜ビジネスで役立つ例文集

ビジネスの場で伝言を伝える際には、的確で丁寧な言葉を選ぶことが大切です。ここでは、シチュエーション別に伝言を伝えるための例文をいくつかご紹介します。これを参考に、場面に合わせた表現を使ってください。

例文1：上司からの伝言を社外に伝える場合

「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。〇〇（上司の名前）より、〇〇様にお伝えするようにとのことで、ご連絡させていただきました。『〇〇についての詳細は、改めてお電話にてご連絡いたしますので、ご確認をお願いいたします』と申し伝えるようにとのことです。どうぞよろしくお願いいたします。」

例文2：社内で上司の伝言を伝える場合

「先ほど〇〇部長より、明日の会議資料を本日中に提出するようにとお話がありました。お手数ですが、ご確認いただき、ご対応をお願いいたします。」

例文3：伝言をお願いする場合

「お手数ですが、〇〇様に『本日中にご確認をお願いしたい』旨をお伝えいただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。」

これらの例文を活用することで、ビジネスシーンでの伝言がスムーズに進みます。次に、伝言を伝える際に使える言い換え表現を見ていきましょう。

伝言を伝える言い換え表現を紹介

ビジネスシーンでは、同じ表現ばかりを使うと単調に感じられ、相手に無意識に負の印象を与えることもあります。そのため、伝言を伝える際には、適切な言い換え表現を活用して文章を工夫しましょう。ここでは、伝言を伝える際に使える言い換え表現をいくつか紹介します。

言い換え例1：「お伝えします」→「申し伝えます」

「お伝えします」よりも、「申し伝えます」は謙譲の意を込めた表現で、目上の方や社外の方に使うと丁寧です。

言い換え例2：「ご連絡します」→「ご案内いたします」

「ご案内いたします」は、正式な案内や情報提供に使えます。特に、日時や場所の案内をする際にふさわしい表現です。

言い換え例3：「～に伝えてください」→「～にお伝えいただけますか」

伝言をお願いする際は、直接的な命令調を避けるために、依頼形の表現にすることで丁寧さを維持できます。

これらの言い換え表現を使うことで、より丁寧で洗練された伝え方ができるようになります。次は「伝言を預かりました｜ビジネス メールの適切な表現」をご紹介します。

伝言を預かりました｜ビジネス メールの適切な表現

ビジネスの場で「伝言を預かりました」と伝える際、丁寧で正確な表現を心がけることが大切です。相手に対して失礼にならないよう、適切な敬語や謙譲語を使うことで、ビジネスマナーを守りつつ円滑なコミュニケーションを図りましょう。

伝言を預かったときの基本表現

例えば、伝言を預かった際の基本の文例は以下の通りです。

• 「◯◯様よりご伝言を承りましたので、改めてご連絡させていただきます。」
• 「◯◯様からのご用件をお預かりいたしました。」

「承りました」や「お預かりいたしました」といった表現は、敬意を込めた言い回しで、ビジネスシーンにふさわしい表現です。

注意すべき点

伝言内容によっては、メッセージが曖昧にならないように注意が必要です。特に、相手が重要な要件を含む場合、内容を漏らさず明確に伝えることが求められます。

• 「具体的なご依頼内容につきましては、後ほど直接ご連絡いただければと思います。」

このように、相手が何を求めているか明確にできない場合は、適切にフォローを入れましょう。

次は「上司からの伝言を伝えるメール｜社外向け例文」を見ていきます。

上司からの伝言を伝えるメール｜社外向け例文

社外向けに上司からの伝言をメールで伝える際は、特に丁寧さが求められます。相手企業に対して敬意を表しつつ、誤解のないように正確に伝えることが重要です。以下のポイントに注意しながら、上司の伝言を適切に伝えましょう。

社外向け伝言メールの例文

注意点

社外へのメールでは、敬語を用い、上司を立てる表現を心がけましょう。「承りました」や「お伝えいたします」など、相手に敬意を込めた言葉遣いを使うことで、信頼感が伝わります。また、伝言の内容は正確に記述し、漏れや曖昧な部分がないように注意しましょう。

次は、「ビジネスメール｜伝言を受けた際の返信方法」について詳しく見ていきましょう。

ビジネスメール｜伝言を受けた際の返信方法

ビジネスシーンでは、伝言を受け取った際の返信も重要なコミュニケーションの一環です。迅速かつ正確に対応することで、信頼関係を築くことができます。伝言を受けた場合、特に気をつけたいのは「内容をしっかり確認し、感謝を示すこと」です。以下に、返信時のポイントをまとめます。

H4 返信時に気をつけるべきポイント

1. 感謝の意を伝える
   伝言を伝えてもらったことに対して、まず感謝の気持ちを示しましょう。「伝えてくださりありがとうございます」のような一文を加えると好印象です。
2. 伝言内容の確認
   受け取った内容を再度確認することで、誤解を防ぎます。「承りました」といった言葉とともに、伝言内容を簡潔に繰り返すことをおすすめします。
3. 次のアクションを明示
   受けた伝言に対して、こちらが行うべき行動や対応を明確に伝えましょう。例えば「後ほど連絡いたします」や「来週の打ち合わせについて調整いたします」などが適切です。

返信メールの例文

次は「伝言を丁寧に伝えるには？ポイントを解説」に移ります。

伝言を丁寧に伝えるには？ポイントを解説

ビジネスシーンで伝言を丁寧に伝えるためには、相手に対する敬意を示しながら、正確さを意識することが大切です。特に、社内外のやり取りでは誤解が生じないように、丁寧かつ明確に伝える工夫が必要です。ここでは、伝言を丁寧に伝えるためのポイントを解説します。

1. 伝言の内容を正確に伝える

伝言をそのまま正確に伝えることが大前提です。相手に誤解を与えないために、聞いた内容をメモに残しておきましょう。また、受け取った相手がすぐに理解できるよう、要点を簡潔にまとめて伝えることが大切です。

2. 敬語を正しく使う

ビジネスでは敬語の使い方が非常に重要です。「伝言をお預かりしました」「○○様からの伝言を承りました」など、相手に対する敬意を欠かさず、相手の立場に応じて適切な敬語表現を使い分けることが求められます。

3. メールでも口頭でも同様に

メールでも口頭で伝言を伝えるときと同様に、正確で丁寧な言葉遣いが求められます。例えば、メールであれば、「○○様よりこのような伝言をお預かりしております」といった表現が適しています。

次は「伝言する」の例文と使い方についてご紹介しますので、さらに伝言をうまく伝えるためのスキルを確認してみましょう。

「伝言する」の例文と使い方

ビジネスシーンでは「伝言する」という言葉を、正しく丁寧に使うことが重要です。具体的には、相手に敬意を払いながらも、簡潔かつ明確に伝えられる表現が求められます。ここでは、さまざまな状況で使える「伝言する」の例文とその使い方をご紹介します。

1. 社内の伝言例

社内で上司や同僚に伝言を伝える際は、できるだけ簡潔にまとめながら、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

• 「〇〇様から、資料の確認が完了したとの伝言をお預かりしております。」
• 「〇〇様が本日の会議は欠席されるとの伝言を承りました。」

2. 社外の伝言例

社外の取引先や顧客に伝言を預かる場合は、より丁寧で敬意のこもった表現が必要です。

• 「〇〇様から、来週の会議の件で日程変更のお願いがあるとの伝言を頂戴いたしました。」
• 「ご担当者様より、午後一番に資料をお送りするとの伝言をお預かりしております。」

伝言を正しく伝えることで、信頼感を保ちながらスムーズなコミュニケーションを実現できます。次は、シーン別に使える伝言を伝えるメール例文をご紹介しますので、さらに具体的な状況に応じた表現を学んでみましょう。

伝言を伝えるメール例文｜シーン別に使える例文集

伝言を伝える言い方の基本と応用

伝言を伝える際には、基本的な敬語や言い回しのルールを押さえておくことが重要です。特にビジネスシーンでは、相手に対して誠実さや丁寧さを示すため、言葉遣いには十分な注意が必要です。

基本の伝言表現

基本的な伝言の言い方では、まず相手の名前をしっかり呼んだ上で、要点を簡潔に伝えます。また、誰からの伝言かを明確にし、その内容も正確に伝えることが重要です。

• 「〇〇様から、『本日の会議は15時に変更になった』との伝言を預かっております。」
• 「△△様より、後ほどご連絡を差し上げるようにとの伝言を承りました。」

応用の伝言表現

伝言の内容が複雑であったり、複数のメッセージを含む場合には、より詳細な説明が求められます。応用的な伝言の言い方としては、相手が誤解しないように丁寧な確認を交えることがポイントです。

• 「〇〇様からの伝言で、来週のミーティングはリモートで行う予定とのことでしたが、変更があればご連絡くださいとのことです。」
• 「△△様より、納品のスケジュールに関して再度ご確認いただきたいとの伝言を預かっております。」

基本を押さえた上で、状況に応じた応用表現を使うことで、相手に分かりやすく伝えられます。次は「伝言を頼みたいときの敬語表現」について見ていきましょう。

伝言を頼みたいときの敬語表現

伝言を頼むとき、ビジネスマナーとして正しい敬語表現を使うことは非常に大切です。相手に対して敬意を示しながら、要点を簡潔に伝えることで、コミュニケーションがスムーズに進みます。特に、上司や取引先に伝言を依頼する際には、敬語を使うことで丁寧さをアピールできます。

敬語表現のポイント

1. 相手を立てる：相手にお願いする形で伝えましょう。「お忙しいところ恐縮ですが」などのフレーズを使い、相手の立場に配慮する表現が望ましいです。
2. 具体的な依頼内容を明確に：何を伝えるのかを明確に伝えると同時に、必要なら伝言のタイミングや方法を指定しましょう。
3. 依頼後のフォロー：依頼後に「伝えていただけますか？」や「ご対応をお願いできれば幸いです」など、依頼に対する感謝の意を述べることも忘れずに。

例文

• 「お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇様に『会議の開始時間が変更になりました』とお伝えいただけますでしょうか？」
• 「恐縮ですが、△△様にこちらの資料をお渡しいただけますか？」
• 「お手数をおかけいたしますが、後ほど〇〇様にお電話をお願いしたい旨をお伝えいただければ幸いです。」

次は「ビジネスシーンに合わせた伝言の例文」を紹介します。さまざまなシチュエーションに応じた活用法を見てみましょう。

伝言の例文｜ビジネスシーンに合わせた活用法

ビジネスの場面では、シチュエーションに応じて適切な伝言の表現を使うことが重要です。相手に対して正確で礼儀正しい言葉遣いをすることで、スムーズなコミュニケーションが実現します。ここでは、ビジネスシーンで役立つ伝言の例文を紹介します。

会議の日時変更を伝える場合

「お世話になっております。〇〇会社の△△でございます。明日予定しておりました会議の開始時間が変更になり、14時からとなりましたので、お手数ですが〇〇様にお伝えいただけますでしょうか。」

上司からの伝言を頼まれた場合

「お忙しいところ恐縮ですが、△△部長より『来週のプレゼン資料を確認してほしい』とのことでしたので、お手すきの際にご確認いただけると幸いです。」

急用を伝える場合

「恐れ入りますが、〇〇様へ急ぎの件でございます。すぐにお電話をいただきたい旨をお伝えいただけますか。」

これらの例文を参考に、相手や状況に合わせて柔軟に使い分けることで、適切な伝言のやり取りが可能になります。

次は「上司からの伝言を伝えるメールでの注意点」を見ていきましょう。特に社外向けの対応が求められる際のポイントを解説します。

上司からの伝言を伝えるメールでの注意点

上司からの伝言をメールで伝える際には、特に気をつけなければならないポイントがいくつかあります。まず、上司の意図を正確に伝えることが最も重要です。ここで間違った情報を伝えてしまうと、誤解を招き、トラブルに発展しかねません。そのため、伝言内容を事前に確認し、上司に了承を得てから送信するのが基本です。

また、伝言を伝える際には、適切な敬語を使うことが必要です。たとえ相手が社内の同僚であっても、上司の伝言を伝える場合には「申し伝える」「お伝えいたします」といった丁寧な表現を使用しましょう。

次に、件名を工夫することで、相手がメールの内容を即座に把握できるようにしましょう。たとえば、件名に【重要】【伝言】などのキーワードを入れると、相手が内容の優先度を理解しやすくなります。

最後に、上司の伝言をそのまま伝えるだけではなく、状況に応じて自分の言葉で補足説明を加えることも大切です。ただし、内容に手を加えすぎないように注意してください。

次は「伝言を丁寧に伝える際のコツと敬語」について詳しく見ていきましょう。敬語の使い方を意識することで、より信頼感のあるコミュニケーションが取れるようになります。

伝言を丁寧に伝える際のコツと敬語

伝言を丁寧に伝えるためには、正確な表現と敬語の使い方が重要です。まず、相手に伝える内容を明確に把握し、誤解が生じないようにしましょう。伝言を曖昧に伝えてしまうと、仕事の進行に悪影響を及ぼす可能性があるため、具体的なポイントを抑えて伝えることが大切です。

次に、敬語を適切に使うことが不可欠です。ビジネスシーンでは、特に「申し伝える」「お伝えいたします」などの謙譲語を使用することで、相手に対する敬意を示します。例えば、以下のような表現を使うとよいでしょう。

• 「先程〇〇様からお電話をいただきましたので、申し伝えます。」
• 「ご伝言をお預かりしましたので、お伝えいたします。」

また、相手の立場や関係性に応じて言葉遣いを調整することも必要です。社内外を問わず、丁寧な表現を心がけることで、信頼感が高まります。

最後に、伝言を伝える際は、相手の都合も考慮して、あまりに長い説明は避け、要点を簡潔にまとめることがコツです。

次は、より具体的なビジネスシーンで使える例文について見ていきましょう。

伝言を伝えるメール例文まとめ

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chop

初めまして。人事課長CHOPのNOTEを編集している４０代のおじさんです。 本業は、中小企業で人事職をしています。 このブログを編集しているきっかけは、自社の従業員の相談にのるうちに、身近な人だけではなく、より多くの方達に発信してみたくなったことがきっかけです。 このブログを通して、間接的ではありますが、仕事で悩む方達の心が少し手でも軽くなると幸いです。 chopの経歴： 司法書士事務勤務→ITベンダー企業で総務職→現在は従業員1,500人規模の民間企業の人事労務課課長。専門は人事労務・求人管理