メール返信で相手の文章を残す時の正しいマナーと設定方法

メール返信の際に、相手の文章をどこまで残すべきか悩んだ経験はありませんか？ビジネスでもプライベートでも、メールは大切なコミュニケーション手段。その中で、相手の文章を残す設定や、返信ルールを正しく理解していないと、思わぬ誤解や失礼な印象を与えてしまうこともあります。

特に、返信引用はどこまで必要なのか、引用を消すマナーはどうするべきか、インライン返信は失礼なのかなど、多くの人が細かい部分で迷いやすいポイントです。さらに、アンドロイドやiPhone、Gmailなど、メールソフトや端末によって、引用返信のやり方や、引用を消す設定、本文の残し方が異なるため、状況はより複雑になります。

また、知らず知らずのうちに「Re:」を消してしまったり、引用をすべて消すGmailの設定を使っていたりして、相手から「読みづらい」「マナーが悪い」と思われるケースも少なくありません。

この記事では、メール返信で相手の文章を適切に残す方法や、引用消す場合のマナー、本文を残して返信するにはどうすればいいのかを、端末別・シーン別に分かりやすく解説します。もう迷わないメール返信を一緒に身につけていきましょう！

メール返信で相手の文章を残すのはマナー？

返信で「Re:」は残すのがマナー？

メールを返信する時、件名の頭に自動的に付く「Re:」。これ、みなさん無意識にそのまま送っていませんか？実は、「Re:」はビジネスメールにおいては消さずに残すのが一般的なマナーです。理由は簡単、受信者が「これは自分のメールに対する返信だ」とすぐに分かるからです。

例えば、複数の案件で日々大量のメールが飛び交うビジネスの現場では、いちいち本文を確認する前に、件名で判断したいというのが本音です。そんなとき、「Re:」がついているだけで、受信者は返信メールだと瞬時に判断できます。これがないと、特に新しい話題か返信か分からず、メール整理の手間が増えてしまいます。

ただし注意点もあります。何度もメールのやり取りをしていると、「Re:Re:Re:Re:…」と連続して件名に表示され、逆に見づらくなるケースも少なくありません。この場合は、必要に応じて「Re:」を1つだけ残すように調整しても問題ありません。

また、メールソフトによっては自動で「Re:」が付与されますが、たまに消してしまう人もいます。特にスマホから送る時に、件名を打ち直して消えてしまうパターンが多発しますので、なるべく「Re:」は意識的に残すようにしましょう。

【ポイント】Re:を残す理由

• 返信メールであることが即座に分かる
• 過去のやりとりの流れが把握しやすい
• 複数人が関わる場合も整理がスムーズ

このように、「Re:」はメール整理や相手への配慮にもなる大切な目印です。適切に活用しましょう。

インライン返信は失礼？気をつけたい使い方

さて、最近よく聞かれるのが「インライン返信って失礼じゃないの？」という疑問です。結論からいうと、インライン返信そのものは失礼ではありません。むしろ、相手の質問やコメントに対して的確に回答できる便利な方法です。

インライン返信とは、相手のメール本文の一部をそのまま引用し、その下に自分の返信を書く形式です。いわゆる「一問一答形式」になるので、相手は何に対する回答なのかを瞬時に理解できます。

しかし、使い方を間違えると、たしかに相手に不快感や冷たい印象を与えてしまうこともあります。以下のような点には注意しましょう。

インライン返信の注意点

• 相手の文章に勝手に手を加えない（誤字もそのまま）
• 引用する範囲は必要最低限に
• 否定や指摘が多い時は慎重に表現する
• 最初に「インラインにて失礼します」と一言添える

特にビジネスシーンでは「インラインにて失礼します」の一文を入れるだけで、相手への配慮が感じられ、好印象になります。

このように、分かりやすさを重視しつつ、相手への敬意も忘れないよう心がけましょう。

返信で引用を消すマナーとは

メール返信時に「引用を全部消してしまってもいいの？」と迷ったことはありませんか？結論を言えば、むやみに引用を消すのはNGです。引用は、これまでのやりとりの流れや前提条件を、相手と共有するための重要な要素です。

特に、ビジネスメールにおいては、やり取りが続くほど引用が重要になります。途中から参加するメンバーやCCに入っている関係者は、引用文がないと状況を正確に把握できません。

引用を消すと困るケース

• 返信メールだけでは内容が把握できない
• 過去のやり取りを別途探さないといけない
• チーム内での情報共有が難しくなる

ただし、引用が長くなりすぎて読みづらくなるという問題もあります。その場合は、「部分引用」を使い、必要な部分だけを抜粋して返信するのがスマートです。また、メールの冒頭に「過去のやりとりは下記に引用しました」などと一言添えると親切です。

一方、短いやりとりやプライベートメールでは、引用を削除しても問題ない場合があります。このように、状況に応じた使い分けが大切です。

さらに、GmailやOutlookなどメールソフトによって、引用表示の設定が異なります。事前に各ツールの設定方法も把握しておくと安心です。

返信の引用｜どこまで残すべき？

メールのやり取りで悩みがちなポイントが、「引用はどこまで残すべきか」という問題です。結論から言うと、相手や状況によって適切に判断するのが正解です。やみくもに全文を残せば親切というわけでもなく、かといってすべて削除してしまうと、相手に不親切な印象を与えかねません。

まず、基本的には、相手が過去のやり取りを確認しやすいように必要な部分を残すのがマナーです。特に、複数人が関わるプロジェクトや、時間が空いてしまった返信では、メール本文の大部分、もしくは全文を引用するのが無難です。

引用範囲の目安

• 直近の1～2通の重要なやり取りは必ず引用
• 必要のない挨拶や定型文は省略OK
• 質問や依頼など、返信内容に関わる部分は必ず残す

また、ビジネスメールの引用は「>」などの引用記号で明示するのが一般的です。読み手が一目で「これは引用された内容だ」と分かるようにしておくのが最低限のルールです。

ただし、長文のメールや、やり取りが多く続く場合は部分引用を積極的に活用しましょう。引用が長すぎると、読みにくくなり相手の負担になることもあります。

実際の例は以下のようになります。

このように、必要な部分だけを引用すれば、読みやすく、かつ誤解のないメールを作成できます。

返信ルールを押さえよう

ビジネスメールには、見落としがちな細かい返信ルールがいくつもあります。これを知らないと、相手に不快感を与えたり、誤解を招いたりすることも…。ここでは、社会人として最低限押さえておきたいポイントを解説します。

ビジネスメール返信時の基本ルール

• 24時間以内に返信（やむを得ない場合は「受領連絡」だけでも送る）
• 「Re:」は基本残す
• 引用部分はわかりやすく整える
• CC、BCCの扱いに注意

特に返信のスピードは相手に対する誠実さの表れです。メールは24時間以内に返すのが望ましく、無理な場合でも「確認しました、追ってご連絡します」とだけでも伝えておきましょう。

また、CCやBCCの使い方も要注意。CCは「同報メール」、BCCは「隠れた同報メール」の役割があり、返信時にBCCの人まで含めて返信してしまうのはマナー違反です。

全文引用と部分引用、適切な使い分けとは

メール返信では全文引用と部分引用という2つの手法があります。この2つ、実はシーンによって使い分けが重要です。

全文引用とは

全文引用は、相手から受信したメール全文を、返信本文にそのまま残す方法です。メールの流れが一目瞭然になるので、情報共有が必要な場合に役立ちます。特に、プロジェクトの経過報告や、複数人が関わるメールでは、全文引用が推奨されるケースが多いです。

部分引用とは

一方、部分引用は必要な箇所だけを抜粋して引用する方法です。読み手にとって、返信内容がわかりやすくなるので、相手が1人の場合や短いやり取りでは部分引用が好まれます。

使い分けのコツ

• 複数人での共有・プロジェクト→全文引用が効果的
• 1対1でのやり取りや簡潔さ重視→部分引用がおすすめ

ただし、部分引用は誤解が生じやすいリスクもあります。引用部分が少なすぎる、または、前後の文脈が省かれていると、相手が意図を汲み取れないことがあるからです。そのため、部分引用を行う場合は、前後の文脈がわかる範囲で適度に引用することが大切です。

また、否定や指摘が多い場面では、全文引用に頼りすぎると冷たく感じる場合もあります。相手の性格や状況に合わせた柔軟な対応が求められます。

メール返信で相手の文章を残す設定と実例

相手の文章を残す設定方法

メール返信時に相手の文章を自動で残す設定は、意外と見落とされがちですが、スムーズなやり取りには欠かせない機能です。基本的に、主要なメールソフト（Gmail、Outlook、iOSメールなど）は、初期状態で「相手の文章を引用する設定」が有効になっています。しかし、もし消えてしまう、またはうまく引用できないという場合は、以下の設定を確認してみましょう。

【Gmailの場合】

• ブラウザ版Gmailを開く
• 右上の歯車アイコンから「すべての設定を表示」
• 「全般」タブ内の「返信時に引用のマークを表示」を確認
• 特にオフ設定はないが、返信時に自動で引用されます

【Outlook（PC版）の場合】

• 「ファイル」＞「オプション」＞「メール」
• 「返信と転送」の項目で、「元のメッセージをテキスト形式で含める」を選択

【iOS（iPhone）メールの場合】

iPhone標準メールアプリでは、返信時に自動で全文引用されますが、これを消してしまう方も多いので注意です。もし消えてしまった場合は、返信時に手動で引用記号（>）を付ける必要があります。

引用機能を活用することで、相手が何についての返信なのかを一目で理解できるメールになります。特にビジネスシーンでは、メールのやり取りが頻繁に発生しますから、設定をきちんと見直しておくのがおすすめです。

引用の返信｜やり方を詳しく解説

メールの引用返信とは、相手のメール内容の一部や全文を引用した上で返信を行う形式のこと。ビジネスメールでは、ほぼ標準で使われているテクニックですが、やり方を正しく理解していないと誤解を生む原因にもなります。ここで、主要なメールソフト別に丁寧に解説します。

【基本のやり方】

メールソフトの多くは、「返信」ボタンを押すだけで、相手のメールが自動的に引用されます。引用部分は行頭に「>」や「>>」などの引用記号が付きます。この記号は、受信者に「ここが過去のメッセージだ」と分かりやすく伝えるための目印です。

【具体的なインライン返信の手順】

• 返信ボタンを押す
• 相手の本文が表示される
• 必要な箇所を「>」を付けて部分引用
• 引用のすぐ下に、自分の回答を記載

実際のメール例は以下のような形です。

この方法なら、相手はどの質問に対する回答なのかを一目で把握できます。返信時は、「インラインにて失礼します」と冒頭で断りを入れると、さらに丁寧です。

返信の引用を消す｜iPhoneでの対処法

iPhoneの標準メールアプリ（Mail）を使っている方は多いですが、返信時に勝手に引用が消える、あるいは、逆に消したいのに消せないという声も多く寄せられます。ここでは、具体的な操作方法を紹介します。

【iPhoneでの引用の消し方】

iOSの標準メールでは、返信時に元のメールが自動で引用されます。もし引用を消したい場合は、手動で削除する必要があります。

• 返信ボタンをタップ
• 返信画面で、引用された本文が表示される
• 不要な引用部分をドラッグで選択して削除

非常に単純な方法ですが、うっかり全文を削除してしまうケースもあるので、注意してください。

【iPhoneで部分引用するには？】

実はiPhoneの標準メールアプリでは、パソコンのような「インライン返信」機能がありません。そのため、部分引用をしたいときは、

• 相手の本文から、必要な箇所をコピー
• 返信本文内に貼り付け
• 行頭に「>」を手入力

といった、やや手間のかかる方法が必要です。ただし、この方法でも十分にインライン返信は可能ですので、ビジネスシーンでも安心して使えます。

iPhoneユーザーは意外と知らない人も多いため、知っておくとメール上級者と思われるかもしれません。

参考：Apple公式｜iPhoneメールの使い方

本文の残し方｜アンドロイド編

アンドロイド端末でメール返信をするとき、「相手の本文が残らない」「どこまで引用するのが正解？」と迷う方も多いのではないでしょうか。Androidスマホは、標準メールアプリが端末メーカーやキャリアによって異なるため、機種やアプリによって仕様がバラバラです。ここでは主要な方法を分かりやすく解説します。

【Gmailアプリを使っている場合】

Androidユーザーの多くは、標準メールアプリの代わりにGmailアプリを利用しています。Gmailは基本的に、返信時に自動で相手の本文が引用されます。ですが、まれに本文が表示されない設定になっている場合は以下をチェック！

• Gmailアプリを開く
• 設定 ＞ アカウント ＞ メール設定
• 「返信時に元のメッセージを引用」を確認

Gmailは自動で本文を引用しますが、もし表示されない場合は、返信画面の下部にある「…（省略）」をタップすると全文が表示されます。

【キャリアメール（ドコモ・au・ソフトバンク）などの場合】

キャリアの純正メールアプリは、初期設定で「返信時に相手の本文を引用しない」仕様のものもあります。その際は、

• 設定 ＞ メール作成設定 ＞ 引用設定
• 「返信時に引用する」にチェックを入れる

と設定を変更しておきましょう。これで、返信時に自動で本文が残るようになります。

Androidではアプリごとに設定方法が異なるので、メールアプリ名＋「引用設定」などで調べるのも有効です。

引用を消す｜Gmailでの操作方法

Gmailで返信する際に「引用を削除したい！」という場面、意外とよくあります。特に、短いやり取りや、返信内容だけで十分に伝わる場合、引用が不要に感じることもあります。Gmailでは、引用文は簡単に削除可能です。

【PC版 Gmailでの操作手順】

• 返信ボタンをクリック
• 返信画面の下にある「…」をクリック
• 相手のメール本文が展開される
• 不要な部分をドラッグして削除

この「…」は省略記号で、引用部分が折りたたまれている状態です。展開後に、削除したい範囲を選んで、DeleteキーやBackspaceキーで消しましょう。

【Gmailアプリ（スマホ）の場合】

• 返信ボタンをタップ
• 自動で引用される本文が表示される
• 不要な部分を長押しで選択し、削除

スマホでも、自由に引用部分を削除できます。ただし、何も考えずに全削除してしまうと、相手が「何についての返信か分からない」という事態になりやすいので要注意です。

引用を消す際は、最低限必要な情報や質問部分だけは残すことが、ビジネスマナーとして望ましいです。

Gmailで本文を残して返信するには？

Gmailを使っていて、「返信のときに前のメールの本文が消えてしまった！」なんて経験はありませんか？実は、Gmailは基本的に自動で本文を残す仕様になっています。ただ、表示方法やユーザーの操作によって「本文が消えたように見える」ケースが多いのです。

【PC版 Gmail】

Gmailでは返信時に、

• 返信ボタンを押す
• 相手の本文はデフォルトで省略表示（「…」で折りたたみ）

となっています。「…」をクリックすれば、しっかりと全文が引用された状態で表示されます。実は「消えた」のではなく「折りたたまれている」だけなんです。

【スマホ版 Gmail】

Gmailアプリでは、相手のメールが自動的に表示されます。ただ、本文が長い場合や、引用の形式によっては自動で一部だけ表示されることがあります。

この時も、返信欄の下に「…」が表示されていれば、その部分をタップすることで、前のメールがきちんと残っていることが確認できます。

【引用が表示されない場合のチェックポイント】

• テキスト形式かHTML形式か（GmailはHTML形式が標準）
• 相手が特殊なメール形式で送っている場合
• 返信時に不要部分を自分で削除していないか

もし、どうしても本文が表示されない場合は、手動で相手のメールをコピー＆ペーストするのもひとつの手です。

参考：Google公式ヘルプ｜Gmailの基本操作

総括：メール返信で相手の文章を残す