リマインド会議のメール例文｜社内社外例文で即対応

会議前に送るリマインドメール、なんとなく雰囲気で書いていませんか？「例文が見つからない」「丁寧だけど伝わりにくい」「社外向けと社内向けで表現が違うの？」そんな悩みを抱える方、実は多いんです！

安心してください、それは決して珍しいことではありません。リマインドメールは日程だけ伝えればOKと思いきや、タイミングや敬語、件名のつけ方ひとつで印象が変わってしまう繊細なビジネススキル。

さらに、会議前日や当日、初対面や社外の相手、フランクな社内用など、状況に応じて使い分ける必要があるため、迷いが生じやすいのも無理はありません。

この記事では「リマインド 会議 メール 例文」に関するあらゆるケースを整理し、やんわり伝える表現からビジネスシーンにふさわしいテンプレートまで、実用的な文例とともにご紹介します！

【保存版】リマインド会議メール例文まとめ｜ビジネスで使える基本パターン

リマインドメール会議例文｜基本形と丁寧表現を比較解説

結論から言えば、基本形でも丁寧表現を使うだけで相手に好印象を与えられます。というのも、シンプルな構成にわかりやすい敬語表現を乗せることで、読みやすさと礼儀正しさの両立が可能になるからです。

例えば、メール本文で伝えたい「会議の日時」「場所」「目的」の3点を分かりやすく列挙するのが基本形です。一方で丁寧表現では、以下のように工夫します。

基本形の例

丁寧表現の例

このように言い切りではなく「いただけますでしょうか」「ご共有いただければ幸いです」といった表現を加えるだけで、読み手に「大切にされているな」という印象を与えられます。

ただし、あまりにも丁寧すぎると読みにくくなることもあります。相手や文脈に応じて、表現の丁寧さを調整するのがポイントです。社内の同僚であればややフランクでも構いませんが、社外や上司に対しては、丁寧な文体のほうが好まれる傾向にあります。

ぜひ、自分のシーンに合わせて柔軟に使い分けてみてください。

会議リマインドメール書き方｜最初に押さえるべき5つの構成ポイント

リマインドメールを書くとき、何より重要なのが「構成をしっかり押さえる」ことです。読み手の立場になって、内容がスッと頭に入る構成を意識しましょう。以下に5つの基本ポイントを紹介します。

1. 宛名と導入文

相手の名前を明記し、「いつもお世話になっております。」などの挨拶を添えます。これは形式的でも必ず入れましょう。メールを丁寧に始める姿勢は、社会人の基本マナーです。

2. 要件を明示

リマインドの目的を最初に伝えます。例えば、「先日のご案内の件について、念のためご連絡差し上げます」と書くことで、メールの意図がすぐに伝わります。

3. 会議の詳細（日時・場所・内容）

ここでは、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識します。

4. 丁寧なお願い表現

「ご確認をお願いいたします」「お手数ですが～いただけますと幸いです」といった表現で、催促感を和らげつつ丁寧な印象を与えましょう。

5. 署名

最後に自分の名前や会社、連絡先を入れるのも忘れずに。返信が必要な場合は、締めの文でその旨を添えておくとスムーズです。

この5ステップを守れば、読み手にとってストレスの少ないリマインドメールが完成します。テンプレを使う場合でも、この構成が守られているか確認しましょう。

会議リマインドメールテンプレート｜コピーしてすぐ使える例文集

「毎回ゼロから書くのは面倒…」そんなときに便利なのがテンプレートです！状況に応じて使い分けられる例文があると、効率も好印象もアップ。ここでは、社内・社外・前日確認の3パターンを紹介します。

社内向けテンプレート

社外向けテンプレート

前日確認テンプレート

これらのテンプレートは、状況に応じてアレンジすることで、ビジネスシーンで活躍します。特に社外向けでは、言葉遣いや署名部分に十分注意して活用しましょう。

会議前日リマインドメールを送る最適なタイミングとは？

会議前日のリマインドメールは、送るタイミングによって相手の印象が大きく左右されることをご存知でしょうか？リマインドが遅すぎると見落とされ、早すぎると忘れられる可能性があるため、タイミングの見極めが重要です。

最適なタイミングは「前日10時〜15時」

この時間帯は多くのビジネスパーソンがメールをチェックしやすく、予定調整の余地も残されている絶妙なタイミングです。特に午後の打ち合わせであれば、前日の午前中に送るのが望ましいでしょう。

避けるべきタイミング

・前日深夜〜早朝（見落とされる可能性あり） ・当日朝（直前すぎて失礼にあたる場合も）

相手のスケジュールを意識

役職者や多忙な相手の場合はさらに1営業日前に送っておくのも有効です。また、Googleカレンダー連携などで通知している場合もありますが、メールでの補足連絡は信頼度を高めます。

例文：会議前日のリマインドメール

リマインドメール会議当日｜直前でも失礼にならない書き方ガイド

「当日の朝に送っても失礼ではないのか…？」そんな不安を抱える方も多いはずです。結論から言えば、当日朝のリマインドメールはビジネス上問題ありません。ただし、文面には十分な配慮が必要です。

リマインドメールを当日に送るべきケース

・前日までに送れなかった場合のフォロー ・当日の午後以降に予定された会議 ・参加者が多い、または会議室が変更になった場合

当日送信で気をつけるポイント

・8:00〜9:30までに送信する（朝礼や始業前に目に入る） ・口調はより丁寧にする ・「念のためのご案内です」とやんわり伝える

例文：会議当日のリマインドメール

補足：緊急時の追記について

急な会議室変更やトラブル発生時には、本文中に「急な変更となり申し訳ありません」と明記し、相手の混乱を防ぎましょう。

リマインドメール件名の付け方｜開封されやすい表現例とNGワード

メールの内容がどれだけ丁寧でも、件名が魅力的でなければ開封されません。件名は、受信ボックスで最初に目に触れる大切なポイントです。

件名に必ず入れるべき要素

日付（例：◯月◯日） ・「リマインド」「ご案内」などの目的ワード ・会議タイトル（例：営業戦略会議など）

開封されやすい件名の例

避けるべきNG表現

「重要」「至急」の乱用（緊急性がないのに使うと逆効果） ・「ご確認ください」だけの抽象的な件名 ・無題や空白（開封される確率が著しく低下）

開封率を上げるコツ

曜日を入れる（例：◯月◯日（水）） ・時間を明記する（10:00〜） ・「リマインド」「ご連絡」などの定番フレーズを活用する

リマインド会議メール例文の応用パターン｜社内・社外・業界別で使い分け

リマインダーメールビジネス会議における適切な表現とは

ビジネスシーンでのリマインダーメールには、相手への配慮と明確な伝達が求められます。ただの通知ではなく、相手に不快感を与えず自然に予定を確認してもらうことが重要です。では、どのような言い回しが適切なのでしょうか？

「念のため」「ご確認まで」などの緩和表現

単に「お忘れではないか」と受け取られてしまうと関係にヒビが入る恐れがあります。そこで、以下のような表現が有効です。

• 念のためご案内申し上げます
• ご確認までにご連絡いたしました
• お忙しい中恐縮ですが、再度ご連絡差し上げます

これらは、控えめでありながら要点を押さえているという点で、ビジネスメールとして非常に好印象です。

トーンと内容のバランス

形式的すぎると冷たく、フランクすぎると軽んじられる可能性があります。そのため、文体は「やや丁寧＋明確な主旨」が基本。件名には「【ご案内】」「【リマインド】」などの目印をつけておきましょう。

例文：ビジネス会議のリマインドメール

リマインドメール会議社内向け｜カジュアルで伝わりやすい文例集

社内向けのリマインドメールは、やや柔らかめでフレンドリーな文体が適しています。とはいえ、情報の要点は押さえた上で、簡潔かつ伝わりやすい表現を選びましょう。

社内メールで意識したい3つのポイント

1. 用件を明確にする（件名・冒頭） 2. 適度なフランクさ（敬語＋少しくだけた表現） 3. 確認事項の明記（時間・場所・目的）

特に、部署内で頻繁に会議がある場合は、「件名で内容を見てすぐ判断できるか」が重要です。

カジュアルな文例：社内用

注意点：社内とはいえ最低限のマナーは守る

フレンドリーさを重視するあまり、呼び捨てや馴れ馴れしすぎる言い回しにならないように注意しましょう。また、上司や役員が含まれる場合は通常のビジネス文書に近づけてください。

リマインドメール会議社外向け｜失礼にならない丁寧表現まとめ

社外の方へのリマインドメールは、失礼のない丁寧な表現が大前提です。相手の役職や関係性に応じた文面の工夫が求められます。

社外メールでのマナー

・相手の所属・名前を正確に書く ・敬語や謙譲語を誤らない ・「〜していただけますと幸いです」など柔らかい依頼表現を使う

件名はやや形式ばった方が望ましいため、「◯月◯日（◯）のご面談に関するご案内」などが適しています。

例文：社外向けのリマインドメール

丁寧すぎて不自然にならないよう注意

「恐縮ですが」「お手数をおかけいたしますが」などの表現を多用しすぎると、かえって読みにくくなります。読み手の負担にならない長さ・構成を意識しましょう。

リマインドメール書き方ポイント｜送信時の注意点やマナーとは

ビジネスの現場では、リマインドメールを送る機会が頻繁にあります。ただ送信するだけでなく、タイミングや言葉遣いに配慮することが円滑なやりとりには欠かせません。ここでは、基本的な書き方と送信時の注意点を整理しておきましょう。

送るタイミングはいつがいい？

一般的には、会議や打ち合わせの前日〜当日の数時間前がベストです。余裕を持たせることで相手にもスケジュール調整の猶予が生まれます。送信時間は始業直後（9:00前後）や昼休み前（11:30頃）が開封率が高めとされています。

件名と冒頭文がカギ

件名には【リマインド】や【ご案内】などのタグを入れて、すぐに内容が伝わるようにしましょう。本文の冒頭には必ず「お世話になっております」などの定型挨拶を入れ、相手への敬意を忘れずに。

送信時のマナー

• 相手が複数いる場合はCC/BCCの使い分けを適切に
• 社外には過度なカジュアル表現を避ける
• 添付資料の有無や会議URLなどを再確認

NG表現に注意

「忘れていませんか？」「ちゃんと来てくださいね」といった圧を感じさせる文言は避けましょう。相手の都合を尊重しながら、柔らかく情報を伝えることが大切です。

リマインドメール 例文 社内｜よく使われるフレーズとNG表現

社内向けのリマインドメールは、多少カジュアルでもOK。ただし、伝えるべき情報が抜けていたり、不快に感じられる文面は避けたいところです。ここでは定番フレーズと避けたい言い回しを紹介します。

よく使われる社内用フレーズ

• 「明日の◯◯会議について、念のためリマインドです！」
• 「お忙しいところ恐縮ですが、ご予定の確認です」
• 「資料は共有フォルダにありますので、ご確認ください」

これらは、社内特有のフランクさを残しつつも、丁寧な印象を与える表現です。役職や関係性に応じて使い分けましょう。

社内向けNG表現

• 「来るの忘れないでね！」
• 「参加必須です」
• 「連絡なかったらキャンセル扱いにします」

これらは、たとえ冗談でも強制力を感じさせ、相手にストレスを与えかねません。

社内向けの例文

リマインドメール 例文 社外｜信頼を得るメール文のテンプレート

社外へのリマインドメールは、社内とは違い信頼関係を築くうえでも非常に重要です。失礼のない丁寧な表現に加え、配慮がにじむ文面が求められます。ここでは、使用頻度の高い構成と例文を紹介します。

社外メールの構成とコツ

1. 件名で用件を明確に（例：【◯月◯日】打ち合わせのご案内） 2. 冒頭での定型挨拶（「いつもお世話になっております」など） 3. 会議の日時・場所・目的などを明確に記載 4. 締めの挨拶で印象よく終える

避けたい表現

・「お忘れではありませんか？」は直接的すぎる ・「急ぎでご返信ください」はプレッシャーを感じさせる ・絵文字や顔文字は絶対NG

社外向け例文

【要注意】リマインド会議メール例文のNG例｜相手に不快感を与える表現とは？

リマインドメールは便利な反面、書き方次第で相手の気分を損ねてしまうリスクもある要注意なツールです。意図せず失礼にあたる表現や、上から目線に見える言い回しは、たとえ社内でも要注意。特に会議の案内やリマインドでは、相手との関係性を崩しかねない“地雷ワード”に気をつけましょう。

うっかり使っていませんか？不快に映る表現

以下のようなフレーズは、受け取る相手によっては無礼に感じられる可能性があります。

• 「ちゃんとご確認いただけましたか？」
• 「忘れていませんよね？」
• 「出席必須ですのでお願いします」

これらは確認を促すつもりでも、命令口調や責任を押しつける印象を与えてしまいます。

実際のNG例文

この例文では「忘れずに」「必ず出席」「ちゃんと目を通して」など、やや押しつけがましく、相手に余裕を与えない命令調の表現が並んでいます。柔らかく言い換えるだけで、印象は大きく変わります。

公的機関のマナーガイドも参考に

丁寧な言葉づかいの基礎を確認したい方は、文化庁が提供する文化庁｜敬語の指針（PDF） もおすすめです。

リマインド会議のメール例文を総括