就労証明書を会社に依頼する例文｜メール・電話・添え状すべて解説

就労証明書を会社に依頼したいけれど、どんな文面でお願いすればいいのか分からない――
そんな不安を抱えて検索している方、多いのではないでしょうか。

とくに保育園の入園申請など期限付きの場面では、文面のミスやマナー違反があればスムーズな手続きができず、焦ってしまうことも。

「依頼メールの件名ってどう書けばいいの？」「電話で頼んでもいいの？」「返信用封筒は入れるべき？」このように、就労証明書の依頼はシンプルなようでいて、手書きや添え状の扱い、お願いの仕方など、実は注意すべきポイントがたくさんあります。

さらに、過去の職場に職歴証明書の依頼文を送る必要があるケースも含めると、対応すべき内容は複雑になりがちです。

この記事では、就労証明書の会社依頼例文を中心に、丁寧な伝え方やマナー、場面ごとの実用文例まで網羅的に解説します。

就労証明書の会社依頼例文｜すぐに使える実用テンプレート

書いてもらうときの例文

就労証明書を会社に依頼する際、伝えるべきポイントを押さえた文面を使うことが重要です。ただ「ください」と言うだけではなく、何のために必要なのか、いつまでに必要なのか、記載してほしい内容は何かを明確に伝えることで、スムーズな対応につながります。

メールで依頼する場合の例文

メールは迅速かつ気軽に送れるため、多くの職場で利用されています。とはいえ、ビジネスマナーは忘れてはいけません。担当者の名前がわからない場合は「ご担当者様」で問題ありません。

このように丁寧かつ具体的に依頼することで、受け取る側の作業負担も減り、ミスのない証明書を早く手にすることができます。

依頼メールの件名はどうする？

件名はメールの「第一印象」を決める要素。件名があいまいだったり、何の用件か分からないと、重要なメールが埋もれてしまうこともあります。

件名は簡潔かつ具体的に

就労証明書の依頼メールの件名は、以下のように構成するのがオススメです。

• 用件：就労証明書発行のお願い
• 送信者の部署と名前

この2点が入っていれば、受信者はすぐに内容を把握できます。

おすすめの件名例

• 就労証明書発行のお願い（経理部 佐藤太郎）
• 【至急】就労証明書のご依頼について（人事部 山口）
• 就労証明書発行についてのご相談（マーケティング部 木村）

特に保育園入園など期限があるケースでは、「【至急】」や「〇月〇日まで」などの要素を追加しておくと、対応の優先順位を上げてもらいやすくなります。

注意点として、件名を長くしすぎると途中で切れてしまうこともあるため、30文字以内を目安に簡潔にまとめましょう。

メール例文もあわせて確認

職歴証明書とは、過去に在籍していた会社に対して「いつどんな業務をしていたのか」を証明してもらうための書類です。転職先への提出や退職後のビザ申請など、意外と必要になる場面が多いんですよ。

退職済みでも失礼のない依頼文を

すでに退職している会社に連絡する場合でも、ビジネスマナーをしっかり守ることが大切です。特に退職後時間が経っている場合は、自己紹介や在籍期間の明記を忘れないようにしましょう。

なお、職歴証明書は会社によっては独自フォーマットがあることもあるため、事前に問い合わせておくとスムーズです。

※参考：厚生労働省の公式サイトも確認しておくと、在職・退職関連の基本知識が整理できます。

保育園向けの実用文例

保育園の入園申し込み時に必要となる「就労証明書」。これは保護者がどのような働き方をしているかを示す重要な書類です。特に認可保育園では、保育の必要性を示すための根拠となるため、提出期限やフォーマットの指定にも注意しなければなりません。

保育園提出用として必要な情報とは？

一般的に求められる記載内容は以下の通りです：

• 勤務先名称・所在地・連絡先
• 就労開始日・雇用形態
• 勤務時間帯・勤務日数
• 業務内容
• 署名・捺印（社判）

フォーマットは自治体ごとに異なるため、事前に役所や保育園の公式サイトで書式を確認しましょう。東京都内の自治体の例では、フォーマットの指定があるケースがほとんどです。

就労証明書の依頼例文（保育園向け）

以下は会社に提出する際の例文です。メール・紙どちらでも使用可能な形式になっています。

このように、必要情報を明確にし、提出期限を添えて丁寧にお願いすると円滑に対応してもらいやすくなります。

添え状例文｜添付時のマナーとコツ

就労証明書を郵送または直接提出する場合、単に書類だけを送るのではなく、「添え状（送付状）」をつけるのが基本です。これは社会人としてのビジネスマナーであり、受け取る側への配慮とも言えます。

添え状に記載すべき内容

主に以下の項目を含めると丁寧です：

• 宛名（会社名・部署・担当者名）
• 送付日
• 送付者の氏名・連絡先
• 送付目的と内容（例：就労証明書の返送依頼）

添え状の実用的な文例

以下に保育園用の就労証明書に添える送付状の例文をご紹介します。

添え状は、会社の業務を煩わせないよう気遣いを込めた文面にすると印象がよくなります。なお、自治体によっては提出形式に制限がある場合もあるので、各自治体の公式サイトで事前確認を。

保育園で気をつけること

保育園に就労証明書を提出する際、単に「提出すればいい」というわけではありません。細かいルールや提出期限を守らないと、最悪の場合、申請が受理されないこともあるのです。ここでは注意点を整理して解説します。

必ず自治体指定の様式を使用する

ほとんどの自治体では、独自の就労証明書フォーマットを使用しています。他社用や汎用フォーマットは不可なケースもあるため、まずは自治体や保育園のホームページから最新版をダウンロードしましょう。

誤記や未記入欄に要注意

会社に記入を依頼した後は、内容をしっかりチェック。特に以下の点はミスが多いです：

• 勤務時間の記載抜け
• 会社印の押し忘れ
• 雇用形態の記載誤り

提出後に訂正を求められると、再発行に時間がかかり入園に間に合わなくなる可能性もあるので、慎重に確認を。

会社には余裕をもって依頼を

証明書の作成には、担当部署が繁忙期の場合は1週間以上かかることも。可能であれば、提出期限の2週間前には依頼するのが安心です。

以上のように、保育園向けの就労証明書は「形式・内容・スケジュール」すべてに注意が必要です。

詳しくはお住まいの自治体（例：川崎市公式サイトなど）で最新の情報をご確認ください。

就労証明書の会社依頼例文の書き方と提出マナー

会社に頼む時はどうすればいい？

就労証明書を会社にお願いする時、何から始めればいいのか迷ってしまう方、多いのではないでしょうか？まず大前提として、就労証明書は社員本人が依頼しなければ発行されません。また、会社側も法的に義務づけられているわけではないため、お願いの仕方がとても重要です。

まずは「誰に依頼するか」を確認

会社によって対応部署は異なります。以下のいずれかが対応窓口となることが一般的です：

• 総務部
• 人事部
• 所属部署の上司経由

特に中小企業では、総務と人事が兼務だったり、社長や役員が直接対応するケースもあります。迷ったらまずは直属の上司に相談しましょう。

依頼方法はメールか書面がベター

口頭で依頼するよりも、証拠が残るメールや文書での依頼が安心です。特に就労証明書は提出期限があるため、記録が残る形でやり取りをしておくと、後々トラブルを避けやすくなります。

必要な情報は具体的に伝える

依頼時には以下の情報をきちんと添えましょう。

• 就労証明書の用途（例：保育園提出）
• 提出先や提出期限
• 指定フォーマットの有無
• 自分の勤務情報（勤務日数・時間・雇用形態など）

社内ルールや繁忙期に注意

企業によっては、証明書の発行に1週間以上かかる場合もあります。依頼は余裕をもって、最低でも1週間前、可能であれば2週間前までに行いましょう。

このように、会社へ就労証明書をお願いする際は、段取りとタイミングが大切です。提出する保育園や役所のサイトでも、フォーマットや記入要項が確認できますので、自治体のページを事前にチェックしておくとより安心です。

お願いの仕方をわかりやすく解説

就労証明書の依頼を初めて行うとき、どんな言い回しでお願いすればいいのか悩みますよね。丁寧に、かつ簡潔に伝えることがポイントです。ここでは、メールでお願いする際の文例を交えてご紹介します。

お願いの仕方の基本スタンス

相手は業務の合間に対応してくれる立場。だからこそ、依頼は「一方的」にならないように心がける必要があります。大切なのは以下の3点：

• 用件を明確に
• お礼と配慮の言葉を添える
• 期日を具体的に伝える

丁寧な依頼メールの例文

メールの件名には「目的」と「内容」が明確に伝わるように工夫しましょう。「就労証明書」「保育園」「ご依頼」などのワードが含まれていると、担当者もすぐに内容を把握できます。

会社に依頼するとき手書きは失礼じゃない？

就労証明書を会社にお願いするとき、「記入は手書きで大丈夫なの？」「印刷しないと失礼？」と不安に思う方もいるでしょう。結論から言えば、手書きでもまったく問題ありませんが、いくつか注意点があります。

手書きが認められる背景

多くの自治体や保育園では、書類の提出形式に特別な制限がない限り、「手書き」でも「パソコン印字」でも有効です。会社側が手書きで対応する場合もよくありますし、むしろ直筆の方が信頼性が高いと評価される場合もあります。

手書きで依頼する場合のポイント

• 黒インク（または黒ボールペン）で記入
• 誤字脱字は修正せず、新しい用紙で書き直す
• 社判（会社印）が押されていれば信頼度アップ

気をつけたいケース

ただし、以下のような場合は事前に確認が必要です：

• 提出先（自治体や保育園）でパソコン記入が義務づけられている
• スキャン提出やデジタル申請が求められている

このような場合は、PDF形式での作成や、Excelフォーマットでの入力が必要となることもあります。

よって、「手書き＝失礼」という認識はありません。大切なのは、内容の正確さと見やすさです。どうしても気になる場合は、あらかじめ担当部署に相談して形式を確認しておくとスムーズです。

会社依頼｜電話で伝えるときの注意点

就労証明書の依頼を電話で行うのは、スピーディーで便利な反面、言葉だけのやり取りになるため、誤解や漏れが生じやすい点に注意が必要です。ここでは、電話で依頼するときのマナーや押さえておきたいポイントを詳しくご紹介します。

電話での依頼は「準備」と「配慮」がカギ

まず、電話をかける前に必ず次のことを整理しましょう：

• 就労証明書の提出目的（例：保育園申請）
• 提出期限
• 提出先や書類の様式（フォーマットがあるか）
• 自分の勤務形態や勤務日数

これらを明確にしておくと、相手も理解しやすくなり、対応がスムーズです。

話す順序も大切！

電話口では、以下の順序で話すのが一般的です。

1. 自分の部署・氏名を名乗る
2. 就労証明書を依頼したい旨を伝える
3. 目的や期限、提出先を説明する
4. 書類のフォーマットや必要情報を伝える
5. お礼を伝える

例文としての話し方

電話後は必ずメールや文書で再確認を

口頭でのやり取りだけではトラブルの原因になることも。必ず電話後に「確認メール」を送り、伝達事項を明文化しておくことが大切です。

添え状の基本と注意点

就労証明書を郵送や社内便で依頼する場合には、「添え状（送付状）」を同封すると丁寧な印象を与えます。添え状はビジネスマナーとしての基本であり、特にフォーマルな文書を扱う際には省略しないようにしましょう。

添え状とは？なぜ必要？

添え状とは、同封する書類の内容や目的を簡潔に記した文書のことです。就労証明書の依頼書類に添えることで、受け取る側に「これは何の書類か」を明確に伝える役割があります。

添え状の構成とポイント

基本的な構成は以下の通りです：

• 日付
• 宛名（部署・担当者名）
• 差出人情報
• 本文（依頼の目的と内容）
• 記載事項の確認

実用的な添え状の文例

注意点：宛名と差出人は正確に

間違った部署名や名前を記載すると、失礼にあたるだけでなく書類の到着が遅れる可能性もあります。会社の連絡網や社内ポータルなどで最新情報を確認しましょう。

返信用封筒は必要か？

「返信用封筒って同封したほうがいいの？」という質問はとても多いです。結論から言うと、郵送で依頼する場合は必ず入れるのがマナーです。

返信用封筒が必要な理由

就労証明書は会社側の厚意で発行してもらうもの。返信にかかる送料や封筒の用意を会社に任せてしまうのは避けるべきです。返信用封筒を添えることで、相手の手間を減らし、よりスムーズな対応をしてもらいやすくなります。

封筒のサイズ・記載方法

• サイズ：長形3号（A4三つ折りが入る大きさ）
• 宛名：自分の名前と住所を明記
• 切手：必要分の切手を貼っておく

返信に速達を希望する場合は、「速達」と赤字で封筒に記載しましょう。

こんなときは不要かも？

社内で手渡し可能な場合や、PDFデータでの返送に対応してもらえる場合には、返信用封筒は不要なこともあります。事前に社内のルールを確認しておくと安心です。

就労証明書の依頼は細かい気配りが求められる場面。郵便局の料金ガイドも参考にして、正しいマナーでスムーズに依頼しましょう。

就労証明書を会社に依頼する例文まとめ